O que é a Lei de Parkinson? Ela pode estar afetando a produtividade da sua equipe

Quer proteger a sua equipe do esgotamento e, ao mesmo tempo, promover níveis ideais de desempenho? Então você precisa conhecer a Lei de Parkinson, a ideia de que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível. “Em termos simples, se você se dá duas horas para concluir um trabalho, ele levará duas horas. Se você se dá quatro, será exatamente esse o tempo que ele vai levar”, diz Paul Holbrook, fundador da Diary Detox, uma organização de desenvolvimento de liderança dedicada a acabar com a gestão acidental e a formar gestores que amam pessoas. “A Lei de Parkinson é a maior causa isolada de perda de produtividade e de prejuízo ao bem-estar, e nós a recebemos de braços abertos na nossa vida só pela forma como usamos a agenda.” Como conhecimento é poder, a abordagem certa de gerenciamento de tempo pode ajudar você a usar esse princípio a seu favor, em vez de deixá-lo prejudicar a sua equipe. Holbrook compartilhou abaixo algumas dicas para você cortar essa armadilha de produtividade pela raiz e aumentar a produtividade da equipe.

Como funciona a Lei de Parkinson

Digamos que uma tarefa leve 20 minutos. Você se dá a tarde toda para fazê-la. Pode começar pensando: “Tenho muito tempo para terminar”. Aí chega um e-mail novo na caixa de entrada. Ah, e você acabou de receber uma notificação do LinkedIn também. Talvez um colega apareça para fazer uma pergunta. Quando percebe, a tarefa levou duas horas em vez de 20 minutos.

Quanto mais tempo você se dá para concluir uma tarefa, mais complexa e intimidadora ela pode ficar, do ponto de vista psicológico, para “preencher” esse tempo. Você pode até gastar mais desse tempo procrastinando e se estressando com a tarefa.

Como a Lei de Parkinson afeta a produtividade

Esse princípio de produtividade tem efeito direto no seu esforço individual e no da equipe. Pense na sua agenda, por exemplo.

“A maioria de nós usa a agenda para guardar reuniões marcadas com outras pessoas. O resto do tempo fica em branco”, afirma Holbrook. “Mas, se planejamos só as reuniões e deixamos todo o resto em branco, adivinhe? O trabalho se expande para preencher esse tempo... a Lei de Parkinson.”

Ela pode até afetar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e levar a queda de desempenho e até a problemas de saúde mental. “Sem limites, o trabalho se expande e ocupa também o nosso tempo pessoal. Ficamos com as migalhas, com o que sobra para nós, e não é muito.”

O problema é que sempre dá para encontrar mais trabalho, e é isso que acontece quando você deixa o seu tempo “entregue ao acaso”, nas palavras de Holbrook. “Quando você percebe, passa a maior parte do tempo trabalhando e nenhum relaxando com amigos, com a família ou sozinho”, acrescenta.

Dois princípios essenciais para combater a Lei de Parkinson

Mas nem tudo são más notícias. Entender o caráter onipresente da Lei de Parkinson ajuda você a criar estruturas claras para aproveitar melhor o tempo de trabalho. Trabalhar de forma inteligente, ou seja, focar sem concessões nas prioridades que realmente fazem a diferença e abandonar o trabalho improdutivo, é o melhor resultado possível de combater a Lei de Parkinson.

Holbrook diz que há duas coisas a fazer para chegar lá: primeiro, conheça o custo real do que está na sua agenda. Segundo, simplesmente trabalhe menos (é isso mesmo!).

“Não use a agenda só para guardar reuniões com outras pessoas. Inclua tudo o que essas reuniões trazem consigo: tempo de preparação, tempo de acompanhamento, deslocamento etc.”, recomenda. “Quando você vê o custo real do que já está na sua agenda, passa a ser mais rigoroso com o seu tempo e procrastina menos, porque percebe quão pouco tempo realmente tem.”

Quanto a trabalhar menos, a ideia é reduzir o tempo disponível para o trabalho para acelerar a conclusão, usando a Lei de Parkinson a seu favor.

“Crie um esqueleto de tarefas voltadas a cuidar do seu bem-estar físico, mental, emocional e espiritual e coloque isso na agenda antes de qualquer outra coisa”, diz Holbrook. Inclua itens como pausas para comer, exercícios e, talvez, uma atividade de lazer ou uma caminhada no fim do dia para sinalizar ao cérebro que é hora de parar, como passear com o cachorro, por exemplo.

Parece contraproducente? É para parecer mesmo. “Isso, obviamente, reduz o tempo que você tem para trabalhar e pode levar você a achar que vai fazer menos. Mas você faz mais, em menos tempo. As janelas que você tem para trabalhar são menores e, por isso, você se mantém mais focado.”