Komprimierte Arbeitswoche: So führen Sie sie in Ihrem Team ein

Komprimierte Arbeitswochen liegen im Trend, werden aber oft missverstanden. Die Produktivitätscoachin Donna McGeorge, Autorin von The 1-Day Refund: Take Back Time, Spend it Wisely, erklärt das Konzept der komprimierten Arbeitswoche – und Hive unterstützt Sie dabei, es mit Ihrem Team umzusetzen.

Was ist eine komprimierte Arbeitswoche?

Eine komprimierte Arbeitswoche ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem die langgezogene Fünf-Tage-Woche auf vier Tage zusammengedrängt wird. Die Zahl der Arbeitsstunden kann variieren, und Ihre Zeitpläne können sich stark ändern. Wer eine komprimierte Arbeitswoche eingeführt hat, betont jedoch, dass sie alles verändert. „Perpetual Guardian, ein Finanzdienstleister aus Neuseeland, stellte fest, dass die Beschäftigten ein volles Pensum problemlos in 4 Tagen schafften“, sagt McGeorge. „Das Ergebnis: weniger Stress, zufriedenere Mitarbeitende und 20 Prozent mehr Produktivität.“

McGeorge zufolge gibt es drei Arten von komprimierten Arbeitswochen: solche, die die Arbeitstage verringern, solche, die die Stunden leicht verringern, und solche, die 40 Arbeitsstunden auf vier volle Arbeitstage verteilen.

Arbeitgeber, die nach Tag oder Stunde bezahlen, nutzen häufig eine Arbeitswoche, in der nur die gearbeiteten Tage bezahlt werden.

„Das ist das häufigste Modell“, sagt McGeorge. „Die Leute arbeiten weniger Tage und erhalten anteilig weniger Gehalt.“

Bei Angestellten mit festem Gehalt ist die 40-Stunden-Woche an vier Tagen laut McGeorge eines der gängigsten Modelle der komprimierten Arbeitswoche. Dieses Programm geht jedoch davon aus, dass Sie 40 Stunden brauchen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen – was vielleicht gar nicht stimmt.

Das beste Modell ist laut McGeorge leider eines der seltensten: die Vier-Tage-Woche mit 32 Stunden bei gleichem Gehalt wie in einer Fünf-Tage-Woche.

„Dieses Modell erkennt an, dass wir mit weniger Stunden dieselben Ergebnisse erzielen können. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit so weit ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Wenn Sie die Zeit verringern, fühlen sich Menschen fokussierter und produktiver.“

Warum die Arbeitswoche komprimieren?

Eine komprimierte Arbeitswoche hat viele Vorteile, der wichtigste ist aber: Ihre Lebensqualität steigt. Die Daten zu komprimierten Arbeitswochen belegen eindeutig, dass sich Ihre Work-Life-Balance mit einem zusätzlichen freien Tag verbessert. Und bei der Arbeit konzentrieren Sie sich stärker auf wesentliche Aufgaben, statt Ihre Stunden mit banalen Tätigkeiten zu füllen.

„In Australien war es üblich, eine Neun-Tage-Zweiwochenperiode oder einen monatlichen RDO (Rostered Day Off) zu haben, wodurch jeder Arbeitstag um 45 oder 25 Minuten länger wurde“, sagt McGeorge. „So konnten Menschen persönliche Erledigungen machen, für die sie zuvor Arbeitszeit genutzt hatten. Das führte zu einem deutlichen Rückgang bei Krankheits- und Privatabwesenheiten.“ Dazu zählen Arztbesuche, Zahnarzttermine, Kinderbetreuung oder auch Aktivitäten, die sonst in die knappen Stunden des Wochenendes gepresst werden, etwa Einkaufen oder Sportkurse.

„Insgesamt verkürzen komprimierte Arbeitswochen die Pendelzeiten, besonders wenn jemand im Homeoffice arbeitet“, ergänzt McGeorge. „Wenn wir bedenken, dass die meisten Arbeitswege etwa eine Stunde pro Richtung dauerten, leisteten viele Menschen im Homeoffice die zusätzlichen Stunden ohnehin schon. Das stellt also wieder fairere Bedingungen her.“

Außerdem schafft eine komprimierte Arbeitswoche wieder mehr bewussten Freiraum im Kopf. Wenn Sie weniger Zeit im Büro verbringen, wischen Sie Benachrichtigungen nicht mehr einfach mit dem Gedanken weg, sich später darum zu kümmern. Sie spüren den Druck, Aufgaben schneller zu erledigen, sich unmittelbarer mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, Probleme ohne Zögern zu lösen und Aktionspunkte zügig nachzuverfolgen.

„Die meisten Organisationen, die eine komprimierte Arbeitswoche getestet haben, verzeichneten einen Produktivitätszuwachs von 20 bis 25 Prozent“, sagt McGeorge.

