Procurando uma nova ferramenta de revisão? Por que a Hive é uma ótima escolha para usuários do ProofHQ

Imagine o seguinte cenário: você criou com perfeição o seu fluxo de trabalho com o Workfront Proof, garantindo uma colaboração fluida, aprovações simplificadas e uma entrega impecável de projetos. Tudo parece perfeito até você receber um e-mail da Adobe que muda tudo. 

No início de janeiro de 2024, a Adobe anunciou oficialmente a descontinuação do Workfront Proof. O que muitos usuários talvez não soubessem é que essa jornada começou em 2019, quando a Adobe adquiriu o Workfront (antigo ProofHQ). 

Agora, você enfrenta o formidável desafio de buscar uma nova plataforma, desestruturar processos consolidados e navegar por territórios desconhecidos. Se você já pressentia essa transição, saiba que não está sozinho.

Este artigo responderá às suas dúvidas, oferecendo mais clareza do que o comunicado da Adobe. Embora a Adobe tenha sugerido que você busque alternativas para as suas necessidades antes do final do ano, aqui apresentaremos uma opção que atenderá às necessidades da sua organização e superará as expectativas nos processos de revisão e aprovação.

Vamos começar.

Entendendo a decisão da Adobe de descontinuar o Workfront Proof

No início de janeiro, o e-mail de "descontinuação de software" da Adobe informou aos clientes que, após integrar os recursos de revisão da plataforma Workfront aos seus produtos, eles decidiram descontinuar a plataforma para usuários independentes (stand-alone). Isso significa que até mesmo as renovações a partir de janeiro de 2024 serão encerradas. Os usuários poderão continuar usando o produto até a data de renovação do contrato no ano fiscal de 2024 (FY24), mas precisarão ter uma solução alternativa nessa ocasião.

Aqui estão três grandes problemas com a mensagem da Adobe: 

• Falta de recomendação clara: o e-mail da Adobe não indicou firmemente o Frame.io como um substituto do Workfront Proof; eles apenas sugeriram vagamente que os usuários "explorassem outros produtos da Adobe".

• Incerteza na extração de dados: o e-mail deu a entender que haveria uma extração manual via API, recomendando a colaboração com parceiros do Workfront, o que levantou dúvidas sobre custos e responsabilidades do cliente.

• Ambiguidade no tratamento de provas: a falta de orientações sobre como armazenar as provas extraídas, replicar fluxos de trabalho e reiniciar as operações está gerando incertezas para as equipes criativas no Workfront Proof.

Os prós e contras da transição para o Frame.io

Vamos analisar o Frame.io um pouco mais a fundo e avaliar se essa ferramenta pode atender às necessidades de revisão e aprovação da sua equipe. 

Como o próprio nome sugere, o Frame.io é uma plataforma para revisar frames (quadros) — em formatos de vídeo. Fundada em 2014 (e adquirida pela Adobe em 2021), a plataforma permite a colaboração entre equipes remotas globais como uma ferramenta nativa em nuvem. 

Embora o Frame.io tenha historicamente se concentrado em fluxos de trabalho de vídeo de alto nível, seu suporte para tipos de arquivo que não sejam de vídeo é limitado. Muito recentemente, a plataforma expandiu sua compatibilidade para incluir formatos não relacionados a vídeo, como PDFs. Mas você pode perguntar: "Quais são os tipos de documento que o Frame.io não suporta?". Bem, a plataforma ainda não evoluiu para suportar vários tipos de documentos, como PPT/X, DOC/X, TXT e XLS/T. 

Se a sua equipe trabalha com esses tipos de documentos, você precisará convertê-los para PDF, introduzindo uma etapa desnecessária e demorada, especialmente diante de prazos apertados de projetos. 

Mais uma coisa a ter em mente: o Frame.io não oferece suporte para arquivos de banner de mídia avançada (rich media), capturas de tela de sites e sites em tempo real, o que pode ser um desafio para equipes com um público-alvo focado no ambiente online.

