Como melhorar as habilidades de trabalho em equipe por meio da comunicação

Quer aprender a melhorar as habilidades de trabalho em equipe? Os benefícios das habilidades de comunicação no ambiente de trabalho são muito comentados: mais influência, liderança mais forte, adesão da equipe e assim por diante. Mas um benefício pouco valorizado da comunicação é que ela também pode ter um impacto positivo no trabalho em equipe.

“Uma comunicação melhor não só leva a um trabalho em equipe melhor; ela permite redefinir o que ‘melhor’ significa”, diz o educador e consultor Daniel Juday, especialista em liderança, pessoas e cultura.

“Ela ajuda você a reexpressar essa ideia entre equipes, projetos e prazos. E apoia você a lembrar a sua equipe, e a si mesmo, nas fases difíceis e diante de novos desafios. A boa comunicação é generativa; ela continua criando valor muito depois do efeito inicial. Ela desenvolve um impulso cultural que a equipe pode aproveitar.”

E se você acha que precisa ocupar um determinado cargo para ajudar a sua equipe a se comunicar melhor, saiba que você ainda pode aproveitar o efeito cascata de abrir os canais de comunicação, mesmo trabalhando de forma remota. Segundo Juday, uma comunicação melhor não precisa ser limitada por geografia, tempo ou cargo.

A seguir, ele compartilha suas ideias sobre como melhorar o trabalho em equipe se comunicando melhor, de forma mais aberta e com confiança.

Entenda que estratégias de comunicação não são pílulas mágicas

“Estratégias de comunicação eficazes não são pílulas mágicas. Elas não fazem a dor desaparecer. Mas permitem que as equipes diagnostiquem a dor com mais precisão, o que aumenta a chance de ela ser vista como um problema com solução”, afirma Juday.

Ele cita o exemplo do conflito entre gerações no trabalho, um ponto sensível comum nas organizações: “Hoje temos mais gerações trabalhando juntas do que em qualquer outra época. E cada uma delas traz suas próprias expectativas e ideias sobre o que o trabalho significa, qual é o seu papel na sociedade e como cada integrante da equipe deve expressar isso.”

Sem uma cultura de confiança e de comunicação transparente, o conflito entre gerações pode se tornar tóxico e até dar origem a panelinhas. “As brigas internas podem criar um ambiente de trabalho tóxico, paralisam quase toda a inovação e, no fim, aparecem no resultado financeiro. Quase todas as expectativas diferentes e experiências de vida variadas têm o potencial de conectar ou de dividir dessa forma.”

Ou seja, a comunicação melhora o trabalho em equipe ao permitir que você entenda melhor os seus colegas, defina expectativas na equipe e encontre pontos em comum em vez de divisão.

“Tudo, de raça a sexo, de estilo de trabalho a formação acadêmica, de localização geográfica a tempo de casa, pode representar uma oportunidade para os integrantes da equipe se dividirem e se polarizarem ou, com um plano de comunicação eficaz e convincente, se unirem em torno de perspectivas diversas e ideias inovadoras”, acrescenta Juday.

Compartilhe informações e faça muitas perguntas

Se você quer melhorar o trabalho em equipe por meio da arte de se comunicar, é importante compartilhar muitas informações e manter o fluxo delas com muitas perguntas.

“A base da comunicação é o compartilhamento de informações. No fim das contas, é isso que acontece quando duas pessoas se comunicam: elas compartilham informações entre si”, explica Juday.

Segundo ele, o veículo fundamental do compartilhamento de informações são as perguntas e as respostas. As perguntas abrem a conversa, convidam os participantes, criam um quadro para o diálogo, demonstram vulnerabilidade e indicam disposição para aprender.

No entanto, perguntas e respostas não têm o mesmo peso quando o assunto é melhorar o trabalho em equipe pela comunicação. As respostas são importantes, mas, em termos de comunicação, elas representam um fim.

“Trabalhar com equipes para que façam perguntas melhores, e explorar como isso pode ser, faz com que elas gerem conversas mais inclusivas e colaborativas, porque todos os participantes se concentram no processo de investigação, exploração e enquadramento, e não no fim dessa jornada.”

Evite a comunicação de mão única e crie segurança

Se você só fala para dar respostas, pode acabar criando, sem querer, um ambiente inseguro que impede a colaboração.

“Tornar-se uma ‘pessoa de respostas’ faz de você um comunicador inseguro. Se você nunca toma a iniciativa de fazer perguntas nem participa da exploração, está se excluindo da colaboração e da inovação que acontecem no caminho”, diz Juday.

E criar segurança é importante para estimular um bom trabalho em equipe, porque isso incentiva mais pessoas a fazer mais perguntas e a tratar problemas centrais que, de outra forma, não seriam abordados.

