Como fazer uma reunião skip-level eficaz

Seja você alguém que só vê os executivos da empresa em um vídeo institucional ou que cruza com eles no corredor toda manhã, é preciso estar preparado para a próxima reunião skip-level. Karin Hurt, CEO da Let's Grow Leaders e autora de Courageous Cultures, e Todd Dewett, palestrante do TEDx, coach e autor de Live Hard, têm dicas e truques para transformar a sua próxima reunião skip-level de uma obrigação temida em uma oportunidade empolgante.

O que é uma reunião skip-level?

"Uma reunião skip-level acontece quando um líder ou executivo se reúne com as pessoas que se reportam aos seus subordinados diretos", explica Hurt. "Por exemplo, se você é VP e tem diretores se reportando a você, uma reunião skip-level pode ser com os gerentes que se reportam ao seu diretor, ou até com os funcionários da linha de frente da sua organização."

"Em geral, é uma situação em que um profissional sênior quer levantar fatos sobre algum assunto, sobre a cultura, saber o que as pessoas pensam de uma decisão recente ou futura, ouvir contribuições sobre um projeto em andamento, fazer mentoria ou trocar algum tipo de feedback", acrescenta Dewett. "A ideia é que, sem a presença da pessoa que foi pulada na hierarquia, a conversa possa ser diferente."

As reuniões skip-level não acontecem com muita frequência, mas precisam ser regulares.

"Na maioria das vezes, quem as agenda é o profissional sênior", diz Dewett. "Varia, mas, em geral, uma pessoa mais sênior faz várias por trimestre, e uma pessoa mais júnior participa de algumas por ano." Como executiva da Verizon, Hurt concluiu que a frequência ideal para reuniões skip-level era duas vezes por ano em cada unidade, a menos que as equipes precisassem de apoio extra.

Quais são os benefícios de uma reunião skip-level?

Mesmo que a sua empresa seja pequena e as relações sejam mais abertas, uma reunião skip-level ainda pode ser muito benéfica para todos os envolvidos. Segundo Hurt, a maioria das equipes adora essas reuniões, porque elas dão a chance de mostrar todo o trabalho duro e receber reconhecimento pelas suas habilidades.

"Quando bem feita, uma reunião skip-level ajuda a aumentar a produtividade", diz Hurt. "Ela garante que todos tenham clareza real sobre o que mais importa e sobre como o trabalho deles se alinha à visão maior."

A pesquisa de Hurt sobre segurança psicológica no trabalho mostrou que 67% dos entrevistados disseram que não eram consultados regularmente para dar ideias ou opiniões. Outros 50% afirmaram que, quando davam ideias, elas nunca eram aproveitadas. As reuniões skip-level, segundo ela, são uma oportunidade de mudar isso.

"As reuniões skip-level são uma ótima forma de chegar com curiosidade, convidar as pessoas a compartilhar suas ideias e dar uma resposta, mostrando como a contribuição delas está sendo usada."

"Em teoria, as reuniões skip-level devem aumentar a produtividade de forma indireta, ao informar melhor os líderes seniores sobre a realidade da cultura ou sobre como determinadas decisões ou projetos estão sendo vistos", acrescenta Dewett. "Para os funcionários mais juniores, acredita-se que esse tipo de reunião contribua para o sentimento de inclusão e de ter voz."

Dicas de especialistas para reuniões skip-level

Seja você quem conduz ou quem participa de reuniões skip-level, aqui estão algumas dicas para aproveitar bem essa oportunidade.

1. Comece com uma conquista

Definir o tom da reunião é especialmente importante quando você encontra alguém com quem fala pouco. Por isso, nas palavras de Dewett, é preciso começar com uma conquista.

"Primeiro, comece com algo que crie um clima positivo", diz ele. "Pode ser um comentário de parabéns, uma história que você ou outra pessoa conte, como um vídeo, ou um aviso divertido."

"Depois, faça como primeira pergunta uma das mais fáceis de responder entre as que você planejou. O segredo é fazer as pessoas falarem, então não comece pela pergunta mais difícil ou mais delicada."

"Suas pessoas querem saber que você sabe no que elas estão trabalhando", acrescenta Hurt. "Certifique-se de que sabe e diga isso a elas."

2. Chegue preparado

A próxima dica vale para toda reunião ­– chegue preparado. Em uma reunião skip-level em particular, você precisa saber quem participa e qual é o papel de cada um.

"Todo mundo sabe que a pessoa sênior vai fazer perguntas aos participantes mais juniores", diz Dewett. "Mas é sempre constrangedor quando ela faz uma pergunta, não ouve nada e fica esperando alguém finalmente falar. Em vez disso, distribua as perguntas principais aos participantes."

"Peça que leiam a pergunta e comecem com a própria resposta. Táticas simples como essa criam senso de responsabilidade e interesse, em comparação com apenas ouvir uma pessoa sênior falar, como costuma acontecer."

"Descubra o que está acontecendo com as pessoas na sala", acrescenta Hurt, já que essa conexão pessoal é uma ótima forma de transmitir ideias de um jeito que a outra parte aceite bem. "Aprenda os nomes delas. Saiba o que anda tirando o sono de cada uma. Seja capaz de falar com propriedade sobre algumas das maiores conquistas delas. Resista à vontade [de falar demais]. Você vai aprender muito mais ouvindo."

3. Lembre-se da sua posição

Infelizmente, se quem conduz uma reunião skip-level não tomar cuidado, pode deixar os outros participantes desconfortáveis. Quando você é o chefe do chefe, precisa ter consciência de como é percebido por alguém cujo emprego pode estar nas suas mãos.

"As reuniões skip-level podem sair pela culatra se virarem oportunidades de medo e intimidação", diz Hurt. "Eu chamo essas [reuniões] de OCHTC, de 'oh crap, here they come' (ai, não, lá vêm eles)." Reuniões assim geram tensão e deixam os funcionários relutantes em falar com sinceridade com seus superiores sobre os problemas da empresa.

"No geral, eu diria que os subordinados sentem uma leve apreensão por causa da distância social entre eles e a pessoa sênior", acrescenta Dewett. "Dependendo da personalidade e do comportamento, a pessoa mais sênior da reunião pode deixar os outros muito à vontade ou bastante intimidados. Realmente depende."

4. Tenha um plano

Por fim, em toda reunião skip-level é fundamental saber quais assuntos você quer tratar e como abordá-los.

"Envie um convite com propósito e objetivos claros", diz Dewett. "Compartilhe as informações que precisam ser lidas antes da reunião e peça que todo o trabalho que será discutido seja concluído. A pessoa sênior faz bem em buscar formas de criar interação, como deixar partes da reunião a cargo de outro participante ou propor atividades."

Depois de definir aonde vai chegar, Hurt diz que a melhor parte não é o destino, mas a jornada.

"A verdadeira mágica das reuniões skip-level nunca é planejada", diz ela. "Mesmo que sua equipe tenha preparado uma lista cuidadosa de assuntos para iniciar a conversa, seja autêntico e esteja aberto ao rumo que ela puder tomar."

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