7 Tipps für produktive wöchentliche Team-Meetings

Wöchentliche Team-Meetings sind wichtige Fixpunkte: Alle teilen Neuigkeiten, verfolgen den Fortschritt und wachsen als Gruppe zusammen. Doch laut einer Umfrage unter Führungskräften sind mehr als 67 % der Meetings unproduktiv. Diese Zahl ist mehr als besorgniserregend. Bleiben unproduktive Meetings unbeachtet, führen sie irgendwann zu verfehlten Quartalszielen, unengagierten Teams und einer schwachen Gesamtleistung des Unternehmens.  Als Führungskraft eines Teams vor Ort oder remote sollten Sie die Ursachen Ihrer unproduktiven Meetings erkennen und sofort handeln. Leider gibt es selten nur eine Ursache und eine einfache Lösung. So gut Ihr Team auch ist: Maximale Produktivität rund um die Uhr ist nicht möglich. Effizienz schwankt ganz natürlich, und alle brauchen Zeit, um sich zu sammeln und aufzuladen. Das heißt aber nicht, dass Sie keine Verbesserungen finden können. Sinkt die Produktivität Ihrer Meetings, gehen Sie das Problem direkt an und suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Team nach Ursachen. In diesem Beitrag teilen wir unsere Tipps, wie Sie wöchentliche Team-Meetings planen und leiten, die nachhaltig produktiv sind.  

1. Überprüfen Sie Ihre wöchentlichen Meetings

Regelmäßige Audits sind ein Grundpfeiler jedes erfolgreichen B2B- oder B2C-Unternehmens. Denn Abläufe, die früher funktionierten, passen heute vielleicht nicht mehr. Ob Ihr Team auf Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder einen anderen Bereich spezialisiert ist: Prüfen Sie Ihren Meeting-Kalender ähnlich wie Ihre Website oder Ihre Social-Media-Kanäle.  Anders als bei Website- und Social-Media-Audits braucht diese Prüfung aber mehr Handarbeit als Automatisierung. Ziel ist es herauszufinden, was in der aktuellen Meeting-Struktur Ihres Teams funktioniert und was nicht. Zum Einstieg helfen diese Fragen: 

• Ist es für meine Teammitglieder tragbar, x wöchentliche Meetings zu haben?

• Wie lange dauern diese wöchentlichen Meetings? Sollten sie kürzer oder länger sein?

• Sind manche wöchentlichen Meetings überflüssig oder doppelt? Anders gefragt: Ließen sich die Informationen in einer E-Mail oder einem Memo bündeln?

• Welchen Zweck hat jedes Meeting, und wird er auf möglichst effektive Weise erfüllt?

Es ist wichtig, diese Fragen für sich zu durchdenken. Um den Stand der wöchentlichen Meetings Ihres Teams aber vollständig zu beurteilen, müssen Sie diese Fragen auch Ihrem Team stellen. Damit sind wir beim nächsten Tipp.

2. Laden Sie nur die richtigen Personen ein

„Weniger ist mehr“ gilt im Arbeitsalltag oft. Überlegen Sie genau, wen Sie zu den wöchentlichen Meetings einladen. Je größer die Gruppe, desto eher sinkt die Produktivität. Mit nur den wesentlichen Personen erzielen Sie schneller Ergebnisse. Können notwendige Teammitglieder nicht teilnehmen, verschieben Sie das Meeting.

3. Bestimmen Sie eine Person für die Leitung

Ein produktives wöchentliches Meeting hat meist eine Person, die es leitet. Sie sollte auf jede Situation vorbereitet sein, etwa auf technische Probleme (schlechte Internetverbindung, Schwierigkeiten beim Teilen des Bildschirms usw.), und immer einen Plan B haben. Wer das Meeting leitet, gibt den Ton der Diskussion vor, hält sich an die Agenda, vermeidet Abschweifungen, legt Regeln und Best Practices fest und sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen. 

4. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht überlasten

Ein Haupthindernis für Produktivität ist Burnout. Bei Remote-Arbeit kann Burnout durch Müdigkeit durch virtuelle Meetings, Isolation oder fehlende Trennung von Privatleben und Arbeit entstehen. Ob Sie sich vor Ort treffen oder virtuelle Meetings durchführen: Achten Sie darauf, dass sich Ihr Team nicht überlastet und an beiden Enden der Kerze brennt.  Bevor Sie den Meeting-Plan Ihres Teams ändern, nutzen Sie Ihre Einzelgespräche. Nehmen Sie sich Zeit zu fragen, wie sich die Mitarbeitenden mit den aktuellen Meeting-Regeln fühlen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um die Fragen aus dem vorigen Abschnitt zu stellen und ihre Sicht zu erfahren. Fühlen sie sich überfordert und mit Meetings überbucht? Erschwert die Zeit in Meetings es ihnen, Deadlines einzuhalten? Könnten die Meetings selbst schlanker und besser strukturiert sein? Wenn Sie mit Ihren Teammitgliedern einzeln sprechen, erhalten Sie Feedback, mit dem Sie die wöchentlichen Meetings fundiert verbessern können. Dasselbe Prinzip gilt auch für Sie. Führungskräfte im mittleren Management verbringen mindestens 35 % ihrer Zeit in Meetings. Führungskräfte im oberen Management verbringen die Hälfte ihrer Zeit in Meetings. Und wenn Sie sich ausgebrannt und überfordert fühlen, ist es äußerst schwierig, wöchentliche Team-Meetings vorzubereiten und zu leiten. Der wöchentliche Meeting-Plan verdient daher für Sie dieselbe Überarbeitung wie für den Rest Ihres Teams.

5. Scheuen Sie sich nicht, ineffektive Meetings abzusagen

Die Vorbereitung wöchentlicher Meetings kann sehr zeitaufwendig sein. Allein dafür gehen schnell 4 Stunden pro Woche oder mehr drauf. Wenn Sie Ihre Meetings prüfen und mit Ihrem Team einzeln sprechen, stellen Sie vielleicht fest, dass manche Meetings entscheidend sind und andere nicht.  Um zu entscheiden, was bleibt und was wegfallen kann, sehen Sie sich jedes Meeting im Kalender Ihres Teams genau an und legen Sie seinen Zweck fest. Ist ein Meeting nötig, aber nicht jede Woche, können Sie es vom wöchentlichen Status-Meeting in ein zweimonatliches, vierteljährliches usw. umwandeln. Statt jede Woche ein Retrospektiv-Meeting zu halten, setzen Sie es vielleicht auf zweimal im Monat zurück. Oder umgekehrt: Würde Ihr Team von regelmäßigeren Kick-off-Meetings profitieren, machen Sie aus einem vierteljährlichen Meeting ein wöchentliches.  Wichtig ist, Wege zu finden, die Bedürfnisse Ihres Teams zu erfüllen. Das kann bedeuten, die Zahl der wöchentlichen Meetings oder ihre Dauer zu verringern oder zu erhöhen. 

6. Bitten Sie Ihr Team, Themen vorab einzureichen

Sie haben die wöchentlichen Meetings Ihres Teams geprüft und angepasst. Als Nächstes optimieren Sie die Zeit, die Ihr Team in Meetings verbringt. Dazu planen und strukturieren Sie Ihre Meetings im Voraus. Gehen Sie dabei gemeinsam vor. Bitten Sie Ihr Team zum Beispiel, einige Tage vor dem Meeting IDS-Themen (Identify, Discuss, Solve: erkennen, besprechen, lösen) einzureichen.  Nehmen wir an, Sie halten jeden Montag ein wöchentliches Kick-off-Meeting, um sich gemeinsam auf die kommende Woche vorzubereiten. Dann kann Ihr Team alle Fragen und Bedenken zur kommenden Woche in einem laufenden Dokument sammeln. Im Meeting nutzen Sie dieses Dokument als Leitfaden, um die Anliegen Ihres Teams zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu finden.  Bonus: Nutzen Sie ein Tool für Notizen wie Hive Notes, um eine Gliederung zu erstellen und die Agenda vor Beginn des Meetings mit den Teilnehmenden zu teilen. So kann jeder seine Ideen an derselben Stelle ergänzen. Und mit der fertigen Vorlage „Project Kickoff“ gibt es wirklich keine Ausrede.  Wie Sie Ihre Team-Meetings auch strukturieren: Am wichtigsten ist, dass Sie ihnen eine Richtung geben. So bleibt Ihr Team bei den Themen und im vorgesehenen Zeitrahmen. 

