7 einfache Tipps für produktivere Meetings

Stellen Sie sich eine Woche vor, in der nur sorgfältig ausgewählte und gut geplante Meetings stattfinden. Eine Woche ohne ziellose All-Hands-Termine oder „Syncs“, in der Sie tatsächlich dazu kommen, Ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Eine Woche, in der Ihre Meetings pünktlich beginnen und klare nächste Schritte haben. Das ist die Zukunft, die wir wollen. Bei Hive haben wir uns zum Ziel gesetzt, Meetings produktiver zu machen. Warum müssen wir Meetings neu erfinden? Zunächst einmal sind viele Menschen überarbeitet und überfordert von der Zeit, die sie mit „Abstimmungen“ verbringen müssen. Wussten Sie, dass etwa 35 % der Arbeitszeit des mittleren Managements in Meetings verbracht werden? Auf der Ebene der Geschäftsleitung steigt dieser Wert auf 50 %. Stellen Sie sich vor, was Sie in diesen 2 bis 4 Stunden pro Tag alles erledigen könnten. Außerdem werden jedes Jahr schätzungsweise 37 Milliarden US-Dollar für unproduktive Meetings ausgegeben, und 92 % der Menschen geben zu, in Meetings „nebenbei etwas anderes zu erledigen“. Bei Remote-Meetings, die meist über Zoom oder Microsoft Teams stattfinden, lässt man sich noch leichter ablenken. Denken Sie an die wertvolle Zeit und das Geld, die wir in Meetings verschwenden. Zum Glück leben wir in einer Zeit ständiger Innovation am Arbeitsplatz. Start-ups verändern die Art, wie wir arbeiten, und stellen Abläufe infrage, die es seit Jahrzehnten gibt. Es wird Zeit, dass wir dasselbe auch mit Meetings tun. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über unsere neuen Regeln (nein, nicht den Song von Dua Lipa), die eine neue Meeting-Ära einläuten. Erfinden Sie Ihren Arbeitstag neu – mit diesen 7 Tipps für produktivere Meetings.

1. Sagen Sie nicht mehr zu jedem Meeting Ja.

Das fällt anfangs vielleicht schwer. Es ist aber wichtig, gegenüber Teamkolleginnen und -kollegen und anderen im Unternehmen Grenzen zu setzen. Natürlich haben Meetings ihre Zeit und ihren Ort. Doch der Standard sollte nicht sein, automatisch ein Meeting anzusetzen, sobald es etwas zu besprechen gibt. Gibt es einen anderen (schnelleren) Weg, sich auszutauschen und Informationen weiterzugeben? Ein Beispiel: Schlägt jemand ein Folgemeeting vor, obwohl es nichts nachzuverfolgen gibt, schlagen Sie einen kurzen Abgleich in einem Projektmanagement-Tool wie Hive oder per E-Mail vor. Verschwenden Sie keine Zeit und Energie auf ein 30-minütiges Meeting, wenn Sie sich auf einer anderen Plattform in 5 Minuten abstimmen können.  Teilt Ihnen die Organisatorin oder der Organisator mit, dass Ihre Gedanken und Ihr Feedback für ein Meeting wichtig sind, Sie aber wegen dringender Aufgaben nicht teilnehmen können, bieten Sie an, schriftliches Feedback zusammenzustellen, das das Team im Meeting durchgehen kann. Sie können auch jemanden aus Ihrem Team bitten, Sie und Ihre Gedanken im Meeting selbst zu vertreten. So teilen Sie außerdem auf einfache Weise Verantwortung mit jemandem, den Sie führen.

2. Sorgen Sie für eine Meeting-Leitung.

Wir alle kennen diese Meetings, die mit unheimlichem Schweigen beginnen. Man weiß nicht mehr, wer das Meeting angesetzt hat, und braucht die ersten zehn Minuten, um herauszufinden, worüber eigentlich gesprochen werden soll. Das lässt sich lösen, indem Sie für Meetings mit mehr als zwei Personen eine Meeting-Leitung festlegen. Das geht ganz einfach: Tragen Sie „Meeting-Leitung: Name“ in die Kalendereinladung ein. Diese Person führt durch das Gespräch, schreibt während des Meetings mit und legt die nächsten Schritte fest. 

3. Machen Sie gute Notizen.

An einem Meeting teilzunehmen und aufmerksam zu sein ist eine Sache. Sich aber tatsächlich an alles zu erinnern, was besprochen wurde, ist die eigentliche Herausforderung. Dabei helfen Meeting-Notizen. Wenn Sie oder eine festgelegte Protokollführung wichtige Informationen aus dem Meeting sauber festhalten, verhindern Sie, dass etwas untergeht, und stellen sicher, dass keine Ideen verloren gehen. Sie möchten Ihre Meeting-Notizen neu denken? Dafür gibt es Hive Notes. Mit Hive Notes steigern Sie die Produktivität vor, während und nach dem Meeting. Verknüpfen Sie eine Notiz mit einer beliebigen Kalendereinladung und teilen Sie eine Agenda, damit alle gut vorbereitet erscheinen. Teilen Sie die Notiz während des Meetings mit allen Teilnehmenden, um wie in Google Docs in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Außerdem können Sie Gesprächspunkte in nächste Schritte umwandeln und sie jeder Person im Meeting zuweisen. Das nennen wir produktiv. Das Beste daran? Hive Notes ist für alle komplett kostenlos. Und wenn Sie bereits Hive nutzen, profitieren Sie zusätzlich: Sie können Aktionen mit bestehenden Projekten verknüpfen und jede Notiz direkt in Ihrem Hive-Dashboard wieder öffnen.

