So organisieren Sie Ihr Homeoffice

Ihr „Büro“ hat sich in den letzten sechs Monaten stark verändert. Aus einem Bürogebäude voller Kolleginnen und Kollegen wurde wahrscheinlich eine Wohnung oder ein Zimmer in Ihrem Haus. Wir arbeiten nun schon fast sechs Monate in dieser neuen Remote-Umgebung. Deshalb sollten wir uns Gedanken über die Organisation des Büros machen.

Die Aufteilung von Büro und Schreibtisch beeinflusst unsere Produktivität stark und damit auch, wie gut wir Dinge erledigen. Wussten Sie, dass Führungskräfte im Schnitt eine Stunde pro Tag damit verbringen, Informationen auf dem Schreibtisch oder Computer zu suchen? Und ein durchschnittlicher Mensch verschwendet bis zu vier Stunden pro Woche damit, nach Notizen und Papieren zu suchen, die auf dem Schreibtisch oder im Büro verloren gegangen sind. Dazu kommt: Ein unordentlicher Arbeitsplatz hat nachweislich einen negativen Einfluss auf Stress, Konzentration und Angst.

Leider ist vielen nicht klar, wie stark sich ein unorganisiertes Büro auf ihre Leistung auswirkt, sowohl physisch als auch digital. In diesem Beitrag zeigen wir, warum es wichtig ist, Ihr Büro zu organisieren. Wir betrachten die Vorteile klarer Abläufe im Büro und stellen wirksame Wege vor, wie Sie die digitale und die physische Ordnung („IRL“) verbessern.

Warum muss ich mein Büro organisieren?

Büroorganisation kann Unterschiedliches bedeuten. In der Praxis müssen Sie sie aber auf zwei Wegen angehen. Deshalb gehen wir auf zwei Organisationsstrategien ein, die zusammenwirken: die digitale Organisation und die physische Organisation Ihres Büros.

• Digitale Organisation: Hier geht es darum, Unordnung auf Ihrem Computer und Smartphone zu reduzieren, die Sie beruflich nutzen. Dazu gehört auch ein Managementsystem, mit dem Sie Projekte, Zeit, Kundschaft, Rechnungen und Teammitglieder leicht im Blick behalten.

• Physische Organisation: Hier geht es um die Ordnung im physischen Raum Ihres Büros. Dokumente, Schreibwaren, Möbel und einige andere Dinge müssen Sie dabei berücksichtigen.

Ist der physische Raum im Büro organisiert, bleiben Sie ruhig und fühlen sich entspannter. Sie müssen sich nicht sorgen, ein bestimmtes Dokument zu finden. Wenn alles geordnet ist, finden Sie ein Dokument, einen Stift oder etwas anderes viel leichter.

Doch auch bei einem aufgeräumten Raum kann fehlende digitale Ordnung Ihre Produktivität stark beeinträchtigen. Es ist entscheidend, ohne Verzögerung auf Dateien und Anwendungen auf Ihrem Computer zuzugreifen.

Methoden für die digitale Büroorganisation

Wir beginnen mit Methoden, mit denen Sie Ihr Büro digital organisieren. Das hat nichts mit den tatsächlichen physischen Dingen in Ihrem Büro zu tun. Es geht darum, wie Dateien, E-Mails und andere Dokumente auf Ihrem Desktop oder Laptop geordnet sind.

Digitale Organisation soll den Zugriff auf wichtige Dateien, Anwendungen und Daten einfacher und schneller machen.

Der erste Schritt ist, Ihren Laptop oder Computer aufzuräumen. Sehen Sie sich alle gespeicherten Dateien genau an. Wahrscheinlich sind viele darunter, die Sie gar nicht nutzen. Löschen Sie diese zuerst. Deinstallieren Sie Anwendungen auf Ihrem Computer, die Sie nicht verwenden.

Sobald alles geordnet ist, gehen Sie Ihre E-Mails durch. Legen Sie passende Ordner an. Das ist ein guter Weg, E-Mails zu organisieren. So können Sie Kategorien einrichten, mit denen Sie sich jeweils auf bestimmte Aufgaben konzentrieren.

