O que é gerenciamento de projetos com Scrum?

Com o início de uma nova década no gerenciamento de projetos e nos softwares da área, o Scrum se torna cada vez mais popular como framework Agile adotado por gerentes responsáveis por diversos projetos em todo o mundo.

Por ser um processo altamente adaptável, que valoriza a transparência, a flexibilidade e a comunicação regular entre todos os membros da equipe, o Scrum é, sem dúvida, uma das melhores metodologias de gerenciamento de projetos para equipes menores que querem desenvolver um produto com eficiência e entregá-lo rapidamente.

As origens do Scrum

Tudo começou há quase um quarto de século, em 1986, quando a palavra "scrum" apareceu pela primeira vez na Harvard Business Review como uma referência ao rúgbi, entre tantas coisas. Esse paralelo esportivo foi feito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka para destacar a importância do trabalho em equipe e da colaboração forte ao longo da conclusão de um projeto. Depois, em 1993, Jeff Sutherland liderou um projeto com Scrum. Pouco depois, em 1995, Sutherland e Ken Schwaber apresentaram o processo ao público e, em seguida, trabalharam com um grupo de outros especialistas em desenvolvimento de software para escrever o Manifesto Ágil em 2001 (falaremos mais sobre o Agile logo adiante). O primeiro livro sobre Scrum foi publicado ainda naquele ano.

Por fim, 2010 trouxe a publicação inicial do Guia do Scrum, que tornou os aspectos dessa metodologia amplamente acessíveis ao público, em conjunto com a Scrum.org, lançada apenas um ano antes.

Entre a publicação do primeiro livro sobre Scrum e a publicação definitiva do Guia do Scrum, em 2010, Sutherland e Schwaber continuaram a divulgar a metodologia criando a Scrum, Inc. e a Scrum Alliance, além de ministrar cursos sobre gerenciamento de projetos com Scrum.

O que é Agile?

Quem já ouviu falar de gerenciamento de projetos com Scrum provavelmente também já ouviu menções ao "Agile" na mesma conversa (ou até na mesma frase). Faz sentido, já que as duas pessoas que formalizaram o processo do Scrum também foram responsáveis por publicar o Manifesto Ágil de 2001.

Scrum e Agile são tão ligados que muita gente cai no equívoco de achar que são a mesma coisa. Isso está longe de ser verdade!

O gerenciamento de projetos com Scrum faz parte da abordagem Agile, junto com outras metodologias de gerenciamento de projetos, como Kanban e Lean. O Scrum adota os conceitos descritos no Manifesto Ágil com seu próprio conjunto de valores. Em outras palavras, o Scrum está sob o guarda-chuva do Agile. Ele é um subconjunto do Agile, não o Agile em si.

Os 3 pilares do Scrum

Como um processo empírico e não definido, em que ações e planos são desenvolvidos com base em feedback e experiência constantes, o Scrum mantém seu valor ao seguir alguns princípios fundamentais.

Os três pilares do Scrum que tornam essa metodologia o que ela é são:

1. Transparência

2. Inspeção

3. Adaptação

A importância dos três pilares do Scrum fica ainda mais clara quando conhecemos os detalhes do fluxo de trabalho do Scrum. Para entender por completo como o Scrum funciona no dia a dia, os gerentes de projetos precisam compreender tanto os três papéis do framework Scrum quanto as atividades que o compõem.

Os 3 papéis do gerenciamento de projetos com Scrum

Como em qualquer metodologia de gerenciamento de projetos, o Scrum define papéis individuais para ajudar na delegação, na liderança e na organização de uma equipe colaborativa. Os três papéis essenciais do Scrum são:

1. Scrum Master

O Scrum Master é o maior responsável por manter a responsabilidade e o comprometimento em qualquer equipe Scrum. Ele conduz a equipe na carga de trabalho diária e atua como principal elo de comunicação entre o product owner e a equipe de desenvolvimento. O Scrum Master também conduz a reunião diária (daily scrum) e organiza as principais mensagens para comunicar ao product owner durante as revisões de sprint e as reuniões de planejamento.

2. Product Owner

Pode-se dizer que o product owner é o elo entre a equipe Scrum e o cliente final. O product owner tem uma visão dos objetivos finais do produto e ajuda a direcionar os esforços da equipe Scrum para alcançá-los de forma eficaz. Ele também atua como uma espécie de representante, mantendo contato próximo com as partes interessadas e com quaisquer outras pessoas ou áreas que tenham interesse no sucesso do projeto.

3. Equipe de desenvolvimento

Embora seja tradicionalmente chamada de "equipe de desenvolvimento", esse nome pode ser, na verdade, impreciso. Nesse caso, a equipe de desenvolvimento pode ser formada por qualquer tipo de pessoa, desde que sejam elas que fazem o trabalho para realizar o objetivo final de um projeto. Podem ser redatores, artistas, designers, operários da construção civil ou qualquer outro profissional.

Em resumo, a equipe de desenvolvimento é definida como todas as pessoas que fazem o trabalho. Os membros dessa equipe participam das reuniões diárias do Scrum e são responsáveis pelo próprio progresso. Eles trabalham juntos para superar desafios e são capazes de se autogerenciar.

Essa abordagem enxuta na atribuição de papéis mantém a organização simples e o foco principal da equipe nas tarefas em andamento. No entanto, a simplicidade dos papéis no gerenciamento de projetos com Scrum também significa que ele costuma funcionar melhor para equipes pequenas (de sete pessoas ou menos, por exemplo). Claro que esse framework é tão adaptável quanto qualquer outro e pode ser modificado para equipes maiores também.