“Se você não consegue criar um ambiente de segurança, porque toda pergunta vem com uma suposição de risco para quem pergunta, vai perder a mágica que acontece quando a transparência encontra a confiança.”

Fazer perguntas e ouvir com a intenção de entender é uma das principais formas de cultivar segurança ao se comunicar com os colegas de equipe. Tenha esse princípio em mente.

Exemplos de ótimas habilidades de trabalho em equipe

1. Responsabilidade

Podemos esperar sucesso em qualquer projeto quando cada colega assume a responsabilidade pelas suas tarefas. Um espaço de trabalho que incentiva as pessoas a compartilhar seu compromisso, seus prazos e suas metas de curto e longo prazo tem taxas de desempenho melhores e, consequentemente, maior retenção de talentos. Ferramentas de gerenciamento de projetos como a Hive podem ajudar a cultivar a responsabilidade, permitindo que as equipes criem planos de ação visuais e personalizados para cada pessoa e cada projeto.

2. Habilidade de criar rapport

Dale Carnegie deve ser o primeiro nome que vem à mente quando o assunto é construir relacionamentos. O livro dele, “Como fazer amigos e influenciar pessoas”, vendeu mais de 15 milhões de cópias porque as dicas são fáceis e práticas de seguir. Você já começa bem sorrindo, aprendendo e pronunciando corretamente o nome das pessoas e oferecendo apreço sincero. Em ambientes virtuais, pode ser preciso um esforço extra para essas interações acontecerem; você pode experimentar, por exemplo, estas atividades virtuais de integração. Se você usa a Hive como ferramenta de gerenciamento de projetos, pode usar emojis personalizados para expressar exatamente o que sente.

3. Habilidades de organização

Trabalhar em equipe envolve entender que cada pessoa trabalha de um jeito. Cada uma tem seu próprio ritmo, seus métodos e suas características de personalidade. Ao colaborar, é importante ter uma forma consistente de controlar o tempo e organizar as tarefas. O recurso “Minhas ações” da Hive ajuda justamente nisso. Você pode criar um lugar em que vê tudo o que precisa fazer e priorizar as suas tarefas.

4. Gerenciamento de tempo

Entender quanto tempo uma tarefa vai levar ajuda as equipes a avaliar prazos e acompanhar o andamento de um projeto. O controle de tempo da Hive é uma ótima forma de medir quanto tempo leva para concluir uma tarefa e avaliar o seu desempenho.

5. Entenda a diversidade

Quando uma equipe com pessoas de origens, nacionalidades, idiomas e crenças diferentes colabora, algo especial e inovador pode surgir. Para que essa singularidade apareça, é importante respeitar e entender cada indivíduo. Por exemplo: use linguagem inclusiva e evite referências que possam afastar pessoas com outra trajetória profissional e outras experiências.

6. Incentive o feedback aberto

Ao buscar a adesão de partes interessadas internas e externas nos projetos, alinhar expectativas é fundamental. O feedback aberto e contínuo ajuda nesse processo. Para conduzir uma sessão de feedback eficiente, primeiro avalie como a sua equipe se engaja melhor. Ela ficaria mais motivada a participar com ferramentas de colaboração como formulários ou pesquisas? Se sim, os formulários personalizados da Hive podem ser a solução certa para a sua equipe. Esse recurso integrado da Hive permite criar formulários personalizados que qualquer pessoa (interna ou externa) pode preencher no navegador. Mas se a sua equipe se dá melhor em conversas individuais, marque reuniões mensais ou semanais para incentivar o compartilhamento regular de feedback construtivo. Alguns grupos preferem sessões abertas em que todos podem participar e compartilhar a sua avaliação. Dica: o Hive Notes permite fazer anotações de reunião, ajudando você a documentar as sessões de feedback, medir a evolução, acompanhar o progresso e definir os próximos passos direto na Hive. Descubra o que funciona melhor para a sua equipe e conte para nós nos comentários.

7. Critique de forma construtiva e faça isso cedo

Uma das coisas bonitas dos seres humanos é que somos todos diferentes. Ser diferente significa que cada um tem jeitos variados de fazer as coisas, e haverá momentos em que não estaremos todos na mesma página. Quando queremos manter boas relações e manter todos motivados a dar o seu melhor, a forma como comunicamos as críticas é fundamental. Às vezes temos dificuldade de concordar com um colega porque a ideia dele precisa de mais esclarecimento ou talvez seja complicada demais. Que tal convidá-lo para uma conversa por voz? Lembre-se de ter paciência e de expor a sua opinião de um jeito que ajude a pessoa a melhorar. Também queremos agir cedo diante dos problemas. Se os pedidos são vagos ou se as metas não são explicadas com clareza, os mal-entendidos podem atrasar os projetos e prejudicar o relacionamento geral da equipe.