Como conduzir com sucesso uma reunião de planejamento de sprint

Você segue a metodologia Agile no trabalho todos os dias ou está conhecendo o processo agora? De qualquer forma, há muitas etapas, termos e papéis para entender. Scrum masters, backlogs, retrospectivas, burndowns... parece que o método Agile tem uma linguagem própria. Mas há um motivo para mais de 71% das empresas de desenvolvimento de software terem adotado princípios Agile em 2020. Quando feito do jeito certo, o Agile permite que as equipes lancem novas funcionalidades e desenvolvam software mais rápido do que nunca. Para nossa sorte, hoje vamos tratar de apenas um aspecto da abordagem Agile: as reuniões de planejamento de sprint. Essas reuniões são uma das 4 cerimônias do Scrum, uma metodologia específica dentro da abordagem Agile, mais ampla. Essas cerimônias do Scrum, ou reuniões, são partes essenciais do processo de desenvolvimento Agile. Elas definem a estrutura que ajuda as equipes a colaborar e a fazer as coisas acontecerem. 

As 4 cerimônias do Scrum são:

1. Planejamento da sprint 

2. Reunião diária (Daily Scrum)

3. Revisão da sprint 

4. Retrospectiva da sprint

Ao planejar e realizar todas essas reuniões, inclusive o planejamento de sprint,  é importante garantir que sejam o mais eficientes e produtivas possível. As cerimônias não podem ser reuniões só por serem reuniões. Quando os membros da equipe sentem que a agenda está sobrecarregada, é mais provável que deixem de valorizar os princípios ágeis como um todo. Por isso, reunimos todas as informações e ferramentas de que você precisa para conduzir uma reunião de planejamento de sprint de forma eficiente e eficaz. 

Primeiro de tudo, o que é uma sprint?

Para falar de reuniões de planejamento de sprint, primeiro precisamos esclarecer o assunto dessas reuniões: a sprint. Então, o que é exatamente uma sprint e por que ela é importante para o Agile? As sprints são períodos fixos, ou ciclos de desenvolvimento, dentro do processo de desenvolvimento maior. Elas são parte importante da abordagem Agile, que valoriza ciclos de desenvolvimento mais curtos e lançamentos mais frequentes de funcionalidades do produto. Esses ciclos curtos, ou sprints, permitem que as equipes respondam rápido a pedidos de novas funcionalidades e se adaptem às necessidades dos clientes. Uma sprint costuma durar de 2 a 4 semanas, dependendo do tamanho e do escopo. 

Como conduzir uma reunião de planejamento de sprint

Em poucas palavras, as reuniões de planejamento de sprint reúnem a equipe para planejar e definir as metas da próxima sprint. Elas devem ser colaborativas e inclusivas, para que todos os membros da equipe opinem sobre o trabalho que vem pela frente. Como em qualquer outra reunião, existem boas práticas para que ela corra bem e use o tempo de forma eficaz. A seguir, apresentamos 4 boas práticas para conduzir uma reunião de planejamento de sprint. 

1. Prepare-se para a reunião. 

Antes mesmo de a reunião começar, o Scrum Master e o product owner devem se encontrar e discutir alguns pontos. É importante que toda a equipe de desenvolvimento participe do processo de decisão, mas essa preparação mantém a equipe alinhada às metas estratégicas maiores e ajuda a orientar a reunião.  Para preparar a reunião, o Scrum Master e o product owner devem:

• Definir o cronograma e a meta gerais da sprint.

• Avaliar a capacidade da equipe.

• Aplicar aprendizados e insights de sprints anteriores. 

• Analisar o backlog da sprint atual.

2. Crie e siga uma pauta. 

Como em qualquer reunião, as pautas ajudam muito a alinhar expectativas e a manter todos focados em uma reunião de planejamento de sprint. A pauta pode ter o nível de detalhe que você quiser, desde que ofereça uma estrutura para o que será discutido. É importante compartilhar a pauta com todos os participantes antes de a reunião começar. Você pode fazer isso por e-mail, em um Google Doc ou até em slides do PowerPoint. Mas, para levar suas anotações de reunião a outro nível, crie sua pauta na Hive. Depois de compartilhada com toda a equipe, ela pode se tornar o seu centro de colaboração. O Hive Notes permite que as equipes: 

• Façam anotações em um documento compartilhado em tempo real

• Criem ações a partir do texto da anotação 

• Atribuam ações a colegas, a projetos existentes ou a novos projetos 

Usar um recurso como o Hive Notes pode aumentar a produtividade das suas reuniões. A Hive é a única ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de criar novas ações ou adicionar ações existentes às anotações. Isso é especialmente útil em reuniões de planejamento de sprint, porque permite incluir os itens do backlog diretamente na anotação. Sem precisar alternar entre janelas e softwares diferentes. 

