O que é gerenciamento de tarefas?

Liderar um projeto e conduzir uma equipe até a linha de chegada pode ser um desafio e tanto, mas há muito tempo se sabe que  dividir uma meta em partes pequenas e fáceis de administrar é uma das melhores formas de fazer as coisas acontecerem.

Todo dono de empresa, chefe de escritório, gerente de projetos ou pessoa determinada que trabalha de casa já criou uma lista de afazeres cheia de tarefas. Quem vive de listas de afazeres, percebendo ou não, usa estratégias de gerenciamento de tarefas o tempo todo. E se todo mundo já faz isso por instinto, por que não fazer pequenos ajustes para aproveitar melhor o gerenciamento de tarefas e ganhar mais responsabilidade, organização e produtividade?

Gerenciamento de tarefas: a definição

Gerenciamento de tarefas é o processo básico de dividir o trabalho do dia em tarefas a serem concluídas. O processo inclui criar essas tarefas, atribuir cada uma a uma pessoa responsável, acompanhar o andamento delas e tomar decisões bem fundamentadas com base no status de cada tarefa.

Gerenciamento de tarefas x gerenciamento de projetos

Embora o gerenciamento de tarefas e o gerenciamento de projetos tenham pontos em comum (e, sim, até alguma sobreposição), eles não são a mesma coisa! Diferenciar um projeto de uma tarefa é simples: basta perguntar “Isto precisa ser feito junto com outras coisas para atingir uma meta?” Se a resposta for sim, você tem uma tarefa. Por exemplo, “Limpar a cozinha” e “Fazer biscoitos de açúcar” são tarefas que fazem parte de um projeto maior, “Decorar a casa para as festas de fim de ano”.

Resumindo, podemos dizer que o gerenciamento de tarefas costuma ser uma parte essencial do gerenciamento de projetos, mas o alcance do gerenciamento de projetos é muito maior do que as tarefas individuais de uma lista de afazeres usada no gerenciamento de tarefas. Muitas tarefas formam um projeto, mas o projeto em si não deve ser considerado uma tarefa.

Então, quais são as consequências de confundir gerenciamento de tarefas com gerenciamento de projetos? Misturar tarefas de gerenciamento de projetos de grande escala com tarefas menores e mais específicas pode gerar muita confusão. Gerentes de tarefas que se concentram demais nos projetos podem prejudicar a produtividade geral e atrasar as entregas, enquanto gerentes de projetos que gastam tempo demais cuidando de tarefas correm o risco de perder de vista as metas gerais do projeto.

Colocando em prática...

Cada pessoa tem suas estratégias favoritas para gerenciar tarefas. Algumas estratégias que gerentes de tarefas bem-sucedidos costumam usar são:

1. Quadros Kanban

Populares entre quem funciona bem com pistas visuais, os quadros Kanban permitem dividir as tarefas em três colunas:

• A fazer

• Em andamento

• Concluído

Essas colunas oferecem uma pista visual do avanço das tarefas e ajudam os gerentes a reduzir ou limitar a quantidade de trabalho em andamento na fila.

Uma das melhores coisas dos quadros Kanban é que dá para usá-los até com recursos mínimos: tudo o que o gerente precisa são alguns post-its e uma superfície plana (como uma parede ou um quadro branco) para criar um quadro Kanban que o escritório inteiro consulta ao longo do dia.

É claro que existem opções online mais refinadas, como a Hive, mas a facilidade e a acessibilidade dos quadros Kanban fazem deles um dos métodos de gerenciamento de tarefas mais populares.

1. Alocação de tempo

Algumas pessoas preferem organizar as tarefas marcando cada uma com o tempo necessário para concluí-la. Por exemplo, quem usa o método de alocação de tempo pode separar as tarefas em categorias como “15 minutos”, “30 minutos”, “1 hora”, “1 dia” e assim por diante. Isso facilita resolver as tarefas com eficiência, não importa quanto tempo livre exista na agenda entre outros compromissos.

