6 princípios de melhoria de processos que toda equipe deve adotar

Quem não gostaria dos benefícios de melhorar seus processos? A melhoria de processos pode economizar tempo e dinheiro. Ajuda você a ampliar seus esforços. Permite um trabalho em equipe e uma colaboração mais fortes. Simplesmente deixa o trabalho melhor e mais agradável para todos os envolvidos. No entanto, embora toda equipe queira processos melhores, nem todas percebem como o caminho até lá pode ser desafiador. “A melhoria de processos é muito mais difícil do que parece. Se ela não for executada corretamente da primeira vez, você perde a confiança e, no fim, a adesão da equipe”, diz Amanda A. Russo, fundadora e CEO da Cornerstone Paradigm Consulting, LLC, uma consultoria global de operações empresariais. Pronto para encarar o desafio e sair mais forte do outro lado? A preparação é a chave. Veja seis princípios de melhoria de processos que toda equipe deve adotar, segundo Russo.

1. Invista muito esforço na preparação

Primeiro de tudo, é preciso investir bastante trabalho no início para colher os benefícios depois. A primeira fase de qualquer iniciativa de melhoria de processos deve ser avaliar a situação atual. Pular essa etapa só vai atrasar você mais tarde, então reserve um tempo e faça sua pesquisa.

“Você precisa, sem dúvida, fazer todo o trabalho inicial antes de desenhar qualquer plano de mudança. Isso significa coletar todos os dados, mapear o estado atual, entender sua tecnologia e realmente chegar à causa raiz dos problemas da empresa. Esse exercício leva muito tempo”, diz Russo.

2. Nunca presuma nada

Nessa linha, é importante deixar de lado qualquer ideia preconcebida sobre o processo e o que precisa mudar. “Nunca presuma que você sabe alguma coisa, nem o problema, nem a solução. Isso é muito difícil quando você é interno e está tão perto do dia a dia”, acrescenta. Segundo ela, você precisa deixar de lado seus próprios vieses se decidir conduzir o projeto por conta própria.

“Isso significa não presumir que você sabe o que está errado, não decidir soluções, não escolher a tecnologia cedo demais e não acreditar que uma pessoa ou um grupo seja culpado pela lacuna ou pelos problemas.”

3. Esteja aberto a estar errado

Ao liderar uma iniciativa, pode ser difícil estar errado. Se você tem orgulho do seu trabalho, quer fazer um bom trabalho e acertar nas suas contribuições. Mas é fundamental estar aberto a errar quando se busca melhorar processos. Isso significa ter consciência de que você inevitavelmente terá pontos cegos e se esforçar para descobri-los.

“Ao longo da minha carreira, não sei dizer quantos líderes de empresas realmente acreditam saber tudo o que há para saber sobre a organização, até entrarmos lá e descobrirmos tudo o que acontece”, diz Russo.

4. Entenda que mudar é difícil

Além disso, toda equipe e todo líder devem lembrar que mudar é difícil, mesmo quando você quer muito. Sim, aquele novo processo vai ser ótimo depois de implantado. Mas a mudança é turbulenta e será preciso uma gestão de mudanças.

“O caminho até o estado futuro que você deseja vai exigir uma adaptação”, acrescenta Russo. E, se você já espera que haverá uma adaptação, em vez de ver tudo cor-de-rosa, vai conseguir apoiar sua equipe durante as dores do crescimento.

5. Inclua as pessoas certas

Segundo Russo, você deve incluir todos nos seus planos de melhoria de processos. Sim, até as pessoas que você acha que não são relevantes. Por quê? Por dois motivos: conseguir a adesão mais tarde, quando precisar que as pessoas adotem os novos processos, e reunir percepções para ter uma visão mais completa do que realmente está acontecendo.

“Sim, você precisa incluir todos nesse processo se quiser que eles acreditem nas possibilidades que podem levar ao resultado desejado. Você vai precisar ouvir e considerar as opiniões de todos, até das pessoas que, na sua visão, têm pouca ou nenhuma voz no assunto.”

Também é importante escolher as pessoas certas para liderar o projeto de melhoria de processos. Otimizar operações exige habilidades como gerenciamento de projetos, e nem todo mundo está preparado para liderar a mudança.

6. Chegue primeiro à raiz do problema

Por fim, um princípio-chave para melhorar processos de qualquer tipo é sempre chegar à raiz do problema antes de sair correndo atrás de soluções, principalmente as tecnológicas.

“Os vendedores de tecnologia estão ali para vender uma solução, a solução deles”, diz Russo. “Isso não quer dizer que estejam tentando levar você na direção errada de propósito, mas é preciso lembrar que estão ali para vender a solução deles. Pode virar uma visão em túnel.”

A menos que você tenha clareza sobre o problema que quer resolver, vai acabar recorrendo a soluções de que não precisa de verdade e deixando de lado os problemas principais. Então defina o público certo, identifique o problema raiz e certifique-se de identificar primeiro os problemas dos seus processos.

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