6 Tipps für Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets für Ihr Team

Ein Projektbudget zu erstellen holt Sie meist schnell auf den Boden der Tatsachen zurück. Seien wir ehrlich: Von idealen Ergebnissen zu träumen und mit Ihrem Team Ideen zu sammeln, macht Spaß. Aber Sie müssen auch umsetzen. Ein Budget zu erstellen und zu verwalten, ist ein entscheidender Schritt, um aus einer Idee Realität zu machen.  „Ein Projekt ohne Budget ist in jedem Fall inakzeptabel. Kein Projekt sollte starten, bevor Sie wissen, ob der Nutzen die Kosten überwiegt. Das lässt sich ohne ein realistisches Budget nicht beurteilen“, sagt John Li, Mitgründer und CTO von Fig Loans, einem Finanzierungsunternehmen.

1. Erkennen Sie die tatsächlichen Bedürfnisse und Wünsche der Stakeholder

Laut Jason Porte, Senior Investment Manager bei Scottish Heritage SG, ist der erste Schritt zu einem wirksamen Projektbudget, die Projektanforderungen zu klären. Zugleich müssen alle beteiligten Stakeholder auf demselben Stand sein.  „Es ist nicht immer leicht, von Anfang an zu verstehen, was Stakeholder von einem Projekt brauchen oder wollen. Daraus können unklare Ziele und Erwartungen auf beiden Seiten entstehen. Ich empfehle, sich so viel Zeit wie nötig zu nehmen, um die Erwartungen der Stakeholder wirklich zu verstehen. Erwartungen, Ergebnisse und Spezifikationen der Stakeholder bestimmen am Ende alles, sogar das Budget“, sagt er. 

2. Der Return on Investment (ROI) zählt

Wenn Sie ein Projektbudget für Ihr Team erstellen, sollte der ROI Ihre Arbeit leiten. „Viele gutmeinende Führungskräfte gehen Budgets von den Höchstkosten aus, die sie zu zahlen bereit sind. Doch damit setzen sie Teams und Projekte dem Scheitern aus“, so Emily Hart, Chief Operating Officer bei MotionMobs.  „Ich berate seit mehr als acht Jahren Startups, kleine und mittlere Unternehmen sowie Non-Profits bei Budgets für Tech-Projekte. Das wahre Leitprinzip der Budgetplanung ist klar: Das Budget sollte immer die Wirkung widerspiegeln, die Sie vom Projekt erwarten, und nicht die Kosten, die Sie zu zahlen bereit sind.“  Hart zufolge sind Projektbudgets Investitionen und keine Ausgaben. Der Ertrag Ihrer Investition ist die wichtigste Rechnung, die Sie aufstellen können. „Ein Projekt, das ein Problem lösen soll, das das Unternehmen 5.000 $ kostet, sollte kein Budget von 25.000 $ bekommen. Ebenso darf man von einem Projekt, das 300.000 $ neuen Umsatz bringen könnte, keinen Erfolg mit einem Budget von 25.000 $ erwarten“, ergänzt sie. 

3. Legen Sie Erfolgskennzahlen fest 

Passend dazu: Erfolgskennzahlen festzulegen ist ebenfalls ein wichtiger Tipp, wenn Sie ein Projektbudget erstellen und verwalten. So können Sie Ihren Fortschritt verfolgen und das Budget entsprechend anpassen.  „Jedes Projekt sollte definierte Kennzahlen haben, um seinen Erfolg nach Abschluss zu messen. Ein Budget auf Basis dieser Kennzahlen hält alle Stakeholder auf einer Linie, wie viel das Unternehmen ausgeben sollte, egal ob in Geld oder Zeit“, sagt Hart. „Während das Projekt läuft, lässt sich jede Entscheidung und jede Herausforderung danach abwägen, wie sie sich auf die Erfolgskennzahlen auswirkt.“ 

4. Bleiben Sie realistisch 

Realistisch zu bleiben ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie für Ihr Budget tun können. „Ein realistisches Budget liegt in Ihrem eigenen Interesse. Lassen Sie also nicht zu, dass Außenwirkung oder Erwartungen Ihre Kosten drücken“, sagt Li.  „Notfallpläne zu erstellen und Raum für Unvorhergesehenes zu lassen, kann bedeuten, einen Puffer einzuplanen, der Ihre budgetierten Ausgaben erhöht. Aber dann ist es viel einfacher, vorab um Zustimmung zu bitten, als hinterher um Nachsicht zu betteln.“  Ein Rat von Li: Holen Sie sich vorab die Zustimmung der Führung für Ihr Budget, und zwar für Ihr tatsächliches Budget, nicht für das Wunschdenken. „Sie werden deutlich weniger bereit sein, eine höhere Rechnung zu bezahlen, wenn man ihnen zuerst das Blaue vom Himmel versprochen hat“, sagt er. 

5. Prüfen, bewerten, neu prognostizieren

Ein einmal festgelegtes Budget ist nicht in Stein gemeißelt. „Ein Projekt scheitert, wenn es ohne Budgetkontrolle und Neuprognose läuft. Ich habe erlebt, dass regelmäßiges Budgetmanagement nötig ist, damit die Ausgaben nicht aus dem Ruder laufen“, so Porte. „Eine Budgetüberschreitung von 10 % lässt sich viel leichter korrigieren als eine von 50 %. Wenn Sie Ihre Ausgaben und Prognosen aber nicht beobachten, kann aus den 10 % schnell eine Überschreitung von 50 % werden.“  Porte empfiehlt häufige Budgetprüfungen, damit das Projekt eher im Zeitplan bleibt. Prognosen nur einmal zu erstellen und dann zu vergessen, sei keine Lösung.  Der Schlüssel ist, unvermeidliche Änderungen proaktiv anzugehen. „Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig Change-Management ist. Sie müssen verstehen, wie kleine Änderungen die Kosten stark beeinflussen können. Erkennen Sie mögliche Änderungen und entwickeln Sie vorausschauend Strategien, damit Sie jede Änderung schnell bewältigen können“, ergänzt Li. „Wenn Sie dagegen nur auf Änderungen reagieren, können Sie noch teurere Verzögerungen in Ihren Projekten verursachen oder sie ganz scheitern lassen, wenn sich keine Lösung findet.“ 

6. Lernen Sie aus vergangenen Projekten 

Schließlich rät Li, bei neuen Budgets immer auf die Erkenntnisse aus früheren Projekten zurückzugreifen: „Das Unvorhersehbare können wir nicht immer vorhersagen. Aber mit den Mustern, die wir erkennen, können wir künftig noch klügere Prognosen treffen.“