Die 6 besten Tipps, um mehrere Projekte gleichzeitig erfolgreich zu managen

Ihre Chefin oder Ihr Chef gibt Ihnen ein Projekt. Ein Kollege ist krank geworden und braucht Unterstützung, solange er ausfällt. Moment, Sie sind ja selbst die Führungskraft und müssen Ressourcen und Aufgaben verteilen, und alles türmt sich auf Ihrem Schreibtisch! Kommt Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vor?

Wenn Sie sich überfordert fühlen oder glauben, keine weitere Arbeit mehr bewältigen zu können, setzen Sie auf Projektmanagement!

Projektmanagement bedeutet, Ressourcen zu organisieren und zu steuern, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen verschiedene Wege, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, ohne sich überfordert zu fühlen. Außerdem gebe ich Ihnen ein paar Tipps, wie Sie Ihre Zeit und Ihre Ressourcen effektiv einsetzen, um auf Kurs zu bleiben und Deadlines einzuhalten. Leichter gesagt als getan? Keine Sorge, das schaffen wir.

Unsere besten Tipps für den Umgang mit mehreren Projekten

Sie müssen nicht jeden dieser Tipps befolgen, um mehrere Projekte erfolgreich zu managen. Hoffentlich ist aber mindestens einer davon in Ihrer Situation hilfreich. Projektmanagement kann herausfordernd sein, und mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren ist es noch mehr. Das Ziel ist daher, dass Sie ein weiteres Werkzeug in Ihrem Projektmanagement-Werkzeugkasten mitnehmen, das Ihnen in einem entscheidenden Moment wirklich hilft.

Schauen wir uns die besten Projektmanagement-Tipps an, mit denen Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen:

• Bleiben Sie achtsam

• Halten Sie die Kommunikation offen

• Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen

• Schauen Sie voraus

1. Bleiben Sie achtsam

Oft wird etwas übersehen. Versuchen Sie deshalb, Ihre Projekte achtsam zu starten. Wenn so viele Aufgaben und Projekte auf Ihrem Teller liegen, nehmen Sie sich zuerst etwas Zeit zum Entspannen, bevor Sie loslegen und alles organisieren und steuern. Wer mit Angst oder Stress in mehrere Projekte springt, trifft am Ende schlechte Entscheidungen oder managt schlecht. Auch wenn es widersprüchlich klingt: Werden Sie langsamer, atmen Sie durch und verschaffen Sie sich einen Überblick, bevor Sie beginnen. Ich sage nicht, dass Sie jeden Morgen eine Kerze anzünden und meditieren sollen. Ich sage nur: Atmen Sie durch und entspannen Sie sich. Ihre Projekte gehen nicht in Flammen auf, wenn Sie sich 10 Minuten nehmen und Ihre innere Uhr neu stellen.

2. Halten Sie die Kommunikation offen

Wenn Sie etwas beschäftigt oder ein Projekt Sie überfordert, sprechen Sie mit den Beteiligten. Offene Kommunikation beugt möglichen Problemen und Missverständnissen vor, die bei der Zusammenarbeit an Projekten entstehen können.

Offene Kommunikationswege schaffen außerdem Transparenz und Klarheit, sodass alles reibungslos weiterläuft. Wenn Sie Fragen haben oder etwas klären müssen, fragen Sie immer nach. Denken Sie an Situationen zurück, in denen Sie mehr Informationen gebraucht hätten. Nachfragen ist besser, als Dinge offen zu lassen, denn unterbliebene Fragen führen oft zu mehr Problemen oder Missverständnissen.

3. Kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen

Leichter gesagt als getan, oder? Aber im Ernst: Wenn Sie Ihre Stärken und Schwächen nicht kennen, nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift, ziehen Sie eine Linie in die Mitte und schreiben Sie sie auf. Worin sind Sie gut? Welche Aufgaben machen Ihnen Freude? Und umgekehrt: Welche Aufgaben oder Tätigkeiten machen Ihnen keinen Spaß oder dauern bei Ihnen lange?

Wir sind nicht in allem perfekt. Wenn Sie wissen, was Sie gut und was Sie weniger gut können, fällt es Ihnen leichter, mehrere Aufgaben zu verteilen. Aufgaben zu delegieren an Personen, die in bestimmten Bereichen stark sind, entlastet Sie und bringt das Projekt letztlich schneller ins Ziel. Sie müssen nicht alles allein stemmen! Vertrauen Sie Ihrem Team und delegieren Sie!

4. Schauen Sie voraus

Dieser Punkt hängt mit Ihren Stärken und Schwächen zusammen. Dennoch ist es wichtig, auch vorauszuschauen, was demnächst ansteht. Wenn eine arbeitsreiche Woche bevorsteht oder viele Abgaben gleichzeitig fällig sind, planen Sie dafür. Wenn die Deadline für ein bestimmtes Projekt eng ist, wissen Sie das im Voraus und können Ihre Ressourcen entsprechend einplanen. Denken Sie vorausschauend und haben Sie immer einen Plan. Projekte „aus dem Bauch heraus“ zu steuern, ist auf Dauer nicht tragfähig, und irgendwann wird etwas übersehen.

