So führen Sie ein wirksames Skip-Level-Meeting

Ob Sie die Geschäftsleitung Ihres Unternehmens nur aus der Werbung kennen oder jeden Morgen im Flur an ihr vorbeigehen: Auf Ihr nächstes Skip-Level-Meeting sollten Sie sich in jedem Fall vorbereiten. Karin Hurt, CEO von Let's Grow Leaders und Autorin von Courageous Cultures, und Todd Dewett, TEDx-Speaker, Coach und Autor von Live Hard, haben Tipps und Tricks, mit denen Sie Ihr nächstes Skip-Level-Meeting von einem gefürchteten Pflichttermin in eine spannende Chance verwandeln.

Was ist ein Skip-Level-Meeting?

„Ein Skip-Level-Meeting liegt vor, wenn eine Führungskraft oder ein Mitglied der Geschäftsleitung sich mit den Personen trifft, die an die eigenen direkten Berichtenden berichten“, sagt Hurt. „Wenn Sie zum Beispiel als VP Direktorinnen und Direktoren unter sich haben, kann ein Skip-Level-Meeting mit den Managerinnen und Managern stattfinden, die an Ihre Direktion berichten, oder sogar mit den Mitarbeitenden an der Basis Ihres Bereichs.“

„Meist will sich eine ranghöhere Person ein Bild machen: zu einem Thema, zur Kultur, zu einer kürzlich getroffenen oder anstehenden Entscheidung, zu einem laufenden Projekt, oder sie möchte Mentoring oder einen Austausch von Feedback“, ergänzt Dewett. „Der Gedanke dahinter: Wenn die übersprungene Person nicht dabei ist, kann ein anderes Gespräch entstehen.“

Skip-Level-Meetings finden nicht allzu oft statt, aber sie sollten regelmäßig stattfinden.

„Meistens legt die ranghöhere Person die Termine fest“, sagt Dewett. „Das ist unterschiedlich, aber in der Regel führt eine höhergestellte Person mehrere pro Quartal, eine rangniedrigere nimmt vielleicht an einigen pro Jahr teil.“ Als Führungskraft bei Verizon stellte Hurt fest, dass zweimal pro Jahr und Standort ideal ist, es sei denn, Teams brauchten zusätzliche Unterstützung.

Welche Vorteile hat ein Skip-Level-Meeting?

Auch wenn Ihr Unternehmen klein ist und die Beziehungen offener sind, kann ein Skip-Level-Meeting für alle Beteiligten sehr nützlich sein. Die meisten Teams mögen Skip-Level-Meetings, sagt Hurt, denn sie bieten die Chance, die eigene harte Arbeit zu zeigen und Anerkennung für ihre Fähigkeiten zu bekommen.

„Gut gemacht, steigern Skip-Level-Meetings die Produktivität“, sagt Hurt. „Sie sorgen dafür, dass alle wirklich klar sehen, was am wichtigsten ist und wie ihre Arbeit zur größeren Vision beiträgt.“

Hurts Forschung zur psychologischen Sicherheit in Büros ergab: 67 % der Befragten gaben an, nicht regelmäßig nach Ideen oder Input gefragt zu werden. Weitere 50 % sagten, dass ihre Ideen nie genutzt wurden, wenn sie welche einbrachten. Skip-Level-Meetings seien eine Chance, das zu ändern, sagt sie.

„Skip-Level-Meetings sind eine gute Gelegenheit, neugierig aufzutreten, Menschen einzuladen, ihre Ideen zu teilen, und darauf zu reagieren, damit sie sehen, wie ihr Input genutzt wird.“

„Theoretisch sollten Skip-Level-Meetings die Produktivität indirekt steigern, weil sie die Führungsebene besser darüber informieren, wie es um die Kultur steht oder wie bestimmte Entscheidungen oder Projekte gesehen werden“, ergänzt Dewett. „Für die Mitarbeitenden auf den unteren Ebenen tragen solche Meetings dazu bei, dass sie sich einbezogen fühlen und eine Stimme haben.“

Tipps von Fachleuten zum Skip-Level-Meeting

Ob Sie Skip-Level-Meetings leiten oder daran teilnehmen: Mit diesen Tipps nutzen Sie die Gelegenheit.

1. Beginnen Sie mit einem Erfolg

Den Ton für das Meeting zu setzen ist besonders wichtig, wenn Sie jemanden treffen, mit dem Sie nicht oft sprechen. Deshalb müssen Sie laut Dewett mit einem Erfolg beginnen.