Essa é uma boa forma de visualizar as listas de tarefas e evitar uma agenda sobrecarregada, mas definir quanto tempo cada tarefa pode levar já é um desafio por si só. Se for difícil estimar quanto tempo uma tarefa vai levar, talvez seja melhor usar outro método, para não acrescentar mais tempo às tarefas.

1. Gráficos de Gantt

Assim como os quadros Kanban, os gráficos de Gantt são outra forma de gerenciar tarefas para quem é visual. Em vez das colunas dos quadros Kanban, os gráficos de Gantt usam colunas e linhas para listar as tarefas e atribuir a cada uma uma duração prevista. Visualmente, isso permite que os gerentes de tarefas mantenham a carga de trabalho sob controle ao acompanhar os períodos de sobreposição, além de enxergar o quadro geral, com muitas tarefas se juntando para concluir o projeto.

Dá para dizer que os gráficos de Gantt são o casamento perfeito entre os quadros Kanban e os métodos de alocação de tempo, o que os torna uma forma muito popular de gerenciar tarefas, já que listam e agendam tudo ao mesmo tempo.

1. Bullet journals

Embora o bullet journal tenha sido criado para o gerenciamento de tarefas em um nível mais pessoal, nenhuma lista de métodos de gerenciamento de tarefas está completa sem ele. Por quê? Porque os conceitos básicos do bullet journal também se aplicam a projetos de grande escala e são uma excelente prática de gerenciamento de tarefas no trabalho.

Em um bullet journal, os itens são divididos tradicionalmente em tarefas, eventos e anotações. Uma legenda com pontos e setas simples permite marcar as tarefas como concluídas, canceladas ou migradas para o dia ou a semana seguinte.

Os bullet journals podem ser muito personalizados, e não tem problema se ficarem um pouco bagunçados. Os gerentes de tarefas podem usá-los para organizar as ideias e criar um ponto de partida para uma gestão mais eficaz e revisada no ambiente de trabalho.

...Com uma ajudinha

Claro, não seria o fim de 2019 se não houvesse inúmeras ferramentas de tecnologia para tornar o gerenciamento de tarefas mais fácil e eficiente. Na verdade, há tantas ferramentas de gerenciamento de tarefas por aí que escolher e implantar um programa pode ser uma tarefa por si só!

Veja abaixo algumas das opções mais populares que gerentes bem-sucedidos usam todos os dias para chegar lá.

1. Hive

Em poucos anos, a Hive se tornou uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas mais eficazes e competitivas do mercado. Seus muitos recursos e sua interface elegante permitem que os usuários gerenciem tarefas (e projetos) da maneira que faz mais sentido para eles e para a equipe. Por exemplo, a Hive permite gerenciar tarefas com quadros Kanban digitais, gráficos de Gantt e muito mais.

Resumos, modelos, formulários e mais de mil integrações com outros aplicativos fazem da Hive uma excelente escolha para gerentes de tarefas que querem valorizar a comunicação da equipe.

1. ClickUp

O ClickUp é um aplicativo gratuito ou pago que permite listar tarefas, conversar com outros membros da equipe dentro do próprio aplicativo, criar cronogramas, definir lembretes e listar metas. Além disso, documentos e planilhas têm seu próprio espaço no aplicativo, para uma solução realmente completa.

1. Trello

Quem gosta do visual e das colunas típicas dos quadros Kanban vai adorar o Trello, uma ferramenta perfeita quando um quadro Kanban é tudo de que você precisa para gerenciar uma série de tarefas. O Trello pode não ser tão complexo quanto outras ferramentas de gerenciamento de tarefas, mas isso não precisa ser ruim! A simplicidade e a facilidade de uso fazem dele uma opção popular entre quem gerencia tarefas no dia a dia.

No fim das contas, não existe uma única forma correta de gerenciar tarefas, e cada pessoa determinada terá suas preferências sobre como combinar esses métodos e tecnologias. O que importa é a eficiência, que qualquer combinação das ferramentas de gerenciamento de tarefas acima pode oferecer! Conte para nós nos comentários abaixo quais outros métodos de gerenciamento de tarefas você usa.