5. Bleiben Sie flexibel

Dieser Punkt ist entscheidend, wenn Sie mit anderen an Projekten arbeiten: Seien Sie bereit, Dinge bei Bedarf zu ändern. Deadlines werden oft verschoben, Aufgaben neu zugewiesen, und die Verfügbarkeit von Personen schwankt. Wenn Sie nicht mit dem Fluss gehen können, wird es sehr schwierig, mehrere Projekte zu managen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Projekte steuern, und nutzen Sie eine Projektmanagement-Software wie Hive, mit der Sie Aufgaben, Ressourcen und Deadlines flexibel verschieben können.

6. Seien Sie kompromissbereit

Manchmal braucht es Kompromisse, um Deadlines einzuhalten und alle zufrieden zu halten (auch Sie selbst). Das kann bedeuten, dass jemand mehr Arbeit übernimmt oder eine Aufgabe um ein, zwei Tage verschoben wird. Es kann heißen, das Budget zu überschreiten oder sogar Arbeit zu streichen, die nicht zum Projektumfang gehört. Aber wie ich gern sage: Wählen Sie Ihre Kämpfe. Manche lohnen sich nicht, und Kompromisse bei bestimmten Aufgaben und Deadlines glätten die Wogen und beruhigen die Stakeholder. Denken Sie daran: Niemand ist immer glücklich, und das ist in Ordnung!

Gutes Projektmanagement ist Arbeit

Als Projektleitung ist nicht alles eitel Sonnenschein. Es ist harte Arbeit, und oft fühlt es sich an, als würden Sie mit verbundenen Augen Katzen hüten. Um in der Projektmanagement-Rolle erfolgreich zu sein, ob mit mehreren Projekten oder nur mit einem, sollten Sie Ihre Zeit und Ihre Ressourcen aber immer effektiv einsetzen.

Auf Kurs bleiben bei Projekten und Deadlines, mit allen Stakeholdern kommunizieren und sich bei Bedarf anpassen: Auf diese Fähigkeiten können Sie sich an jedem Arbeitstag verlassen. Nutzen Sie die verfügbaren Hilfsmittel, ob eine gute Projektmanagement-Software oder einfach klassisch Stift und Papier, um organisiert und bei der Sache zu bleiben. Und vor allem: Scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf um Hilfe zu bitten! Es ist keine Schande, zuzugeben, dass man nicht alles allein schafft. Wir sind schließlich nur Menschen.

Mehrere Projekte mit Hive managen

Hive ist ein führendes Projektmanagement-Tool, das alle Ihre Arbeitswerkzeuge in einem einzigen Dashboard bündelt. So können Sie Projekte managen, mit Kolleginnen und Kollegen chatten, E-Mails senden und sogar Zoom-Calls starten, ohne das Fenster zu verlassen.  Hive bietet sechs flexible Ansichten, darunter Gantt-, Kanban-, Kalender- und Tabellenansicht, damit Sie Ihre Projekte besser sehen und verstehen. Die Portfolio-Ansicht von Hive Wenn Sie mehrere Projekte managen, zeigt Ihnen die Portfolio-Ansicht von Hive alle Projekte an einem Ort. Sie verbindet den Detailgrad des Projekt-Navigators mit der Flexibilität einer Tabellenansicht. 

Stellen Sie sich die Portfolio-Ansicht als Tabelle vor: Die Projekte stehen untereinander auf der linken Seite, die Felder und einzelnen Aufgaben auf der waagerechten Achse. So funktionieren sie: 

• Felder enthalten die grundlegenden Informationen zu einem Projekt, etwa Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Status und Statusbeschreibung.

• Benutzerdefinierte Felder können Sie auf Projektebene hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu erfassen, etwa das Budget des Projekts oder die zugewiesenen Teammitglieder.

Mit der Portfolio-Ansicht von Hive sehen Sie leicht, welche Aufgaben erledigt sind, welche Aufgaben projektübergreifend gleich sind und welche überfällig sind. Sie können auch einzelne Projekte öffnen und sie detaillierter in der Kanban-, Gantt-, Tabellen- oder Kalenderansicht ansehen. Auch bei den benutzerdefinierten Feldern sind Ihnen keine Grenzen gesetzt: Sie können beliebig viele Informationen in Ihre persönliche Portfolio-Ansicht aufnehmen. Profi-Tipp: Lesen Sie, wie Sie die Portfolio-Ansicht von Hive anpassen. Aufgabenverwaltung in mehreren Projekten mit Hive-Labels vereinfachen Wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig erledigen und unter Zeitdruck stehen, ist Priorisieren entscheidend. Das Label-System von Hive hilft Ihnen, diesen Prozess mühelos zu durchlaufen.

• Kennzeichnen Sie dringende Aufgaben mit dem Label „Hohe Priorität“.

• Vergeben Sie das Label „Kritisch“ an Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit brauchen.

• Nutzen Sie das Label „Niedrige Priorität“ für weniger dringende Aufgaben.

• Setzen Sie Labels konsequent ein, um Klarheit und Ordnung zu wahren.

• Prüfen und aktualisieren Sie Labels regelmäßig, damit sie wechselnde Prioritäten widerspiegeln.

Zusätzlich zu diesen Tipps für das erfolgreiche Management mehrerer Projekte sollten Sie Aufgaben nach Möglichkeit delegieren, um Ihre Arbeitslast zu verringern. Nutzen Sie Hive-Chats und die integrierte E-Mail, um mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Sie können die Projektansichten leicht auf Teammitglieder umstellen und sehen, wer mehr Luft hat und Ihnen etwas abnehmen könnte.