5 sinais de que você está perdendo tempo com um projeto

“Trabalhar em um projeto é fácil. Trabalhar no projeto certo é difícil. Principalmente porque a definição do que é o projeto certo pode mudar durante a vida do projeto”, diz Valentin Kravtchenko, CEO da Grey-box, empresa de hotspots portáteis, e especialista em gerenciamento de projetos.

Poucas coisas são tão frustrantes quanto investir recursos valiosos em uma iniciativa e perceber que você está perdendo tempo. Mesmo assim, apesar do esforço de pessoas inteligentes em organizações de todos os tipos, isso acontece o tempo todo.

As duas vidas paralelas de um projeto

Não entre em pânico. É melhor descobrir cedo do que tarde se você está trabalhando no projeto errado. Mas, antes de chegar a uma conclusão, é importante entender os dois mundos paralelos em que todo projeto existe.

1. O esforço da equipe

“Primeiro, um projeto existe como um esforço de equipe, já que costumamos resolver problemas complexos designando pessoas para eles”, diz Kravtchenko. “E as pessoas precisam de motivação, porque logo vão começar a perguntar por que estão fazendo aquilo. Se estiverem em boas mãos, o gestor conseguirá responder às perguntas dando o contexto do problema específico que o projeto tenta resolver.”

E, como os gestores não estarão por perto o tempo todo, entender o motivo que move um projeto permite que a equipe tome decisões com autonomia no dia a dia e continue motivada para avançar. Isso também ajuda os membros da equipe a dar o alerta quando estão indo em uma direção que contradiz o objetivo inicial, tanto em relação ao problema que querem resolver quanto ao tempo estimado para isso.

2. O portfólio da empresa

Mas um projeto também vive fora da equipe que trabalha nele, dentro do que Kravtchenko chama de “mundo quase abstrato do gerenciamento de portfólio, onde todos os projetos existem ao mesmo tempo”.

Eles podem ser “representados em uma linha do tempo, em um relatório financeiro, em um gráfico de Gantt, em alguns estudos de mercado, em um plano estratégico idealista ou em vários detalhamentos de KPIs”.

Segundo Kravtchenko, os gerentes de portfólio, ou executivos seniores, estão, por natureza, distantes da realidade diária de cada projeto. Eles veem principalmente relatórios de desempenho, recebem atualizações de alto nível e precisam tomar decisões que podem afetar de forma drástica a existência de um projeto. E ainda precisam considerar interesses que às vezes entram em conflito.

“Se um projeto está mais lento do que o esperado, devemos intervir? Colocar mais recursos nele? Cortar recursos e destiná-los a um projeto novo e empolgante? Quanto risco devemos assumir em cada projeto? Esse projeto é vital para outro que será executado daqui a alguns anos? Se cortarmos esse projeto, como as partes interessadas reagiriam?”

Além disso, há a política. “As discussões sobre portfólios e seus projetos podem ser extremamente objetivas, mas também políticas”, diz ele.

Sinais de que você está perdendo tempo com um projeto

Agora que você entende o ecossistema dinâmico e complexo em que um projeto existe, pode começar a avaliar se está perdendo tempo com um projeto ou se deve continuar. Os cinco sinais abaixo podem indicar que é hora de cortar as perdas ou, no mínimo, reinventar o projeto.

1. Você não lembra bem por que começou

Você tem a solução certa para o problema errado? “Certifique-se de que você entende, e consegue explicar, o motivo do seu projeto e o impacto dele ao longo do tempo, por alguns ângulos diferentes”, sugere Kravtchenko.

É muito fácil perder a perspectiva quando você lida com obstáculos e novidades o tempo todo, por isso vale repetir essa reflexão algumas vezes ao longo da vida do projeto.

2. Você aplica soluções antigas a problemas novos

“Um projeto não é um passeio no parque por uma estrada bem pavimentada. Se tiver sorte, você pode encontrar uma trilha parcial em meio a um caminho de terra, mas ainda vai precisar abrir caminho por uma floresta de problemas novos, que exigirão soluções novas”, acrescenta Kravtchenko.

Segundo ele, se você tenta copiar e colar uma solução existente em um problema novo, já não está em um projeto, e sim em um ambiente de produção. E a experiência pode ser um ponto cego. “Por exemplo, uma desenvolvedora Java experiente pode querer ficar na zona de conforto e tentar forçar soluções técnicas em um problema que seria mais bem atendido por outra linguagem.”

Se você se vê aplicando soluções existentes a problemas novos, é hora de questionar a ideia do seu projeto na forma atual.

3. Você se pega microgerenciando cada detalhe

Além disso, se você se pega microgerenciando cada detalhe de um projeto, isso pode indicar que está perdendo tempo.

“O microgerenciamento e a falta de motivação também podem fazer a equipe apenas cumprir o que você pediu, sem se apegar ao resultado”, diz Kravtchenko. “E, mesmo assim, o resultado do trabalho não agrega valor ao projeto como um todo.”

Soa familiar? Ou você abandona o projeto, ou o revê de um jeito que permita à equipe entender o contexto maior e evitar o desperdício de energia. “Eles precisam entender o que as partes interessadas querem e precisam, para trabalhar nas tarefas com esses elementos em mente.”

4. Seu projeto funciona, desde que ninguém mexa em nada

Seu projeto pode parecer perfeito. Até que um pedido parece tirar a peça fatal de uma estrutura de Jenga cheia de detalhes. Mas isso pode ser uma bênção disfarçada, porque ajuda você a perceber quais partes da sua solução não são viáveis e a criar soluções melhores.

5. Os outros não conseguem se motivar para trabalhar no seu projeto

Por fim, se as pessoas não querem nem chegar perto do seu projeto, é um sinal claro de que algo está errado. “Se ninguém na equipe está motivado com um projeto, é preciso fazer uma pausa e avaliar a situação”, diz Kravtchenko.

“O projeto ainda pode ser vital para algum plano estratégico da organização, mas, se a equipe não está de coração nele, a qualidade do trabalho vai cair, sem dúvida.”

Mas digamos que trabalhar nele seja imprescindível. Você pode tentar trocar os membros da equipe de lugar, planejar algumas vitórias rápidas para elevar o moral, reforçar o porquê do projeto e reservar um tempo para ouvir a equipe. “Se nada funcionar, considere terceirizar o trabalho e realocar a equipe em projetos mais interessantes, pedindo a alguns membros que supervisionem o projeto terceirizado”, diz ele.

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