Prós do Frame.io 

• Recursos de revisão e feedback em tempo real.

• Design intuitivo e fácil de usar.

• Rastreamento de alterações, histórico e marcações de data e hora da última versão modificada. 

• Excelente integração com ferramentas de edição de vídeo e gerenciamento de projetos.

• Segurança de dados com criptografia, controles de acesso e opções de compartilhamento seguro.

Contras do Frame.io 

• Suporte limitado a arquivos que não são de vídeo e restrições em vários tipos de documentos.

• Dificuldades de conversão, obrigando os usuários a realizar uma demorada conversão de formatos de arquivo não suportados, como PPT/X, DOC/X, TXT e XLS/T, para PDFs para poderem ser revisados.

• A falta de suporte para arquivos de banner de mídia avançada, capturas de tela de sites e sites em tempo real pode gerar problemas.

• Alguns usuários podem enfrentar uma curva de aprendizado, principalmente ao navegar pela plataforma pela primeira vez.

• Por ser baseado em nuvem, o Frame.io exige uma conexão estável com a internet, o que pode ser uma limitação para usuários em áreas com conectividade ruim.

• O plano gratuito do Frame.io é limitado a 2 GB de armazenamento para dois usuários e dois projetos. Se você gerencia mais de dois projetos, precisará contratar pelo menos o plano Pro, que custa US$ 15 por usuário/mês e oferece 2 TB de armazenamento para até 5 usuários, além de outros recursos. O plano Team do Frame.io começa em US$ 25 por usuário/mês e oferece 3 TB de armazenamento para até 15 usuários. 

Uma alternativa melhor: Hive Proofing and Approvals

A Hive é uma ferramenta robusta e intuitiva de gerenciamento de projetos para equipes de qualquer tamanho. Além disso, seu complemento Proofing and Approvals eleva a colaboração em tempo real a outro patamar. 

Com o Hive Proofing and Approvals, você pode enviar os seguintes tipos de arquivos para revisão:

• Imagens (.JPEG, .TIFF, .PNG, .PDF)

• Arquivos do Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel)

• Vídeos (.mp4)

Você pode enviar vários arquivos de uma só vez e não há limite de upload de arquivos, embora sua conexão de banda larga possa limitar a velocidade de envio. Ao passar o mouse sobre o nome da prova no cartão de ação (action card), você pode ver quem fez o upload do documento, bem como a data e a hora do envio. 

Não sabe por onde começar? A Hive conta com modelos de revisão e aprovação que podem ser adaptados aos seus fluxos de trabalho específicos de aprovação. Dessa forma, você define como o trabalho deve ser aprovado sempre, economizando tempo e garantindo a padronização.

Precisa acompanhar de perto todas as rodadas de aprovação em andamento na sua equipe? A Hive tem a solução: Approvals Reporting. Este é um Hive App independente criado especificamente para exibir um painel com o resumo de todas as rotas de aprovação ativas em seus projetos, permitindo visualizar:

• Quem é o aprovador atual

• Qual é o status da resposta: Aguardando, Aprovado ou Alterações solicitadas

• Há quanto tempo essa aprovação está pendente com ele?

• Em qual rodada e etapa estamos?

• Qual arquivo está sendo revisado no momento?

• Para qual cartão de ação devo ir para ver mais informações?

Precisa da revisão de partes interessadas externas? Não se preocupe. Com a Hive, você pode solicitar aprovação de arquivos para usuários e não usuários da Hive. Isso evita o vai e vem de e-mails e garante respostas claras de pessoas de fora da sua organização, como clientes e fornecedores. Tudo o que você precisa é do endereço de e-mail deles!

Preocupado com a segurança dos seus dados? A segurança dos dados é a prioridade número um da Hive. É por isso que a empresa de gerenciamento de projetos adotou medidas abrangentes para garantir que suas mensagens, ações e arquivos estejam seguros dentro do aplicativo Hive. Esse padrão de segurança se aplica a todas as camadas da aplicação, usuário, rede e data center.