Eine komprimierte Arbeitswoche einführen

McGeorge hat eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, mit der Ihr kleines Unternehmen eine komprimierte Arbeitswoche ausprobieren kann, und Hive bietet Tools, die den Übergang unterstützen.

„Ermitteln Sie den geschäftlichen Bedarf“, beginnt McGeorge. Überlegen Sie, warum Sie eine komprimierte Arbeitswoche einführen: um die Produktivität zu schärfen, eine bessere Work-Life-Balance zu fördern oder Beschäftigte länger zu halten.

Beim Brainstorming stellen Sie vielleicht fest, dass Ihre Probleme andere Lösungen haben als eine komprimierte Arbeitswoche, oder dass sie nicht zu Ihrer Organisation oder Ihrem Team passt.

„Sie passt nicht in jedes Umfeld, deshalb muss es eine strategische Entscheidung sein“, sagt McGeorge.

Im nächsten Schritt sorgen Sie dafür, dass Ihr Team auf demselben Stand ist.

„Sprechen Sie mit den Teammitgliedern, um herauszufinden, was sie möchten und wie sie arbeiten wollen“, sagt McGeorge. Jedes Teammitglied hat andere Bedürfnisse, und manche wünschen sich mehr Betreuung oder weniger Meetings. Vielleicht möchten sie ihre komprimierte Arbeitswoche sogar durch einen freien Tag unterbrechen oder lieber montags statt freitags frei haben. Finden Sie einen Weg, alle Wünsche zu berücksichtigen, und stellen Sie zugleich sicher, dass Sie sich nicht die Möglichkeit verbauen, mit Personen zusammenzuarbeiten, die keine komprimierte Arbeitswoche haben.

Auch Burnout ist ein Thema, wenn Beschäftigte acht oder zehn Stunden am Tag arbeiten. Anfangs fehlt ihnen womöglich die Ausdauer, so lange konzentriert zu bleiben. Überlasten Sie sich nicht, und vergewissern Sie sich vorab, dass sich alle mit dem Wechsel wohlfühlen.

„Sie können je nach Anforderungen oder Spitzen in der Arbeitslast auch nach oben oder unten anpassen“, ergänzt McGeorge. Mit Hive behalten Sie Ihre Kapazitäten leicht im Blick: Mit Übersichtsansichten, die zu Ihrer Denkweise passen, etwa Gantt-Diagramm oder Kanban-Board, prüfen Sie Ihre aktuellen und kommenden Projekte.

Starten Sie als Nächstes Ihre komprimierte Arbeitswoche – aber machen Sie sie nicht gleich dauerhaft. Nutzen Sie die Gelegenheit, Daten dazu zu sammeln, wie sich Ihre Teammitglieder fühlen, wie ihre Arbeit läuft und ob sich ihre Lebensqualität verbessert hat.

„Machen Sie einen Pilotversuch oder eine Testphase“, erklärt McGeorge. „Microsoft Japan hat zum Beispiel fünf Wochen lang der gesamten Organisation freitags freigegeben. Die Produktivität sprang um 40 Prozent, Meetings wurden effizienter, und die Beschäftigten gaben an, zufriedener zu sein.“

„Ermitteln Sie die Vorteile, die Sie suchen, und messen Sie sie“, fährt McGeorge fort. „MRL Recruitment in Großbritannien nutzte das Modell als Strategie für Wohlbefinden, Energie, Zufriedenheit, Stressabbau und Mitarbeiterbindung. Die Bindung lag bei 95 Prozent, die Produktivität stieg um 25 Prozent, und kurzzeitige Fehlzeiten gingen um 40 Prozent zurück.“

Nach dem Pilotversuch können Sie Daten zum Zeitmanagement sammeln und Lücken im Ablauf erkennen. Hive ist dafür das ideale Tool: Die Zeiterfassung ist einfach und mühelos, und den Fortschritt von Aktionspunkten zu verfolgen war noch nie so unkompliziert.

Wenn eine komprimierte Arbeitswoche zu Ihnen und Ihrem Team passt, heben Sie sie schließlich auf die nächste Stufe und machen Sie sie zur festen Einrichtung.

„Verlängern Sie den Pilotversuch oder die Testphase, bis Sie bereit sind“, sagt McGeorge. Sie schließt: Viele Unternehmen wie Buffer oder Shake Shack haben eine komprimierte Arbeitswoche ausprobiert und sind nicht zurückgekehrt.

„Shake Shack in den USA hat mit einer komprimierten Arbeitswoche experimentiert, um Produktivität und Work-Life-Balance zu verbessern“, sagt McGeorge, „und [das Unternehmen] weitet das Programm jetzt aus.“

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