7. Arbeiten Sie schon während der Meetings mit Hive

Ist der Meeting-Workflow Ihres Teams reif für ein Upgrade? Möchten Sie Ihr Projektmanagement-Tool mit Echtzeit-Kommunikation im Team verbinden, damit Sie nicht bis nach dem Meeting warten müssen, um loszulegen? Dann sind Sie hier richtig. Collaboration-Tools wie Hive sind genau dafür gemacht. Wie kann Hive Ihnen also helfen, schon während Ihrer Meetings zu arbeiten?  Die Antwort ist Hive Notes. Hive Notes ist das eigenständige Tool von Hive (für aktuelle Hive-Nutzer bereits integriert). Es hilft Teams, vor, während und nach dem Meeting zusammenzuarbeiten.  Hive Notes ist besonders nützlich für wöchentliche Team-Meetings: Sie erstellen eine Agenda und teilen sie vor Beginn des Meetings mit allen Teammitgliedern. Mit den Integrationen von Hive für Gmail, Office und Zoom verknüpfen Sie jede Notiz direkt mit Ihrem Kalender und starten Zoom-Meetings vom selben Bildschirm aus. So finden alle die Notiz leicht und halten die gesamte Meeting-Kommunikation verbunden. Während Ihrer Meetings arbeiten alle Teammitglieder in Echtzeit zusammen und ergänzen Text, Bilder und Kommentare in derselben Notiz. Daraus machen Sie jeden Gesprächspunkt zu einem konkreten nächsten Schritt, weisen ihn einem Teammitglied zu und legen sogar ein Fälligkeitsdatum fest. Diese Aktionen erscheinen in Ihrem Hive-Dashboard, damit der Schwung nach dem Meeting bleibt. Steht das nächste wöchentliche Meeting an, öffnen Sie einfach die Notiz und fügen einen neuen Meeting-Eintrag hinzu. So bleiben alle Notizen in einem einzigen Thread. Es ist das Meeting-Tool, von dem Sie nicht wussten, dass es Ihnen fehlt.  Wenn Sie die wöchentlichen Meetings Ihres Teams optimieren wollen, sollten Sie Vorbereitung und Durchführung immer wieder neu bewerten. Zögern Sie nicht zu hinterfragen, warum Abläufe so sind, wie sie sind, auch wenn Sie sie selbst so eingeführt haben. Denn wenn Sie Ihre Prozesse nie betrachten, merken Sie vielleicht nie, dass Sie und Ihr Team nur noch Routine abspulen.  Einen Kalender mit hochproduktiven wöchentlichen Team-Meetings können Sie nur aufbauen, wenn Ihr ganzes Team an einem Strang zieht. Mit diesen Tipps und Tools wie Hive stellen Sie sicher, dass Ihr Team entscheidend zum langfristigen Wachstum Ihres Unternehmens beiträgt.

Dieser Gastbeitrag stammt von Mackenzie Scott. Mackenzie ist Copywriterin bei Soundstripe, einem Unternehmen für lizenzfreie Musik , das Filmemacher, Kreative und Werbetreibende mit einer breiten Auswahl an Stock-Musik versorgt, etwa mit lizenzfreier Ambient-Musik.