Ansioso por uma transformação? Conheça o Hive Proof and Approvals agora mesmo!

Comparando a Hive com o Workfront Proof e o Frame.io

A Hive oferece muitos benefícios em comparação ao Workfront Proof e ao Frame.io, não apenas em termos de recursos e custo-benefício, mas também em inovação e atendimento ao cliente. A plataforma é a primeira ferramenta de gerenciamento de projetos construída democraticamente com o sucesso do cliente em seu DNA. A Hive está em constante evolução e aprimorando novos recursos — solicitados pelos próprios usuários. 

Prós do Hive Proofing and Approvals em relação a outras ferramentas líderes

• A Hive oferece um ambiente colaborativo de revisão, facilitando o feedback e a comunicação em tempo real entre os membros da equipe.

• A Hive se integra aos recursos de gerenciamento de projetos, permitindo uma conexão perfeita entre as provas e as tarefas associadas, otimizando os fluxos de trabalho.

• Além de vídeos, a Hive suporta provas e aprovações para vários tipos de arquivos, tornando-a versátil para diferentes projetos criativos.

• Os usuários da Hive podem personalizar fluxos de trabalho de aprovação, adaptando-os aos requisitos específicos do projeto e às estruturas da equipe.

• A Hive fornece relatórios abrangentes sobre os processos de aprovação, ajudando as equipes a acompanhar o progresso e identificar gargalos.

• Além dos recursos de revisão e aprovação, a Hive oferece ferramentas robustas de gerenciamento de projetos que podem ajudar a simplificar o seu fluxo de trabalho. 

• A Hive oferece o melhor custo-benefício em comparação ao Frame.io e ao Workfront. Considerando que você não pode mais adquirir uma licença avulsa do Workfront Proof, terá que adquirir uma licença completa do Workfront, que pode custar entre US$ 30 e US$ 40 por usuário, por mês.

• O plano gratuito da Hive comporta até 10 usuários, oferece tarefas ilimitadas e notas colaborativas, mensagens de chat nativas e permite que você trabalhe de acordo com sua preferência por meio de diferentes visualizações. O Hive Starter custa apenas US$ 5 por usuário, por mês, e oferece armazenamento ilimitado para até 10 membros da equipe, integração de armazenamento em nuvem e Assistente de IA. O plano Hive Team custa US$ 12 por usuário, por mês, e oferece formulários compartilháveis, portfólios, fluxos de trabalho ilimitados, compartilhamento de equipe, campos personalizados, etiquetas e status, e muito mais. 

• A Hive oferece revisão de vídeo. Um ponto a ser destacado: os recursos de revisão da Hive podem não ser tão ricos em funcionalidades ou especializados quanto os do Frame.io.

"Um dos grandes motivos pelos quais queríamos a Hive foi a função de revisão dentro dos Hive Action Cards", afirmou o Diretor de Publicidade e Promoção de uma editora popular em conversa com a equipe da Hive.

Como usar o Hive Proofing & Approvals

Vamos explorar como é simples e direto configurar um processo de aprovação e revisão usando a Hive. 

Configurando o processo de aprovações na Hive

Para aprovar um documento ou vídeo na Hive, você precisa:

1. Criar uma rota de aprovação com diferentes etapas para um feedback sistemático. Por exemplo, ao aprovar um boletim informativo da empresa, envolva a equipe de marketing na Etapa Um, o departamento jurídico na Etapa Dois e o CEO na Etapa Três. 

2. Clicar em 'Solicitar aprovação', configurar as etapas, atribuir títulos como 'Boletim Informativo – Primeiro Rascunho' e especificar contatos ou equipes internas. Para revisão externa, adicione os endereços de e-mail quando solicitado, lembrando que deve haver uma prova no cartão de ação para incluir usuários externos. 

