6 Organisationsfähigkeiten, die die Produktivität Ihres Teams steigern

Als Einzelperson produktiv zu sein ist etwas ganz anderes, als die Produktivität in einem Team zu fördern. Als Führungskraft müssen Sie entscheidende Organisationsfähigkeiten entwickeln. Jon Hill, CEO und Chairman von The Energists, einer Personalberatung für die Energiebranche, beschreibt diese Fähigkeiten als solche, die es Menschen ermöglichen, „Strukturen und Systeme in einer Organisation zu schaffen und richtig anzuwenden“.

„Mit diesen Fähigkeiten verschaffen sich Menschen einen Überblick über die Aufgaben und Projekte ihres Jobs. Dann ordnen sie diese logischen Kategorien zu, nach ihrer Priorität und nach den Fähigkeiten, die nötig sind, um sie möglichst effektiv und effizient zu erledigen“, sagt er.

Warum Organisationsfähigkeiten wichtig sind

Anders gesagt: Organisationsfähigkeiten sind der Kitt, der die Leistung und Produktivität Ihres Teams zusammenhält. Schlechte Organisation bedeutet mehr Verschwendung und Ineffizienz, sagt Hill. Ihre Teammitglieder sollen ihre kostbare Energie nicht dafür aufwenden, Ressourcen und Informationen zu suchen oder Missverständnisse zu klären.

„Organisationsfähigkeiten sind entscheidend, um die Grundlage für Wachstum und Wiederholbarkeit zu schaffen. Mit einer klaren Organisationsstruktur kann Ihr Team leichter Verantwortung für seine Bereiche übernehmen und sie mit weniger Aufsicht voranbringen“, sagt Whitney Hill, Mitgründerin und CEO von SnapADU, einem Bauunternehmen für Nebenwohneinheiten, und frühere Unternehmensberaterin mit Schwerpunkt Leistungsverbesserung.

„Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten erleichtern auch Recruiting und Entwicklung, weil Führungskräfte und Mitarbeitende nach denselben Standards arbeiten.“

Wichtige Organisationsfähigkeiten für mehr Teamproduktivität

Hier sind sechs Organisationsfähigkeiten, die die Produktivität Ihres Teams steigern, unabhängig von Branche oder Funktion.

1. Zeitmanagement, Zielsetzung und Delegieren

„Die wichtigsten Fähigkeiten sind aus meiner Sicht Zeitmanagement, strategische Planung und Zielsetzung sowie Aufgabenmanagement und Delegieren. Führungskräfte, die in all diesen Bereichen stark sind, können eine gut organisierte und hochproduktive Organisation am besten aufrechterhalten“, sagt Hill (Jon).

Frischen Sie Ihre Fähigkeiten in der Zielsetzung auf, denn alle genannten Fähigkeiten hängen von den richtigen Zielen ab. „Beim Setzen smarter Ziele sehen Mitarbeitende Organisationsfähigkeiten in der Praxis. Sie entwickeln dabei die Fähigkeiten zur Priorisierung von Aufgaben und zur strategischen Planung, aus denen eine starke Organisation entsteht. Der Prozess hilft auch Führungskräften, sich selbst bessere Ziele zu setzen, weil sie Mitarbeitende dabei unterstützen.“

2. Klare Grenzen zwischen Abteilungen und Rollen ziehen

Klare Grenzen zwischen Rollen und Abteilungen zu ziehen ist ebenfalls entscheidend, damit ein Team produktiv arbeiten kann, sagt Hill (Whitney). Dazu gehört auch, Zusammenhänge abteilungsübergreifend darzustellen.

Das beste Beispiel für diese Fähigkeit ist ein gutes altes Organigramm. Wenn Sie ein solides Organigramm erstellen und es immer wieder anpassen, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, beherrschen Sie eine wichtige Organisationsfähigkeit. „Am Anfang gibt es im Organigramm vielleicht mehrere Kästchen, die von einer einzigen Person abgedeckt werden. Mit dem Aufbau des Teams füllen Sie nach und nach die Kästchen. Mit einem Arbeitsdokument zur Organisationsstruktur schaffen Sie bei Geschäftsleitung und Führungskräften ein gemeinsames Verständnis davon, wie die Abteilungen im Unternehmen aufgebaut sind oder künftig aufgebaut sein werden“, sagt sie.

Diese Fähigkeit zeigt sich auch darin, Abteilungsgrenzen und Arbeitsbelastung regelmäßig zu überprüfen. Sie empfiehlt, ein lebendes Dokument mit den wichtigsten Verantwortlichkeiten zu führen, auch zu Bereichen, in denen die Rollen weniger klar sind. Nutzen Sie es, um Rollen, Erwartungen und Arbeitsbelastung an den aktuellen Bedarf anzupassen.

3. Die richtigen Tools auswählen können

„Die Organisationsstruktur mit der richtigen Technologie zu unterstützen ist entscheidend für Produktivität und Effizienz“, ergänzt Hill (Whitney).

Ein häufiger Fehler bei Organisationsfähigkeiten ist es, falsch einzuschätzen, welche Tools zum gewünschten Wachstum führen. Legen Sie daher Ihre Prioritäten fest, sprechen Sie mit Ihrem Team über Herausforderungen und Bedürfnisse und nehmen Sie sich Zeit, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden. Auch die richtige Einführung der Tools zählt. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihr Tech-Stack für Ihre Prozesse weiterhin hilfreich und passend ist.

4. Arbeit immer mit dem großen Ganzen verbinden

„Fehlende Organisation hängt meiner Erfahrung nach oft eng mit einer Sichtweise des ‚Augenblicks‘ bei Mitarbeitenden und Führungskräften zusammen“, sagt Hill (Jon). „Sie sehen nur ihre unmittelbaren Aufgaben, ohne zu bedenken, wie diese zu den übergeordneten Zielen und Bedürfnissen der gesamten Organisation passen.“

Ihm zufolge können Teammitglieder, die ihre individuelle Arbeit in diesen Zusammenhang stellen, Aufgaben besser priorisieren. Sie sehen, wie ihr Beitrag mit den Aufgaben anderer zusammenhängt, und erkennen gleichzeitig Verbesserungen im Workflow. Das ist ein Rezept für mehr Produktivität.

5. Vorausschauend denken und Veränderungen erwarten

Vorausschauendes Denken und das Erwarten von Veränderungen kann schließlich den Unterschied zwischen einem produktiven und einem Spitzenteam machen. „Wer organisatorisch vorausschaut und Veränderungen bei Abteilungen und Rollen einplant, hilft dem Unternehmen, sich reibungslos weiterzuentwickeln“, sagt Hill (Whitney).

Das kann bedeuten, zu erkennen, dass Ihr hybrides Arbeitsmodell neu ausgerichtet werden muss, wenn Sie Ihr Team vergrößern oder eine Chance erkennen. Es geht darum, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Diese Eigenschaft hilft Ihrem Team, sich im Alltag dann auf das Wichtigste zu konzentrieren, wenn es darauf ankommt.

6. Time Blocking nutzen

Zeitmanagement ist nicht nur wichtig, um Projekt-Deadlines einzuhalten, sondern auch, um Ihre psychische Gesundheit zu schützen. Wenn Sie feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einplanen, können Sie sich ohne Ablenkung konzentrieren. Solide Ziele für Ihren Tag helfen Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und sich auf Erfolg statt auf Burnout auszurichten. Wenn Sie nicht sicher sind, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben einplanen sollen, nutzen Sie die Zeiterfassung von Hive. Die Funktion zeigt Ihnen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert. So planen Sie beim nächsten Mal noch genauer.