Ohne Timeboxing sind Sie vielleicht weniger produktiv

Sie schauen auf Ihre To-do-Liste, und es fühlt sich fast an, als würde sie zurückstarren. Wo fangen Sie an? Und wie lange dauert das alles? Zum Glück gibt es eine Methode fürs Aufgabenmanagement, die überfordernde Aufträge in geordnete, feste Abläufe verwandelt: Timeboxing.

Was ist Timeboxing?

Beim Timeboxing tragen Sie einen Zeitblock in Ihren Kalender ein, den Sie für eine künftige Aufgabe nutzen. Ihre Zeit von 9 bis 10 Uhr wäre zum Beispiel für ein Meeting blockiert. Die Zeit von 10 bis 11 Uhr wäre mit „Änderungsantrag schreiben und einreichen“ belegt. Jede Ihrer Timeboxen ist farbig markiert, und die Farben entsprechen den verschiedenen Projekten auf Ihrer Liste. Wie Ihre Teammitglieder Ihre Termine im Kalender sehen können, wissen sie so auch, woran Sie wann arbeiten. Oder, wenn Sie Ihre Aktivität nicht teilen, wissen sie zumindest, dass Sie beschäftigt sind.

Statt eine Aufgabe zu beginnen und so lange weiterzumachen, bis sie fertig ist, geht Timeboxing proaktiver vor. Sie bestimmen selbst, wie viel Zeit Sie für eine Aktivität aufwenden. Beim Timeboxing legen Sie eine feste Zeitspanne fest, in der Sie etwas fertigstellen, statt es offen zu lassen. Das ist, als würden Sie ein Meeting mit sich selbst buchen. Der Block erscheint sogar mit der Aufgabe beschriftet in Ihrem Kalender, sodass Teammitglieder und Führungskräfte sehen, woran Sie arbeiten.

Wie funktioniert das?

Timeboxing funktioniert, weil Sie Ihre Arbeit an präzisen Zielen ausrichten. Statt ständig Ihre Jira-Boards und Ihre To-do-Liste abzugleichen, sehen Sie genau, wann etwas fällig ist und wie viel Zeit Sie in der Woche dafür haben.

Mit dieser Technik wird Ihr Zeitplan zu einer Kette von Dominosteinen. Mit jeder abgeschlossenen Timebox entsteht eine lineare Abfolge von Aufgaben bis zu Deadlines, die Sie bei jedem Blick in den Kalender sehen. Sie erkennen, wo Sie waren, wie Sie dorthin gekommen sind und wie weit es noch ist. So fühlen Sie sich besser bei Ihrer Arbeitsleistung und verfolgen den Fortschritt von Aufträgen mit Sorgfalt im Detail.

Die Wirksamkeit von Timeboxing

Timeboxing ist nicht nur ein netter Trend, sondern ein sicherer Weg, Ihren Arbeitsfluss zu verbessern. Eine Studie von Filtered zu den 100 besten Produktivitäts-Hacks stufte Timeboxing mit Abstand als den besten ein.

Erstens verbessert Timeboxing Zusammenarbeit und Kommunikation, weil Ihre Teammitglieder Ihre täglichen Aktivitäten buchstäblich selbst sehen können. Dieses visuelle Element erspart viele Statusupdates, denn sie sehen, wann Sie an etwas arbeiten, das sie vielleicht brauchen.

Außerdem sollten Sie das Parkinsonsche Gesetz im Hinterkopf behalten. Es besagt, dass eine Aufgabe so viel Zeit beansprucht, wie Sie dafür einplanen. Wenn Sie sich also keinen Zeitrahmen setzen, kann selbst die kleinste Aufgabe Stunden dauern.

Ihr Leitfaden zum Timeboxing

Wenn Sie Timeboxing ausprobieren möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps.

1. Machen Sie Ihre To-do-Liste zum Kalender

Der Umstieg auf Timeboxen muss nicht unnötig kompliziert sein. Im Grunde übertragen Sie Ihre To-do-Liste in ein Kalenderformat. Sehen Sie sich Ihre To-do-Liste an, wie sie ist, und suchen Sie für jeden Punkt einen Platz. Wenn Ihnen die Priorisierung schwerfällt, können Sie auch die 4 Ds des Zeitmanagements nutzen, um zu entscheiden, was wohin gehört.

2. Behandeln Sie Ihre Zeit wie die anderer

Sobald Sie eine Timebox angelegt haben, verhalten Sie sich, als hätten Sie ein Meeting mit sich selbst. Das heißt: Nicht verschieben, außer es ist ein Notfall. Seien Sie pünktlich und geben Sie alles. Wenn Sie in einem Meeting mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef das Handy nicht herausholen würden, tun Sie es auch in Ihrer Timebox nicht. Und wenn Sie doch verschieben müssen, nutzen Sie das nicht als Ausrede zum Aufschieben. Schließlich würden Sie auch nicht zögern, einen Termin zu finden, wenn Sie auf jemand anderen Rücksicht nehmen würden.

3. Unter- und überschätzen Sie sich nicht

Kennen Sie Ihre Grenzen. Planen Sie für eine Aktivität von fünfzehn Minuten keine Timebox von zwei Stunden ein. Geben Sie sich auch nicht eine halbe Stunde für eine Aufgabe, die den halben Tag dauern kann. Wenn Sie Ihre Aufgabe in der vorgesehenen Zeit nicht schaffen, legen Sie direkt nach dem Ende eine weitere Timebox an. So wird die Aufgabe so schnell wie möglich erledigt.

4. Streben Sie ständig nach Verbesserung

Einer der wichtigsten Wege zum Erfolg mit Timeboxing ist, Ihr Zeitmanagement laufend zu bewerten. Tools wie Zeiterfassungs-Tools zeigen, wofür Sie zu viel Zeit aufwenden und wie Sie diese Abläufe straffen können. Sonst stecken Sie womöglich in einem Kreislauf aus Timeboxing, das Ihre Zeit nicht optimal nutzt und nicht zu Ihrem persönlichen Produktivitätsstil passt.

5. Schauen Sie ab und zu zurück

Es ist ein schönes Gefühl, stolz auf das zurückzublicken, was man geschafft hat, und Timeboxing ermöglicht genau das. Wenn Sie Ihre Erfolge im Kalender sehen, haben Sie mehr Gründe, Ihre harte Arbeit zu feiern und Ihr Zeitmanagement zu zeigen. Sie können den Rückblick auch nutzen, um Fehler zu analysieren, besonders bei einer Aufgabe, die Sie unterschätzt haben oder für die Sie zusätzliche Timeboxen anlegen mussten.

Timeboxing ist ein Prozess mit Lernkurve, und Sie sollten nicht erwarten, es in den ersten Wochen perfekt zu beherrschen. Sie lernen Ihren Workflow auf eine Weise kennen, die Sie vielleicht nie für möglich gehalten hätten, und bewerten Ihre Leistung gewissenhaft. Und wenn Sie Ihren Kalender mit Teammitgliedern teilen, kann es sich neu anfühlen, so offen mit anderen über den Arbeitsalltag zu sein. Doch Timeboxing ist eine wertvolle Fähigkeit, die To-do-Listen deutlich kürzen kann und Ihre Arbeitstage etwas strukturierter wirken lässt.