Den besten Meeting-Rhythmus für Ihr Team finden

Kein Digital-Marketing-Team sagt jemals: „Gut, wir können mit dem Optimieren aufhören. Diese guten Ergebnisse halten ewig.“ Denn Quartalsziele zu erreichen, exzellenten Kundenservice zu bieten und interne Prozesse zu verbessern sind keine Aufgaben, die ein Team einmal abhakt und dann für immer erledigt hat.

Wäre das so, bräuchte es keine regelmäßigen Audits für Social Media und die gesamte Website, kein neues Training für Chatbots und keine neuen Kundenumfragen. Alte Daten und positive Bewertungen von vor fünf Jahren würden genügen, um das Unternehmenswachstum zu sichern. Doch wie wir alle wissen, ist das für B2B- und B2C-Unternehmen schlicht nicht die Realität.

Damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist, müssen seine Teams jeden Tag daran arbeiten, die aktuellen Prozesse, Produkte und Services zu verbessern. Wer nicht ständig auf neue Ziele hinarbeitet, dessen Wachstum stagniert und geht schließlich zurück. Dann dauert es nicht lange, bis Sie Ihre Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz verlieren.

Um Ihr Unternehmen auf den Weg zu nachhaltigem Erfolg zu bringen, müssen Sie zuerst die internen Abläufe verbessern. Das beginnt mit dem Meeting-Rhythmus Ihres Teams. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie prüfen, wie wirksam Ihr aktueller Meeting-Rhythmus ist. Dazu geben wir Best Practices, mit denen Sie den größten Nutzen aus Team-Meetings ziehen.

Ist der aktuelle Meeting-Rhythmus Ihres Teams wirksam?

Es ist durchaus möglich, dass der beste Meeting-Rhythmus für Ihr Team nicht der ist, den Sie heute haben. Das hat folgenden Grund.

Wenn Ihr Team wächst und das Unternehmen größer wird, verschieben sich Prioritäten ganz natürlich. Ein Meeting, das Sie vor drei Jahren für wichtig und dringend hielten, ist vielleicht nicht mehr so bedeutsam. Vielleicht hat sich Ihr Team seitdem verdreifacht, und es bleibt nicht genug Zeit, damit jede Person über ihren Fortschritt berichtet. Vielleicht hat das Meeting mit der Zeit Struktur und Zweck verloren, und Ihr Team ist nicht mehr bei der Sache.

Wenn Sie auf ein paar Faktoren achten, können Sie regelmäßig prüfen, ob die Meetings Ihres Teams so nützlich und nötig sind, wie Sie es anfangs erhofft haben.

Was diese Faktoren über Ihre aktuellen Prozesse verraten

Geplante Zeit im Vergleich zur tatsächlichen Zeit

Wussten Sie, dass Führungskräfte in der Regel 35 bis 50 % ihrer Zeit in Meetings verbringen und mehr als die Hälfte davon (67 %) für unproduktiv halten? Meetings sind für Unternehmen unbestritten nötig, aber nicht jedes Meeting ist für Teams nötig oder nützlich.

Ein erstes Zeichen dafür, dass der Meeting-Rhythmus Ihres Teams eine Auffrischung braucht: Bestimmte Meetings überziehen oder enden deutlich früher. Überziehen kann bedeuten, dass die Meetings besser strukturiert, verlängert und/oder häufiger angesetzt werden sollten (zum Beispiel wöchentlich statt monatlich).

Endet ein Meeting früher, kann das heißen, dass es zu oft stattfindet (zum Beispiel täglich statt wöchentlich) oder dass es schlicht zu wenig zu besprechen gibt. Trifft Letzteres zu, ist es vielleicht Zeit, das Meeting ganz zu streichen.

Stimmung bei Einzelnen und im Team

Wenn Sie ermitteln, wie viel Zeit Ihr Team wöchentlich in Meetings verbringt, erkennen Sie gut, was am aktuellen Meeting-Rhythmus funktioniert und was nicht. Sicher wissen Sie es aber erst, wenn Sie direkt an der Quelle fragen: bei Ihrem Team.

Fühlen sich Mitarbeitende aus Ihrem direkten Bereich oder andere Teammitglieder vom Team oder vom Unternehmen abgekoppelt? Sind die richtigen Personen in den Meetings dabei? Sind die Inhalte der Meetings relevant und umfassend? Nutzen Sie die Gelegenheit, mit jedem Teammitglied unter vier Augen zu sprechen und genau zu erfahren, wie es die Meetings erlebt.

So finden Sie auch heraus, welche konkreten Änderungen Ihr Team vornehmen kann, damit alle Beteiligten die Meetings fesselnd, produktiv und nützlich finden.

