4 einfache Tricks mit Stift und Papier, mit denen Sie in weniger Zeit mehr erledigen

Karten ersetzen Bargeld. Tablets ersetzen Notizbücher. „Doch trotz all dieser beeindruckenden Erfindungen ist Stift und Papier immer noch unschlagbar, wenn es um Produktivität und Kreativität geht“, sagt der Bestsellerautor und Produktivitätsberater Adrian Shepherd.

Er erklärt: Handschrift ist zwar langsamer und mühsamer als Tippen, doch sie zwingt uns, Informationen zu verarbeiten und so zusammenzufassen, dass sie für uns Sinn ergeben. Es gibt keine Rechtschreibprüfung, was Sprachkompetenz und Leseverständnis fördert. Und Schreiben sorgt für besseres Behalten im Kurzzeitgedächtnis.

Ein Smartphone oder eine App vermittelt Ihnen vielleicht das Gefühl, Zeit zu sparen. Auf lange Sicht kann der Verzicht auf Technik Ihnen aber überraschend helfen, in weniger Zeit mehr zu erledigen.

„Der Verzicht auf Technik hat etwas Magisches. Er fordert unser Gehirn viel stärker. Wenn wir schreiben, müssen wir im Grunde denken. Dazu kommt, dass es keine Ablenkungen gibt, anders als bei Laptop oder iPad“, ergänzt Shepherd.

Hier sind vier einfache Tricks mit Stift und Papier, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern – ganz ohne Bildschirm.

1. Das japanische Index-System

Shepherd lebt seit 25 Jahren in Japan. Zu Beginn seiner Karriere war er Lehrer und lernte von seinen Schülern viele Tricks, die im Geschäftsalltag genauso gut funktionieren. Einer seiner liebsten Produktivitätstipps aus dem Klassenzimmer: die letzte Seite eines Notizbuchs als Index nutzen, um Notizen zu ordnen. So funktioniert es:

„Ein neues Projekt steht an. Sie greifen zu einem Notizbuch, fangen an zu arbeiten und füllen die ersten drei Seiten. Dann schlagen Sie die letzte Seite auf und schreiben in die erste Zeile einen Titel für das Projekt, zum Beispiel ‚Neues Buchhaltungssystem‘“, sagt er.

„Dann gehen Sie zurück zu den Seiten mit Ihren Notizen. Auf genau derselben Zeile, in der Sie den Titel in Ihrem Index geschrieben haben, markieren Sie mit einem Stift oder Marker den rechten Rand dieser Seiten.“

So blättern Sie schneller durch Ihre Notizen und halten sie geordnet. Sie können sie wirklich nutzen und sparen sich Rückfragen. Denn seien wir ehrlich: Sie haben bestimmt schon Notizen gemacht, auf die Sie nie wieder zurückgegriffen haben, weil Sie nicht mehr wussten, wo sie stehen oder worum es darin ging.

„Mit dieser Methode können Sie ein Notizbuch für mehrere Projekte nutzen, ohne sich Gedanken zu machen, ob Sie genug Seiten dafür reserviert haben. Und Sie wechseln schnell von einem Abschnitt zum nächsten.“

2. Post-it-Tricks

Mit Post-its können Sie unglaublich viel tun: farbcodierte Projektmanagement-Boards aufbauen, wichtige Dokumentseiten markieren oder Notizen für Kollegen hinterlassen. Eine einfache und trotzdem lebensverändernde Anwendung ist aber, sie anstelle von Erinnerungen auf dem Handy zu verwenden. Wenn Sie zerstreut sind, sind Zettel in Neonfarben schwer zu übersehen und zu vergessen.

„Das Nützlichste an Post-its ist, dass man sie überall in der Wohnung anbringen kann. Post-its am Spiegel sind tolle Erinnerungen. Sie sind da, wenn wir uns morgens beim Aufwachen oder abends vor dem Schlafengehen das Gesicht waschen und die Zähne putzen. Auch der Kühlschrank ist ein guter Ort für Erinnerungen“, sagt Shepherd. Er schreibt auf Post-its auch positive Affirmationen und Zitate.

„An meinem Spiegel klebt eines mit meinem Lieblingszitat von Jim Rohn: ‚Wünschen Sie sich nicht, es wäre leichter. Wünschen Sie sich, besser zu sein.‘ Es klebt seit nunmehr 12 Jahren an meinem Spiegel, und es überrascht nicht, dass ich in dieser Zeit unglaubliche Veränderungen durchlaufen habe.“

3. To-do-Listen auf höherem Niveau

Anfang des 20. Jahrhunderts betrat ein Berater namens Ivy Lee das Büro von Charles M. Schwab, der rechten Hand von Andrew Carnegie. Schwab schenkte ihm nur 20 Minuten seiner Zeit. Lee bat ihn, die wichtigsten Dinge aufzulisten, die er jeden Tag erledigen musste, um seine Vision zu erreichen. Dann sollte er die Aufgaben nach Wichtigkeit abarbeiten und sie dabei täglich abhaken. Schwab dankte ihm später und zahlte ihm 25.000 $ für diesen Rat (nach diesem Inflationsrechner wären das heute 800.000 $!).

Diese Methode, die eine Million wert ist, ist heute noch genauso aktuell und wirksam. „To-do-Listen sind recht einfach, aber ich staune immer noch, wie viele Menschen sie nicht nutzen“, sagt Shepherd. Er ergänzt seine eigenen Listen um ein paar Extras.

„Erstens: Meine wichtigste Aufgabe nimmt doppelt so viel Platz ein wie jeder andere Eintrag. Ziel einer To-do-Liste ist nicht, alles darauf zu erledigen, sondern die wichtigsten Dinge zu schaffen. Wenn mein wichtigstes Ziel größer ist als alles andere auf der Liste, erinnert mich das psychologisch daran, wie wichtig es ist.“

Außerdem schreibt er die Namen aller Personen, die er in eine Aktion einbinden muss, in Rot neben die jeweilige Aufgabe. So bezieht er die richtigen Stakeholder schnell ein.

4. Präsentationen ausformulieren

Wenn eine Präsentation ansteht, schreiben Sie sie einmal komplett aus. Ja, Sie haben richtig gelesen. „Die meisten Menschen nehmen heute dafür den Computer. Das macht das Bearbeiten kinderleicht. Man kann ausschneiden und einfügen, Dinge verschieben und nach Ausdrücken oder Formulierungen suchen, damit man sie nicht zu oft verwendet. Das ist praktisch“, sagt Shepherd.

„Wer eine Präsentation aber wirklich beherrschen will, für den ist Schreiben der beste Freund. Sie erinnern sich besser und treten besser auf, wenn Sie den Text von Hand geschrieben statt nur getippt haben.“ Das kostet zu Beginn Zeit, doch Sie müssen danach nicht immer wieder üben. Außerdem wirkt Ihr Vortrag überzeugender und eindrucksvoller. So gewinnen Sie leichter Zustimmung und bringen gewünschte Ergebnisse schneller voran.

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