3. Salvar a rota como modelo para uso futuro, otimizando as operações e replicando rodadas facilmente. A função Proofing & Approvals da Hive reduz as tarefas administrativas, conduzindo o arquivo pelo processo com eficiência.

Como revisar um documento na Hive 

1. Para revisar documentos na Hive como um aprovador, clique no botão 'Revisar' no cartão de ação e escolha 'Aprovar' em verde ou 'Solicitar alterações' em laranja. Um aviso de 'Revisão em andamento' sinalizará sua participação aos colegas. 

2. Clique na imagem da prova para acessar várias opções de edição e comentários na barra de ferramentas. Use o ícone de pesquisa para encontrar textos específicos. Os recursos incluem visualização de resumo, controles de visualização, navegação panorâmica, ferramenta de seleção, zoom, navegação de páginas, medições e filtragem de comentários.

3. Para editar ou fornecer feedback, clique na área desejada e os comentários aparecerão no painel com os nomes dos colaboradores e os registros de data e hora. 

4. Segure a tecla CONTROL e clique para selecionar vários comentários, depois pressione DELETE ou arraste para reposicionar. Vários usuários podem colaborar simultaneamente, mas lembre-se de clicar em 'Salvar' antes de sair.

Como finalizar uma aprovação na Hive

1. Finalize as aprovações na Hive avançando para a próxima etapa assim que todos aprovarem.

2. Faça upload de novas provas durante o processo e acesse versões anteriores na seção 'Mostrar versões anteriores do arquivo'. 

3. Baixe, compare e copie elementos entre provas com facilidade. 

4. Simplifique suas aprovações com o Proofing & Approvals na Hive.

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Experiências reais: o impacto da Hive em equipes criativas

Caso de uso do Hive Proofing and Approvals em agência de design 

A TWIST Creative, uma agência de design de Cleveland com 20 anos de mercado, enfrentava desafios de comunicação devido ao uso de ferramentas desconexas, o que prejudicava a colaboração. Armazenar arquivos em servidores e usar cópias físicas e planilhas de Excel gerava ineficiências. Descobrir a Hive como solução simplificou o fluxo de trabalho da TWIST.

Veja como esta agência de design melhorou seus processos de revisão com a Hive: 

• Revisão e aprovações otimizadas: este recurso ajudou a liderança a aprovar rapidamente o trabalho dos clientes, garantindo precisão e cumprimento de prazos com feedback em tempo real em múltiplas etapas e responsáveis. 

• Comunicação centralizada: com os projetos organizados na Hive, a gerência, os diretores de criação e as equipes de revisão puderam garantir que o trabalho do cliente estivesse correto e alinhado à marca. 

• Maior eficiência nas reuniões: durante reuniões de equipe ou com clientes, a TWIST utilizou o Hive Chat e o Hive Notes, proporcionando um espaço consistente para anotações e armazenamento, transformando o que seriam reuniões em conversas rápidas para maior produtividade.

• Adaptabilidade ao trabalho remoto: com a transição para o trabalho remoto, a Hive viabilizou a colaboração diária e a continuidade dos projetos para clientes, permitindo que a equipe da TWIST se concentrasse em tarefas essenciais em vez de questões logísticas durante uma crise.

Caso de uso do Hive Proofing and Approvals em organização remota de defesa de direitos 

A Fight Colorectal Cancer (Fight CRC), uma organização remota de conscientização e combate ao câncer colorretal, lidava com problemas de comunicação usando planilhas e telefonemas. Em busca de uma solução centralizada, eles descobriram a Hive, que se tornou uma ferramenta vital em seu crescimento e realizações.

Veja como esta organização de advocacy aprimora seu sistema de aprovações com a Hive: 

• Revisão e aprovações eficazes: esse recurso otimizou o fluxo de trabalho da equipe criativa, reduzindo o volume de e-mails em projetos criativos.

• Organização eficiente do fluxo de trabalho: a Hive facilitou a organização de projetos e tarefas sob equipes de gestão, oferecendo uma visão macro para a liderança.