So wählen Sie den besten Meeting-Rhythmus für Ihr Team

Halten Sie es schlank und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Ob Ihr Team Meetings virtuell durchführt, vor Ort oder beides: Wir empfehlen bei der Meeting-Planung den Ansatz „weniger ist mehr“. Das meinen wir damit: Die große Mehrheit der Beschäftigten nutzt Meeting-Zeit zum Tagträumen (90 %) oder um andere Arbeit nachzuholen (73 %). Dafür gibt es viele Gründe, doch im Kern geht es um die Sicht auf wesentlich und unwesentlich.

„Weniger ist mehr“ heißt einfach: Sie bestimmen, welche Meeting-Arten für Ihr Team am wichtigsten sind und wie oft sie realistisch stattfinden sollten. Vielleicht planen Sie wöchentliche Einzelgespräche ein, zweiwöchentliche All-Hands-Meetings Ihrer Abteilung und vierteljährliche Business Reviews. Haben Sie die wichtigsten Meetings festgelegt, können Sie bei Bedarf Zeit für ergänzende Meetings einplanen.

Am wichtigsten ist, dass Ihr Team gut informiert und engagiert ist, aber nicht von Meetings überlastet wird. Besonders bei Remote- und hybriden Arbeitsmodellen kann Zoom-Müdigkeit entstehen und die Stimmung im Team stark belasten.

Mit einer schlanken Meeting-Planung, die sich aufs Wesentliche beschränkt, stellen Sie sicher, dass Ihr Team das Beste aus den Meeting-Zeiten herausholt.

Legen Sie klare Erwartungen mit Ihrem Team fest.

Jedes Meeting im Rhythmus Ihres Teams sollte einen klar definierten Zweck und eine Agenda haben. Am besten gelingt das mit einem Meeting-Tool wie Hive Notes. Hive Notes ist eine kostenlose Erweiterung von Hive. Damit erstellen Sie Agenden, teilen sie mit den Teilnehmenden und bearbeiten sie während des Meetings gemeinsam in Echtzeit. Es ist ein völlig neuer Weg, Meeting-Notizen zu erstellen und dafür zu sorgen, dass alle mit klaren nächsten Schritten aus dem Meeting gehen.

Hive Notes ist jetzt auch als App im Zoom Marketplace verfügbar. So nutzen Sie die volle Leistung von Hive Notes direkt in Ihrem Zoom-Fenster. Das ist der einfachste Weg, in Zoom-Meetings Notizen zu machen, ohne zwischen Bildschirmen hin- und herzuwechseln.

Ihr Team sollte nicht nur den Wert jedes Meetings sehen, sondern auch wissen, ob und wie es etwas beitragen soll. (Das Letzte, was ein Teammitglied möchte, ist, kurzfristig eine Präsentation aus dem Boden zu stampfen.)

Finden bestimmte Meetings ausschließlich über Zoom statt? Oder können Teammitglieder auch vor Ort teilnehmen? Beachten Sie: Je nach Standort und Ausstattung Ihrer Teammitglieder müssen Sie Ihre Erwartungen unter Umständen anpassen. Wirksame Kommunikation im Remote-Team heißt, die Hürden und Hindernisse Ihres Teams zu verstehen und die eigenen Erwartungen zu steuern. Wenn das Meeting einem hybriden Meeting-Modell folgt: Wie sorgen die Teamleitungen dafür, dass Remote-Mitarbeitende nicht übertönt oder aus dem Gespräch ausgeschlossen werden?

Solche Fragen sollten Sie lange vor Beginn des Meetings beantworten können. Wenn Sie Ihre Erwartungen mit den Teammitgliedern abstimmen, sind alle auf demselben Stand.

Fragen Sie nach Feedback, hören Sie zu und setzen Sie es um.

Der letzte und vielleicht wichtigste Weg zum besten Meeting-Rhythmus für Ihr Team: regelmäßige Check-ins mit dem Team.

Entgleisen Gespräche in Meetings zu oft? Dominieren manche Personen die Diskussion? Hat jedes Teammitglied das Gefühl, dass sein Beitrag geschätzt wird?

Ihre Team-Meetings können eine klare Agenda haben, minutengenau, und alle wichtigen Informationen abdecken, die Ihr Team täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich braucht. Und doch gibt es immer Raum für Verbesserung.

Wahrscheinlich haben Sie beim Leiten von Meetings eigene Vorurteile und blinde Flecken. Wenn Sie unter vier Augen mit Ihrem Team sprechen, treten Sie aus dieser selbst gebauten Blase heraus. Außerdem laden Sie Ihr Team ein, Feedback zu geben, das Ihre Meetings langfristig wirkungsvoller und spannender macht.

Dies ist ein Gastbeitrag von Mackenzie Scott. Mackenzie ist Texterin bei Soundstripe, einem Anbieter von Stock-Musik, der Filmschaffenden, Kreativen und Werbetreibenden verschiedene Musikgenres wie Country-Musik und Suspense-Musik für Videos bereitstellt.

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