Estratégias de mitigação de riscos no gerenciamento de projetos

Os riscos fazem parte da vida – e certamente fazem parte do gerenciamento de projetos. Gerentes de projetos experientes sabem incluir estratégias de mitigação de riscos nos planos sem sufocar o potencial dos projetos. “Quando começamos um novo projeto, estamos trabalhando para alcançar algo, criar algo e tentar algo novo. Por isso, os riscos são uma parte natural do processo. Se tivermos medo de arriscar e de entrar em águas desconhecidas, nada será realizado”, diz Dave Garrett, Chief Strategy & Growth Officer do Project Management Institute (PMI), a maior associação de profissionais de projetos.

“No cenário de negócios atual, com a evolução da tecnologia e a concorrência acirrada, assumir riscos tornou-se cada vez mais comum para as equipes de projetos. Como nos investimentos, recompensas maiores muitas vezes vêm com riscos maiores. O segredo é manter os dois em equilíbrio — fazendo da ‘aposta’ um risco bem calculado, com uma recompensa proporcional.”

O que é mitigação de riscos no gerenciamento de projetos?

Segundo Garrett, um projeto bem gerenciado inclui a compreensão dos riscos. A mitigação de riscos é o processo de antecipá-los e usar estratégias que ajudem sua equipe a tomar medidas ativas para reduzir a probabilidade de um evento que possa afetar negativamente o sucesso do projeto.

“As estratégias de mitigação de riscos também precisam incluir planos de resposta a riscos potenciais. Assim, mesmo que ocorra um evento disruptivo, a equipe pode resolvê-lo rapidamente e o projeto não sofre grandes atrasos”, afirma.

Estratégias de mitigação de riscos para gerentes de projetos

Quer conhecer as estratégias de mitigação de riscos que todo gerente de projetos deveria saber? Estas são as favoritas de Garrett, que é um especialista experiente em gerenciamento de projetos.

Faça um brainstorm para identificar riscos

Fazer um brainstorm para identificar riscos é uma técnica poderosa para ter uma boa visão dos riscos potenciais e evitar pontos cegos. “Envolva o maior número possível de perspectivas diferentes, independentemente da posição dos participantes no organograma”, diz Garrett. “Há força nos números e em equipes diversas. Pode parecer natural envolver apenas os líderes da equipe em um brainstorm de identificação de riscos, mas a diversidade de pensamento pode trazer as melhores ideias ao identificar os riscos potenciais de um projeto e como mitigá-los ao longo de todo o ciclo de vida.”

Isso também ajuda no engajamento e na coesão da equipe – quanto mais as pessoas sentem que têm participação no projeto, maiores as chances de sucesso, principalmente se surgirem problemas.

Crie um registro de riscos e refine-o continuamente

“Dedicar tempo para avaliar ativamente os riscos que você pode enfrentar e planejar cenários para esses riscos dá a você a chance de se preparar caso surjam problemas. Você sempre lida com mais de um risco. Por isso, vai querer listá-los e priorizá-los em algum tipo de registro de riscos”, recomenda Garrett.

Se você está em dúvida sobre quais informações incluir, o mínimo é entender cada risco – sua probabilidade, seu impacto e a eficácia que você espera das suas estratégias de mitigação de riscos.

“É verdade que não podemos planejar para todos os riscos possíveis, mas, se você tem planos de cenários definidos, é mais provável que consiga mudar de rumo, se ajustar e inovar enquanto sua equipe analisa em conjunto os possíveis impactos do risco — o que, por sua vez, pode gerar mais união na equipe daqui para frente, já que as pessoas se unem naturalmente ao resolver conflitos.”

Ressalva importante: segundo Garrett, sua visão sobre os riscos nunca deve ser estática: “Vivemos em um ambiente em constante mudança, o que significa que a probabilidade e o impacto de cada risco também mudam. As ações que tomamos para mitigar esse risco vão mudar, funcionar claramente ou falhar, então precisarão de ajustes. Em geral, todo projeto hoje em dia precisa de um gerenciamento de riscos ágil e ativo — e não de uma avaliação única.”

Deixe espaço para a experimentação da equipe

Excesso de uma coisa boa pode ser contraproducente, então inclua no plano um pouco de liberdade e imprevisibilidade. “Mitigar riscos não significa simplesmente fazer o possível para evitar problemas ou conflitos”, diz Garrett.

“Todos os projetos envolvem correr riscos, com a possibilidade de um risco se transformar em recompensa. Se você tem proteções para resguardar o projeto de possíveis contratempos, o risco que você assume para alcançar algo maior pode acabar sendo uma vitória para a equipe e para o projeto em questão.”

Em resumo, assumir riscos permite que as equipes inovem. Por isso, planejar algum nível de risco é, na verdade, uma abordagem importante de mitigação de riscos.

Todo projeto precisa de mitigação de riscos?

Se você se pergunta se as estratégias acima são necessárias o tempo todo, depende do contexto, mas você deve sempre considerar os riscos em qualquer projeto, grande ou pequeno. Também é importante reavaliá-los ao longo de toda a vida do projeto, seja nas fases iniciais de planejamento, seja mais tarde, durante a implementação.

Alguns projetos podem exigir uma mitigação de riscos mais ampla do que outros. Garrett cita como exemplo projetos relacionados à segurança de trabalhadores e do público, à saúde ou a qualquer outro tema com grande impacto na sociedade.

Incluir algum nível de mitigação de riscos em todo o planejamento de projetos também traz mais eficiência em orçamento e prazos. Isso ajuda sua equipe a concluir o trabalho, a “dar vida a grandes ideias e seguir para onde suas mentes e talentos são necessários em seguida”, diz Garrett.

“Não é realista dizer que todo projeto que aplica estratégias de mitigação de riscos estará 100% protegido contra riscos e contratempos, mas a ideia é que os impactos negativos para o projeto e, portanto, para as pessoas afetadas por ele, sejam bem conhecidos e minimizados”, acrescenta.