As atividades principais do Scrum

[caption id="attachment_4548" align="aligncenter" width="621"] Imagem via Infinity.[/caption]

A metodologia Scrum gira em torno de períodos de tempo definidos, chamados de "sprints", em que os membros de uma equipe trabalham em ciclos curtos para alcançar os objetivos do projeto em partes gerenciáveis. Uma sprint pode durar de uma a quatro semanas, mas duas semanas é a duração mais popular. As demais atividades principais do Scrum existem para envolver e apoiar as sprints.

1. Reuniões pré-sprint

Essas reuniões servem para que os membros da equipe planejem juntos a próxima sprint. Durante o encontro, os participantes discutem o trabalho que precisa ser feito (tarefas que já estão no backlog) e quais dessas tarefas devem ter prioridade de conclusão na próxima sprint.

É importante destacar que essas reuniões de planejamento pré-sprint também incluem o product owner, e não apenas a equipe que vai trabalhar para desenvolver e entregar o produto durante a sprint.

2. Revisões de sprint

De forma semelhante, uma reunião é realizada ao fim de cada sprint (de novo com o product owner), para que a equipe demonstre seu progresso e receba feedback essencial. Esse feedback orienta as sprints seguintes e abre espaço para os ajustes necessários.

3. Retrospectiva da sprint

Outra reunião pós-sprint, chamada de "retrospectiva da sprint", oferece aos membros da equipe um espaço separado para discutir ajustes e oportunidades de melhoria, além de um momento de reflexão geral sobre as conquistas da sprint anterior.

A reunião diária (Daily Scrum)

Além disso, há uma reunião curta e diária chamada "Daily Scrum". Esses encontros de 15 minutos dão aos membros da equipe mais uma oportunidade de compartilhar seu progresso e seus planos de contribuição para o projeto.

Em cada Daily Scrum, todos os pilares do Scrum são respeitados. O progresso é examinado com regularidade, as adaptações adequadas são feitas de imediato com base na experiência do dia anterior e a transparência sobre o progresso é respeitada pelo grupo. Essas conversas unem os esforços da equipe de desenvolvimento rumo às suas metas diárias e de longo prazo.

Outro aspecto da Daily Scrum que a torna tão bem-sucedida entre os gerentes de projetos é que ela permite que gerentes e membros da equipe reconheçam os esforços individuais. Além disso, a Daily Scrum também mantém um clima de responsabilidade, que pode dar impulso a uma equipe que, de outra forma, estaria estagnada.

Ferramentas populares para gerenciamento de projetos com Scrum

Sempre que existe uma metodologia de gerenciamento de projetos, existem também várias ferramentas tecnológicas para acompanhá-la. No gerenciamento de projetos com Scrum, algumas ferramentas se destacam como formas populares de levar o framework do Scrum para as atividades diárias de uma organização.

Os melhores softwares de Scrum incluem ferramentas como histórias de usuário, quadros Scrum, backlogs de sprint, gráficos de burndown e gráficos de velocidade, para uso do Scrum Master e da equipe de desenvolvimento conforme acharem adequado. Cada um desses recursos foi pensado para ser compartilhado entre todos os membros da equipe enquanto organizam tarefas, controlam o ritmo ao longo das sprints e visualizam o progresso rumo à conclusão geral do projeto.

Gráficos de burndown e de velocidade, por exemplo, podem ser criados e distribuídos diariamente por um líder do grupo, como o Scrum Master, para que o product owner e a equipe de desenvolvimento saibam onde estão em meio a um mar de tarefas concluídas e pendentes.

Ao implementar as metodologias Scrum, você também pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos gerais. Algumas das mais populares nesse segmento são a Hive, o Jira, o nTask e a Asana.

O futuro do Scrum

Esta não seria uma boa discussão sobre gerenciamento de projetos com Scrum sem alguma visão do futuro. O Scrum vai continuar por aí? Como ele pode evoluir, assim como evoluiu desde o início, há quase 25 anos?

De modo geral, os especialistas acreditam que os frameworks Agile têm um futuro de sucesso pela frente.

No fim das contas, o Scrum não é um conjunto de regras rígidas e foi feito para se adaptar a uma variedade de projetos, atendendo às necessidades diversas de organizações de vários setores. Todo framework personalizável traz grande potencial de evolução e adaptação, então só o futuro dirá exatamente como o Scrum poderá ser usado por novos setores e como os usuários fiéis da metodologia de gerenciamento de projetos com Scrum continuarão a adaptá-la.

O que importa é a mentalidade do Agile e do Scrum. Enquanto o desejo de transparência, adaptação rápida e entregas ágeis de produtos continuar existindo, o Scrum terá um papel no mundo do gerenciamento de projetos.

Como usar a Hive no gerenciamento de projetos com Scrum

A Hive é uma solução eficaz para o gerenciamento de projetos com Scrum, pois permite gerenciar seus projetos, acompanhar o progresso e colaborar com sua equipe de forma mais eficiente. O recurso de quadro Kanban da Hive permite criar tarefas e listas de afazeres, atribuir tarefas aos membros da equipe e colaborar com eles em tempo real. A Hive também oferece recursos de relatórios, para você se manter atualizado sobre o progresso e ajustar o rumo conforme necessário. A Hive ainda conta com ferramentas de roadmap, para criar e gerenciar metas e prazos de projetos. Além disso, a Hive oferece ferramentas e modelos Agile que podem ser usados para dividir projetos maiores em pequenas tarefas gerenciáveis.