Zum Schluss sollten Sie eine Projektmanagement-Software einsetzen, um die digitale Büroorganisation weiter zu verbessern. Dafür gibt es einige Optionen. Hive ist dafür eine großartige Plattform. Sie ist eine cloudbasierte Plattform für Remote-Arbeit und Projektmanagement, mit der Sie von überall arbeiten, und dient als zentraler Hub für Kommunikation, Dateiablage und Projektplanung. Hive hat in dieser stressigen Zeit auch Tausenden Menschen weltweit beim Wechsel zur Remote-Arbeit geholfen, denn alles liegt in der Cloud und nicht an Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Büro. Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool auswählen, sollten Sie auf einige Dinge achten. Das sollten Sie berücksichtigen:

• Sie möchten sich nicht in viele einzelne Systeme einloggen, um Projekte, Teams, Kundschaft, Rechnungen und andere Bereiche Ihres Geschäfts zu verwalten. Je mehr Systeme Sie nutzen, desto mehr Aufwand und Zeit kostet es. Suchen Sie deshalb ein System, das alle diese Funktionen in einer Plattform bietet. Das ist einer der Gründe, warum Hive so gut ist: Die Plattform vereint Funktionen verschiedener Systeme in einem Produkt. Sie planen Projekte, prüfen E-Mails, chatten und arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen zusammen, mit wenigen Klicks in einem Fenster.

• Achten Sie auf die Integrationen, die ein System bietet. Auch sie machen die „Alles in einem“-Lösung der Plattform deutlich besser. Einige Systeme wie Hive lassen sich leicht mit Google, Dropbox und sogar mit Plattformen wie GitHub und Slack verbinden. Diese Integrationen geben Ihnen einen zentralen Hub, um alles zu verwalten, von E-Mails über Rechnungen bis zur Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kundschaft.

• Sehen Sie sich auch die Berichtsoptionen der Plattform an. Sie werden wahrscheinlich Situationen erleben, in denen Sie eine Berichtsfunktion brauchen. Stellen Sie sicher, dass das System einen nutzbaren Bericht liefert. Damit behalten Sie Kundschaft, Marketingleistung, Teamproduktivität, Unternehmensgewinne und mehr im Blick.

• Jedes Team kommuniziert anders, doch sehr wahrscheinlich nutzen Sie ein Messaging-Tool. Für Ihr Team ist es besser und spart allen Zeit, wenn die Messaging-Funktion in Ihrer Projektmanagement-Plattform liegt. So wechseln Sie seltener den Kontext und verlieren weniger Zeit beim Hin- und Herschalten zwischen Tools.

• Vereinfachen Sie Ihre Notizen. Notizen verursachen vermutlich einen Großteil der digitalen (und physischen) Unordnung auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Büro. Wir alle haben regelmäßige Meetings und müssen dort wahrscheinlich Notizen machen. Mit einem Tool wie Hive schreiben Sie Notizen direkt in der Plattform, was den Ablauf vereinfacht. Sie können sogar aus einer Notiz in Hive mit wenigen Klicks nächste Schritte an Teammitglieder vergeben. Das ist ideal, um die Büroorganisation auf vielen Ebenen zu straffen.

Sie möchten kein Projektmanagement-Tool herunterladen, um Ihre Arbeit digital zu verwalten? Hier sind einige Einzel-Tools, die sich gut zur Organisation eignen:

1. Sticky Notes - Sticky Notes ist eine praktische Erweiterung für Google Chrome, die beim Surfen kleine Haftnotizen einblendet. Sie macht aus dem Surfen im Internet eine Gelegenheit für Notizen, sodass Sie Notizen an einem zentralen Ort machen, während Sie arbeiten.

2. Google Drive - Wahrscheinlich kennt jeder Google Drive, denn über 1 Milliarde Menschen nutzen weltweit Gmail. Falls nicht, wird es Zeit. Mit Google Drive speichern Sie Dateien, Tabellen, Bilder und mehr in der Cloud, auf die Ihr Team leicht zugreifen kann. Google Drive bietet außerdem viele nützliche Integrationen, über die Sie hier mehr erfahren.

3. Slack - Auch diese App wird weltweit viel genutzt und hat Hunderttausenden Menschen geholfen, effizienter zu kommunizieren. Suchen Sie eine einfache Chat-App für Ihr Unternehmen, ist dieses Tool genau richtig. Es gibt auch viele Slack-Integrationen, die Sie mit verschiedenen Tools wie Hive verbinden können, um Ihre Arbeit noch leistungsfähiger zu machen.

Organisation im Homeoffice

[caption id="attachment_5197" align="aligncenter" width="703"] Bild: HGTV.[/caption]

Ihren digitalen Raum zu organisieren, ist nur ein Schritt der Büroorganisation. Ist das erledigt, sehen Sie sich Ihr Homeoffice genauer an. Wie organisiert ist Ihr Raum? Ohne ein klares Ordnungssystem verlieren Sie Produktivität.