• Comunicação remota contínua: o Hive Chat consolidou-se como o principal método de comunicação para a equipe totalmente remota da Fight CRC.

• Uso de visualizações de resumo: a Fight CRC utilizou as Summary Views na Hive para categorizar ações por etiquetas, criando calendários para redes sociais e comunicação, aumentando a visibilidade em todos os projetos.

Caso de uso do Hive Proofing and Approvals em editora popular 

Líder editorial consolidada em ficção científica e fantasia, a empresa enfrentava desafios de comunicação entre o marketing interno e as equipes de divulgação e promoção. Antes da Hive, o sistema improvisado de gerenciamento de projetos carecia de eficiência. A Hive otimizou o fluxo de trabalho quase 100% remoto da equipe, oferecendo uma organização eficiente por meio de Proofing and Approvals, projetos pai e filho (Parent and Child) e Hive Forms, centralizando processos e reforçando a comunicação para os profissionais de marketing.

Veja como esta editora aproveita ao máximo o seu tempo usando o Hive Proofing and Approvals: 

• Revisão e aprovações otimizadas: esse recurso aumentou a eficiência do fluxo de trabalho para os materiais promocionais e de marketing de alto volume, envolvendo partes interessadas internas e externas.

• Processos e comunicação centralizados: com a Hive, esta editora alcançou processos centralizados, reforçando a comunicação e oferecendo um sistema confortável e eficaz para os profissionais de marketing.

• Organização eficiente: os projetos pai e filho da Hive facilitaram visões em nível macro, melhorando a organização para as equipes de marketing e promoção de anúncios.

• Início rápido de demandas: os Hive Forms agilizaram o início do trabalho, criando cartões de ação com as informações necessárias encaminhadas diretamente para as pessoas certas.

• Solicitações categorizadas sob medida: os Hive Forms personalizados categorizaram as solicitações com base em tipos de trabalho específicos, otimizando fluxos de trabalho para diferentes tipos de tarefas.

Caso de uso do Hive Proofing and Approvals em empresa de consultoria 

Fundada em 2020, a LVL-Up Strategies, uma pequena empresa pertencente a minorias e mulheres, enfrentava desafios de colaboração remota. O Hive Proofing and Approvals estruturou a hierarquia de seus projetos, permitindo rastreamento e visualização eficientes do tempo. A comunicação assíncrona melhorou por meio de comentários nos cartões de ação, reduzindo o excesso de informações. Modelos personalizados e integrações com o Gmail e o Google Drive aumentaram a eficiência, gerando elogios dos clientes.

Veja como esta empresa de consultoria alcançou um sistema de colaboração eficaz usando a Hive: 

• Comunicação assíncrona: os recursos Proofing & Approvals, Dependencies e Templates da Hive minimizam a sobrecarga na caixa de entrada para implementadores remotos, simplificando a comunicação assíncrona entre diferentes fusos horários e projetos.

• Hierarquia de projetos eficiente: a Hive organizou os projetos da LVL-Up em seções e projetos específicos para cada cliente, facilitando a transferência de tarefas e a consolidação das informações do projeto.

• Rastreamento e visualização do tempo: o rastreamento de tempo e os gráficos de Gantt da Hive melhoraram os relatórios gerais e o faturamento, fornecendo à liderança insights cruciais sobre os projetos.

• Modelos personalizados: a LVL-Up otimizou a configuração de projetos recorrentes com modelos personalizados, concentrando-se mais no trabalho do cliente e menos em tarefas administrativas.

• Integrações para eficiência: as integrações da Hive, incluindo o Gmail e o Google Drive, permitiram fácil acesso a documentos e comunicação, contribuindo para uma entrega de projetos pontual e eficiente para os clientes.