1. Führen Sie Meetings von 15 oder 45 Minuten ein.

Viele von uns denken, Meetings müssten 30 oder 60 Minuten dauern. Das stimmt schlicht nicht. Wenn Sie ein Meeting ansetzen, nachdem Sie es für notwendig befunden und eine Meeting-Leitung bestimmt haben, nehmen Sie sich eine zusätzliche Minute und schätzen Sie, wie lange jeder Punkt der Agenda dauert. Wenn Sie nur ein Thema besprechen, sind 15 Minuten meist genug – vorausgesetzt, alle kommen pünktlich und bleiben beim Thema. Bei mehreren Punkten geben Ihnen 45 Minuten statt einer Stunde diese 15 Minuten zurück, die sonst im ziellosen Smalltalk verloren gehen könnten. Und eine kleine Anekdote: Experten schätzen auch, dass 45 Minuten die ideale Länge für ein Meeting sind. Nur so nebenbei. 

5. Machen Sie das Meeting zur „handyfreien Zone“.

Es gibt nichts Schlimmeres, als ein wichtiges Gespräch mit einer Kollegin oder einer Führungskraft zu führen und zu sehen, wie deren Blick ständig zum iPhone-Display voller Benachrichtigungen wandert. Dann entsteht schnell der Eindruck, die eigenen Beiträge seien für das Unternehmen nicht wichtig – obwohl sie es ganz sicher sind. Eine handyfreie Zone ist im Büro einfacher, denn dort können Sie vorschlagen, dass alle ihr Handy am Schreibtisch lassen. Bei einem Zoom-Meeting wird das schwieriger. Bitten Sie stattdessen alle, Benachrichtigungen stummzuschalten und ihre E-Mails nur im Notfall zu prüfen. So sinken die Kosten des Kontextwechsels, und alle bleiben fokussiert. Vielleicht können Sie das Meeting dann sogar 15 Minuten früher beenden!

6. Hören Sie auf, in Meetings zu präsentieren.

Es gibt nichts Schlimmeres, als in einem zweistündigen Meeting zu sitzen, das nur aus Folien besteht. Nicht ohne Grund hat Jeff Bezos PowerPoint-Präsentationen verboten – bei Amazon. Dort lesen die Mitarbeitenden vor dem Meeting ein Memo, statt eine endlose PowerPoint-Präsentation über sich ergehen zu lassen. So verteilen Sie Informationen, bevor alle im Raum zusammenkommen, und machen das Meeting produktiv. Eine mögliche Ausnahme: ein Strategie- oder Leistungsupdate, bei dem mehrere Personen unterschiedliche Folien vor der Gruppe vorstellen. In diesem Fall sind sechs verschiedene Memos wahrscheinlich nicht sinnvoll. Versuchen Sie stattdessen, die Präsentation zu erstellen und vorab zu verschicken. Bitten Sie außerdem alle, mit einer Frage zum Inhalt der Präsentation ins Meeting zu kommen. So fühlen sich die Teilnehmenden eingebunden und motiviert, sich zu beteiligen.

7. Nutzen Sie ein Videokonferenz-Tool.

Da viele Menschen inzwischen virtuell zusammenkommen, kann man sagen: Videokonferenz-Plattformen haben den Tag gerettet. Eines der beliebtesten Tools für virtuelle Meetings ist Zoom, das in den vergangenen Jahren fast zum Gattungsbegriff geworden ist. Es ist sehr einfach, Zoom für Meetings zu nutzen – oder für alle anderen Videoanrufe. Sie brauchen nur einen Computer, eine integrierte Kamera oder Webcam, ein Zoom-Konto, und schon kann es losgehen. Ein weiterer Grund, warum wir dieses Videokonferenz-Tool mögen: Es gibt Tausende Zoom-Integrationen, die sich mit allen Tools verbinden, die Sie am Arbeitsplatz bereits nutzen (auch Zoom und Hive!). Zoom ist für Meetings bis zu 40 Minuten kostenlos. Für Einzelpersonen oder Unternehmen, die ein umfassenderes Tool brauchen, gibt es verschiedene kostenpflichtige Pläne. Außerdem gibt es viele weitere Videokonferenz-Plattformen, zum Beispiel GoToMeeting, Slack oder ReadyTalk. Hoffentlich sind Sie am Ende dieses Artikels ein Stück weit mehr davon überzeugt, Meetings in Ihrem Team oder Unternehmen zu begrenzen. Wie gesagt: Das heißt nicht, dass alle Meetings völlig sinnlos sind. Es heißt nur, dass wir überlegter mit unserer Zeit umgehen müssen. Statt automatisch einen Termin in den Kalender einer Person zu legen, wenn es etwas zu besprechen gibt, nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool wie Hive. Erstellen Sie damit eine Notiz oder eine Karte mit den Details Ihrer Frage. Führen Sie dann mit Markierungen und Kommentaren ein Gespräch, noch bevor Sie überhaupt den dunklen, stickigen Konferenzraum betreten. Fehlen hier noch wichtige Tipps? Schreiben Sie uns in den Kommentaren.