Der erste Schritt ist, Ihr Büro zu entrümpeln. Oft ist es überraschend, wie viel sich ansammelt. Die Unordnung erschwert es, Dokumente zu finden, wenn Sie sie am dringendsten brauchen. Wie eingangs erwähnt, senkt sie Produktivität und Konzentration drastisch.

Hier sind einige Strategien und Tipps für die Organisation Ihres Homeoffice:

• Entwickeln Sie ein Ablage- oder Aufbewahrungssystem für Notizen und Papiere. Wenn Sie mit Stift und Papier Notizen machen, kann es so einfach sein: Schreiben Sie alle Notizen in einen Block und legen Sie einen Ordner dazu. Der Ordner dient als zentraler Ort für alle gedruckten Unterlagen, der Notizblock als zentraler Ort für alle bisherigen Notizen.

• Halten Sie Stifte, Schreibzeug und andere Materialien für Notizen an einem zentralen Ort geordnet. Nichts ist schlimmer als ein Schreibtisch voller Kugelschreiber, Bleistifte und Textmarker. Bewahren Sie alle Schreibutensilien an einem Ort auf, am besten in einem Behälter auf dem Schreibtisch oder leicht erreichbar in der ersten Schublade. Haben Sie viel zu ordnen, können Sie auch einen kleinen Aufbewahrungsschrank neben Ihren Schreibtisch stellen.

• Wenden Sie die OHIO-Methode an: Fassen Sie alles nur einmal an. Wenn Sie Post oder Dokumente von Kolleginnen und Kollegen erhalten (nicht in Zeiten von COVID, aber künftig), „fassen Sie sie nur einmal an“. Das heißt: Sie sehen sich das Papier an, entscheiden, ob Sie es für ein Projekt oder eine Aufgabe brauchen, und legen es dann in Ihrem Ordner oder Ringbuch ab.

• Legen Sie ein Archivsystem an. Alte Dokumente, die weiter Wert oder Bedeutung haben, gehören ins Archiv. So schaffen Sie Platz in der unmittelbaren Umgebung Ihres Homeoffice. Für ein Archivsystem sind mehrere Ordner oder ein Ringbuch mit Registern hilfreich, um die Dinge passend zu sortieren. Nutzen Sie einen Aktenschrank oder eine bestimmte Schublade Ihres Schreibtischs für archivierte Unterlagen.

• Konzentrieren Sie sich darauf, Schreibtischplatte und Schubladen zu ordnen. Bewahren Sie in Ihren Schubladen nichts auf, was Sie nicht brauchen. Schaffen Sie nur Platz für wichtige Dokumente, Papier und Notizen. Auf der Schreibtischplatte können Sie immer ein Dekoelement ergänzen, doch sorgen Sie dafür, dass es keine zusätzliche Unordnung schafft.

Fragen Sie sich, welche physischen Ordnungshelfer Sie für Ihren Raum brauchen? Hier einige Ideen:

1. Schreibtisch-Ablagemappe - Das passt gut zu unserem ersten Punkt oben: Haben Sie immer ein Ablage- oder Aufbewahrungssystem. In dieser Art Mappe können Sie mehrere Ordner für Post, Notizen oder andere gedruckte Dokumente anlegen, außerdem ein Fach für „ungelesene“ Dokumente, die Aufmerksamkeit brauchen.

2. Ablagefach und Stiftehalter - Das ist eine praktische Komplettlösung für Papier, Dateien und Stifte. Legen Sie leere Blätter in den mittleren Teil des Halters, Dateien nach rechts und Kugelschreiber und Bleistifte nach links.

3. Aktenschrank - Brauchen Sie mehr Platz und Haltbarkeit? Probieren Sie dieses Aktenschranksystem für archivierte Notizen, Notizbücher und Papiere. Es lässt sich auch von außen abschließen und eignet sich daher ideal für sensible Informationen.

Fazit

Die Organisation des Büros zu Hause ist wichtiger, als Sie denken. Ist Ihr Büro nicht organisiert, leidet möglicherweise Ihre Produktivität. Mehrere Methoden helfen Ihnen, Ihre Büroorganisation zu verbessern. Beginnen Sie damit, Ihren digitalen Raum zu sortieren, und gehen Sie dann zu einem physischen Ordnungssystem über. Die Kombination erleichtert Ihnen die Arbeit und gibt Ihnen mehr Kontrolle.