Transição tranquila: migrando do Workfront Proof para a Hive

Agora que você conheceu todos os problemas que podem surgir ao migrar do Workfront Proof para o Frame.io e explorou todos os benefícios do Hive Proof and Approvals, é hora de tomar uma decisão. Como um líder consciente, você escolheu a Hive e precisa iniciar o processo de migração. Veja como seria esse processo: 

1. Avaliação e planejamento

• Avalie sua estrutura atual no Workfront Proof, incluindo projetos, provas e fluxos de trabalho de aprovação.

• Identifique os recursos e funcionalidades específicos que você utiliza atualmente no Workfront Proof.

2. Preparação dos dados

• Exporte seus dados do Workfront Proof, incluindo arquivos de prova, detalhes de projetos e quaisquer metadados relevantes.

• Organize e estruture os dados exportados para alinhá-los aos requisitos da Hive.

3. Criar uma conta na Hive

• Cadastre-se para obter uma conta na Hive, caso ainda não tenha uma. Você precisará escolher um plano adequado às necessidades da sua equipe. A Hive também oferece um período de teste gratuito de 14 dias para você começar.

4. Configurar os espaços de trabalho de revisão

• Crie espaços de trabalho de revisão na Hive que correspondam aos seus projetos ou departamentos existentes.

• Defina a estrutura dos seus projetos, tarefas e aprovações dentro da Hive.

5. Importar dados para a Hive

• Use as ferramentas de importação de dados da Hive para carregar seus dados exportados. Isso pode incluir arquivos de prova, detalhes do projeto, membros da equipe e qualquer outra informação relevante.

• Mapeie os campos de dados do Workfront Proof para os campos correspondentes na Hive durante o processo de importação.

6. Configurar os fluxos de revisão e aprovação

• Configure os fluxos de trabalho de revisão e aprovação na Hive com base nos seus processos atuais. Defina etapas, responsáveis e critérios de aprovação conforme necessário.

7. Treinamento de usuários

• Treine os membros da sua equipe no uso do Hive Proofing and Approvals. Destaque eventuais diferenças nos fluxos de trabalho ou recursos em comparação com o Workfront Proof.

8. Comunicação e implementação

• Comunique o plano de migração à sua equipe, orientando sobre o cronograma de transição e quaisquer alterações em seus fluxos de trabalho.

• Faça a transição gradual dos projetos em andamento do Workfront Proof para o Hive Proofing and Approvals.

9. Testes e feedback

• Realize testes rigorosos da nova configuração para identificar e solucionar quaisquer problemas.

• Colete o feedback dos usuários e faça os ajustes necessários para otimizar a experiência com o Hive Proofing and Approvals.

10. Conclusão da transição

• Assim que os testes e ajustes forem concluídos, finalize a transição movendo todos os projetos e dados restantes do Workfront Proof para a Hive.

11. Suporte pós-migração

• Forneça suporte contínuo aos usuários conforme eles se adaptam à nova plataforma.

• Monitore o desempenho do Hive Proofing and Approvals e faça melhorias contínuas com base no feedback dos usuários.

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É hora de migrar para a Hive

Com o Hive Proof and Approvals, você terá:

• Redução do excesso de e-mails em projetos criativos.

• Comunicação fluida com partes interessadas internas e externas, com feedback em tempo real usando comentários, chat da Hive, Notes e o e-mail nativo da Hive.

• Recursos integrados de gerenciamento de projetos na Hive, conectando provas e tarefas associadas para fluxos de trabalho otimizados.

• Versatilidade de formatos, já que a Hive suporta provas e aprovações para vários tipos de arquivos, indo muito além do vídeo.

• Fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis de acordo com as necessidades específicas do seu projeto e a estrutura da sua equipe.

• Insights de relatórios abrangentes para ajudar sua equipe a acompanhar o progresso e identificar gargalos.

• Rastreamento de tempo eficiente para simplificar os relatórios gerais e o faturamento em toda a organização.

• Integração fácil e transição tranquila com a interface intuitiva da Hive, garantindo que até mesmo os usuários novos em ferramentas de gerenciamento de projetos possam se adaptar rapidamente e colaborar com eficiência.