Warum ein meetingfreier Tag für die Produktivität so wichtig ist

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es wäre, einen ganzen Tag ohne Meetings zu arbeiten? Dann könnte das Konzept der „meetingfreien Tage“ die Antwort sein. Dabei geht es aber nicht nur darum, Meetings zu streichen. Es geht darum, die eigene Einstellung zu Meetings zu ändern. Die Experten Peter Docker, Pilot, Berater und Autor von Leading from the Jumpseat, und Tanvir Bhangoo, Business-Stratege, CEO und Autor von The P.R.O. Business Mindset, erklären, wie Sie diesen Trend nutzen und warum es so wichtig ist, Meetings neu zu denken.

Was ist ein meetingfreier Tag?

Ein meetingfreier Tag ist genau das, wonach er klingt: ein Tag pro Woche, den Sie in Ihrem Kalender freihalten. Sie konzentrieren sich nur auf Ihre eigene Arbeit, und keine Meetings unterbrechen Sie. Es geht aber nicht nur darum, freie Zeit zu haben. Meetingfreie Tage zeigen auch viel über die Unternehmenskultur und die Haltung der Organisation zu Meetings.

„Wir wollten die Produktivität insgesamt steigern. Außerdem waren alle erschöpft von zu vielen Meetings“, sagt er. „Zuerst haben wir gesehen, dass ein meetingfreier Tag allein nichts bringt: Die Leute haben einfach alle Meetings in den Rest der Woche gequetscht. Dadurch waren sie sogar weniger produktiv. Also haben wir zuerst die Ursache angepackt. Das Verhalten sollte sich ändern, weg von Meetings um der Meetings willen, hin zu echten Ergebnissen.“

Zu diesem Wandel gehörten Chat-Tools, Regeln für das Buchen von Meetings und für Agenden sowie bessere Wege für den Informationsaustausch im Team. Und all das wegen eines meetingfreien Tages.

Warum brauchen Sie ihn?

Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie im Laufe des Tages genug erledigen, auch wenn Sie ab und zu in ein paar Meetings sitzen. Doch Meetings sind in der Zukunft der Arbeit ein heikles Thema. Und womöglich haben Sie unbewusst ein belastetes Verhältnis dazu, wie sie Ihre Produktivität beeinflussen.

1. Sie haben zu viele Meetings

Ein Grund für meetingfreie Tage ist, dass Meetings inzwischen unsere Kalender dominieren, seit der Pandemie. Laut Docker hat die Remote-Arbeit mehr Meetings gebracht als je zuvor. Eine Studie aus dem Jahr 2020 mit 3,1 Millionen Menschen in 16 Städten weltweit zeigte: Die Beschäftigten nahmen an 13 Prozent mehr Meetings teil, auch wenn jedes Meeting im Schnitt 12 Minuten kürzer war.

Bhangoo erklärt, woran das liegen könnte: Heute schaut niemand mehr kurz am Schreibtisch vorbei, daher fallen kurze Absprachen im Büro weg. Die früher spontanen Gespräche sind nun Meetings, die im Kalender eingetragen sind.

Zu viele Meetings wirken schnell eintönig und kräftezehrend. Wichtige Informationen können dabei untergehen, wenn sich ein sinnloses Meeting genauso anfühlt wie ein wichtiges.

2. Ihr Flow wird unterbrochen

Meetings bremsen die Produktivität auch, weil sie Ihren Flow unterbrechen und Ihren Arbeitsrhythmus stören.

„Ein wichtiger Grund für diesen Trend ist der fehlende Informationsfluss in virtuellen Umgebungen“, sagt Bhangoo. „Im Büro fließen Informationen viel freier. Ideen sammeln, etwas mit der Chefin oder dem Chef klären oder ein kurzes Update geben: Dafür muss man im Büro kein offizielles Meeting ansetzen. Wenn aber alle remote arbeiten, wird daraus meist ein Call im Kalender.“

„Leider werden Meetings oft als Störung gesehen, nur nicht von denen, die sie einberufen“, sagt Docker.