3. O backlog da sprint. 

Nessas reuniões, os membros da equipe analisam o backlog da sprint e escolhem quais itens entram na próxima sprint. Esse backlog inclui todas as tarefas necessárias para atingir a meta estratégica e pode ser atualizado e alterado ao longo do projeto. Se um item não for concluído em uma sprint, ele volta para o backlog. Se a equipe perceber que algo mais é necessário para concluir o projeto, novos itens podem ser adicionados ao backlog.  As tarefas do backlog se dividem em 4 classificações:

1. User stories: unidades de desenvolvimento que descrevem uma função do produto do ponto de vista do usuário.

2. Bugs: erros de código descobertos durante o uso ou os testes.

3. Refatoração: reestruturação do código existente para melhorar a funcionalidade atual.

4. Aquisição de conhecimento: coleta das informações necessárias para concluir uma tarefa.

Depois de analisar o backlog, selecione um conjunto de tarefas e os story points associados para a sprint. Essa será uma decisão da equipe, baseada na meta específica da sprint. Esses itens devem garantir que a meta seja realmente viável.  Estime o tempo necessário.  Depois de analisar todos os itens do backlog e de ter uma ideia de quais tarefas serão feitas na sprint, é hora de considerar quanto tempo e esforço cada uma exige. As equipes usam métricas diferentes para isso, mas tempo (número de horas) e tamanho (P/M/G) são dois descritores comuns.  Ao falar do esforço necessário, é importante ouvir o maior número possível de perspectivas. Um membro da equipe pode saber algo que outro não sabe, e estimativas de tempo precisas são essenciais para concluir a sprint no prazo.  Se você usa um software de gerenciamento de projetos como a Hive, pode até atribuir estimativas de tempo a tarefas individuais. Isso ajuda os desenvolvedores a gerenciar bem o tempo e a perceber quando é preciso fazer ajustes. Avalie a capacidade da equipe.  Quando você sabe quanto tempo cada item do backlog vai levar, descobrir a capacidade total da equipe ajuda a encontrar a combinação ideal de itens para a sprint. A capacidade da equipe costuma ser calculada somando as horas disponíveis de cada membro ao longo de toda a sprint.  Por exemplo, suponha que sua equipe tenha 6 desenvolvedores disponíveis para trabalhar 8 horas por dia. Cada semana de trabalho tem 5 dias, e a sprint dura 3 semanas. Você multiplicaria: 

(6 pessoas) x (8 horas por dia) x (5 dias por semana) x (3 semanas) = 720

Esse cálculo mostra que a capacidade da equipe é de 720 horas nesta sprint. Se você escolher uma combinação de histórias que some cerca de 720 horas, de preferência deixando algumas horas livres para imprevistos, sua equipe deve ter capacidade de concluir os itens da sprint no prazo.  Mais uma vez, é importante envolver todos os membros da equipe nas discussões sobre o backlog da sprint, principalmente quem executa as tarefas no dia a dia. Se essas pessoas são responsáveis por concluir as tarefas, a perspectiva e o compromisso delas são essenciais para definir metas realistas e alcançáveis. Elas é que fazem acontecer e entendem a própria disponibilidade melhor do que ninguém. 

4. Finalize o plano da sprint.

Com todas essas informações, você pode encontrar o ponto ideal da sua equipe, em que:

• A lista de tarefas atende à meta da sprint. 

• A equipe entende o que cada tarefa exige. 

• A capacidade da equipe comporta as tarefas. 

Quando você tiver montado a lista de tarefas da sprint e todos estiverem na mesma página, pode encerrar a reunião e partir para o trabalho! É importante lembrar que a reunião de planejamento de sprint serve para o planejamento inicial. As coisas podem não sair exatamente como planejado, e talvez seja preciso adicionar novas tarefas, pausar outras e até devolver algumas ao backlog. Tudo bem. As reuniões de planejamento de sprint existem para preparar os desenvolvedores para o sucesso, mas a adaptabilidade e a inovação também têm um papel enorme na criação do melhor produto final. Você usa outras boas práticas nas suas reuniões de planejamento de sprint? Se sim, adoraríamos saber quais. Deixe um comentário abaixo e conte para nós!