„Starten Sie zuerst mit etwas, das eine positive Stimmung schafft“, sagt er. „Das kann ein Glückwunsch sein, eine Geschichte, die Sie oder jemand anderes erzählt, ein Video oder eine erfreuliche Ankündigung.“

„Machen Sie dann eine der leichter zu beantwortenden Fragen zur ersten Frage. Entscheidend ist, die Leute zum Reden zu bringen. Beginnen Sie also nicht mit der schwierigsten oder heikelsten Frage.“

„Ihre Leute möchten wissen, dass Sie wissen, woran sie arbeiten“, ergänzt Hurt. „Stellen Sie sicher, dass das stimmt, und sagen Sie es ihnen.“

2. Kommen Sie vorbereitet

Der nächste Tipp gilt für jedes Meeting: Kommen Sie vorbereitet. Bei einem Skip-Level-Meeting müssen Sie besonders wissen, wer beteiligt ist und welche Rolle die Einzelnen im Meeting spielen.

„Alle wissen, dass die ranghöhere Person den rangniedrigeren Teilnehmenden Fragen stellt“, sagt Dewett. „Aber es ist immer unangenehm, wenn sie eine Frage stellt, nichts hört und wartet, bis endlich jemand etwas sagt. Verteilen Sie stattdessen die wichtigsten Fragen vorab an die Teilnehmenden.“

„Bitten Sie sie, die Frage vorzulesen und mit ihrer Antwort zu beginnen. Einfache Methoden wie diese schaffen Eigenverantwortung und Interesse, anders als wenn man wie üblich nur einer ranghöheren Person zuhört.“

„Finden Sie heraus, was bei den Menschen im Raum los ist“, ergänzt Hurt. Denn dieses persönliche Gefühl von Verbindung hilft, Ideen so zu vermitteln, dass sie für das Gegenüber gut annehmbar sind. „Merken Sie sich ihre Namen. Wissen Sie, was sie auf die Palme bringt. Können Sie über ein paar ihrer größten Erfolge treffend sprechen. Widerstehen Sie dem Drang [zu viel zu reden]. Durch Zuhören lernen Sie viel mehr.“

3. Denken Sie an Ihre Position

Leider können die Leitenden eines Skip-Level-Meetings andere verunsichern, wenn sie nicht aufpassen. Wenn Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter die Chefin oder der Chef Ihrer Chefin oder Ihres Chefs sind, müssen Sie darauf achten, wie Sie auf jemanden wirken, dessen Job womöglich in Ihren Händen liegt. Dadurch fühlen sich andere vielleicht unwohl.

„Skip-Level-Meetings können nach hinten losgehen, wenn sie zu Gelegenheiten für Angst und Einschüchterung werden“, sagt Hurt. „Ich nenne diese [Meetings] OCHTC, kurz für ‚Oh Mist, jetzt kommen sie‘.“ Solche Meetings erzeugen Spannung und machen Mitarbeitende zurückhaltend, wenn es darum geht, ihren Vorgesetzten gegenüber ehrlich über Probleme im Unternehmen zu sprechen.

„Insgesamt würde ich sagen, dass Mitarbeitende wegen der sozialen Distanz zur ranghöheren Person leichte Bedenken haben“, ergänzt Dewett. „Je nach Persönlichkeit und Verhalten kann die ranghöchste Person im Meeting dafür sorgen, dass sich andere sehr wohlfühlen, oder sie schüchtert sie ziemlich ein. Das hängt wirklich davon ab.“

4. Haben Sie einen Plan

Und schließlich ist es in jedem Skip-Level-Meeting wichtig zu wissen, wofür Sie da sind und wie Sie die Themen angehen.

„Verschicken Sie eine Einladung mit klarem Zweck und klaren Zielen“, sagt Dewett. „Teilen Sie Informationen, die vorab gelesen werden sollen, und bitten Sie darum, Arbeit, die im Meeting besprochen wird, vorher fertigzustellen. Klug ist es, wenn die ranghöhere Person Wege findet, Interaktion zu schaffen. Zum Beispiel kann eine andere anwesende Person Teile des Meetings moderieren, oder es gibt Aktivitäten.“

Wenn Sie skizziert haben, wohin die Reise geht, ist laut Hurt nicht das Ziel das Beste, sondern der Weg dorthin.

„Der wahre Zauber von Skip-Level-Meetings lässt sich nie planen“, sagt sie. „Selbst wenn Ihr Team Ihnen eine sorgfältig erstellte Liste mit Gesprächseinstiegen gegeben hat: Bleiben Sie echt und offen dafür, wohin das Gespräch führt.“

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