Manche Forschende nennen das Gefühl, nach einem zähen Meeting wieder in den Rhythmus zu finden, 'Meeting-Recovery-Syndrom'. Bei Meetings hintereinander dauert die Erholung noch länger. „Fokus aufzubauen kostet Mühe und Energie, vor allem bei den vielen Ablenkungen um uns herum“, ergänzt Bhangoo. „Außerdem zeigt die Forschung, dass Entscheidungen unsere Willenskraft aufbrauchen. Mehr Meetings bedeuten meist mehr Entscheidungen. Deshalb sind wir erschöpft, wenn wir uns endlich auf unsere Arbeit konzentrieren wollen.

3. Ihre Einstellung muss sich ändern

Meetingfreie Tage können auch helfen, das gespannte Verhältnis zu Meetings zu verändern. Aus lästigen Pflichtterminen werden dann sinnvolle, positive Erlebnisse.

„Zeit ist eine begrenzte Ressource“, ergänzt Docker. „Wenn wir zu einem Meeting ‚Ja‘ sagen, sagen wir ‚Nein‘ zu vielen anderen Dingen, die unsere Leute tun könnten. Jede Situation ist anders. Das Meeting ist nicht das Problem. Das Problem ist der Eindruck, dass wir die Zeit der Menschen nicht wertschätzen.“

Docker sagt außerdem, dass Meetings weniger bringen, wenn man nur Angst hat, etwas zu verpassen. Wer Meetings so sieht wie Kinder die Anwesenheitspflicht in der Schule, kommt nicht aus den richtigen Gründen. Dadurch kann der Blick auf Meetings verzerrt werden.

„Wir müssen unser Verhältnis zu Meetings ändern und sie neu definieren. Dann sehen wir sie als etwas, das uns voranbringt, und nicht als etwas, das uns zurückhält.“

So gelingen meetingfreie Tage

„Entscheidend ist: Bevor Sie meetingfreie Tage einführen, sollten Sie das Kernproblem benennen, das Sie lösen wollen. Arbeiten Sie dann mit Ihrem Team daran, zuerst das richtige Verhalten für mehr Produktivität zu verankern.“

Dazu gehören Regeln, so Bhangoo, die am besten zum Workflow des Unternehmens passen. Legen Sie sinnvolle Ausnahmen fest, etwa wenn dies der einzige Tag ist, an dem Kundschaft oder Führungskräfte Zeit haben, oder wenn ein Produktlaunch ansteht.

„Die Führungsebene muss diese Regeln befolgen und vorleben“, sagt Bhangoo. „Hält sich die Führung nicht daran, wird es schwer, den Rest des Teams zu überzeugen.“

Docker weist außerdem darauf hin, dass Mitarbeitende ein Meeting verlassen dürfen, wenn sie auf andere Weise produktiver zum größeren Ziel beitragen können.

Außerdem sollten Sie Ihre persönliche Produktivität mit der Ihres Teams abstimmen und sich nicht auf meetingfreie Tage beschränken. Sind Sie morgens am produktivsten, planen Sie stattdessen ein paar meetingfreie Vormittage pro Woche ein.

„Jeder Mensch, jedes Team, jede Organisation und jede Branche ist anders. Ich rate dazu, auf die eigenen Leute zu hören. Fragen Sie nach Feedback und setzen Sie es um.“

Kein meetingfreier Tag möglich? Kein Problem

Wenn Sie keine meetingfreien Tage festlegen können, gibt es andere Wege, überflüssige Besprechungen zu reduzieren. So bleibt Ihnen Kapazität für die Meetings, die Ihre volle Konzentration brauchen.

„Wenn zwei E-Mails ein Problem nicht lösen, rufen Sie die Person an“, empfiehlt Bhangoo. „Damit lösen wir erfahrungsgemäß 80 % der Fälle, die sonst zu Meetings werden. Außerdem spart es allen Zeit, denn auch E-Mails zu schreiben kostet Aufwand.“

Ob Sie das Meeting leiten oder nur teilnehmen: Docker rät, jede Gelegenheit zum Lernen zu nutzen.

„Gehen Sie Meetings mit dem Ziel der ständigen Verbesserung an“, sagt er. „Fragen Sie am Ende jedes Meetings die Teilnehmenden, ob sie einen Teil als Zeitverschwendung oder irrelevant empfunden haben. Setzen Sie das Feedback um.“

Hive ist die weltweit erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform. Erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, hier.