Was ist ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)?

Haben Sie oft große, komplexe Projekte, die unmöglich zu schaffen scheinen? Ist eine Aufgabe manchmal halb erledigt und wartet darauf, dass jemand anderes sie zu Ende bringt, aber die Richtung ist unklar? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es vielleicht Zeit für einen Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, PSP).   Die meisten Teams und Unternehmen erstellen und verfolgen ihren PSP mit einer Projektmanagement-Software oder einem Arbeits-Tool. Wir bevorzugen Hive. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Mit einer Projektmanagement-Software wie Hive haben Sie Teamzusammenarbeit, PSP, Projekte und Ergebnisse an einem Ort. Ein PSP gliedert die Struktur eines Projekts in überschaubare Liefergegenstände, die Sie dann bestimmten Personen oder Teams zuweisen können. So ist sichergestellt, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden und keine Aufgabe vergessen oder halb erledigt liegen bleibt. Es kann etwas dauern, einen PSP am Anfang richtig aufzusetzen. Wenn er aber steht, macht er Ihnen und Ihrem Team das Leben deutlich leichter. Wir empfehlen außerdem, vorhandene Vorlagen oder Projekte in Ihrem Projektmanagement-Tool als Referenz zu nutzen. So müssen Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden.

Die „Arbeit“ im Projektstrukturplan

Für einen wirksamen PSP müssen Sie die Ziele Ihres Projekts kennen und wissen, was geliefert werden muss, damit das Projekt gelingt. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Projektstrukturplan erstellen. Um die Ziele und nächsten Schritte zu erkennen, definieren Sie zuerst die konkreten Arbeitspakete (Work Packages, WP) des Projekts und fassen sie in Gruppen zusammen. Ein Arbeitspaket ist ein Liefergegenstand oder eine Gruppe zusammengehöriger Liefergegenstände. Denken Sie an ein Projekt, ein Unterprojekt oder eine übergeordnete Aufgabe mit vielen Liefergegenständen darunter. Jedes Element eines Arbeitspakets ist in der Regel nur ein Teil von etwas Größerem (also des Projekts). Diese einzeln abgeschlossenen Elemente und ihre Ergebnisse bringen das Gesamtziel des Projekts voran und halten alles auf Kurs.  Beispiele für Arbeitspakete sind:

• Eine Landingpage erstellen

• Inhalte schreiben

• Front-End-Code entwickeln

• Den Kunden anrufen 

Wie Sie sehen, sind Arbeitspakete konkret und umsetzbar. Im Vergleich zum gesamten Projekt sind sie aber relativ klein. Das ist Absicht: Ein Arbeitspaket sollte von einer Person oder einem Team in angemessener Zeit erledigt werden können, ohne dass es auf die Aufgaben anderer wartet.

Wie Arbeitspakete in Ihren PSP passen

Bauen Sie Ihren PSP hierarchisch auf, mit den Aufgaben der höchsten Ebene oben und denen der niedrigsten Ebene unten. So behalten Sie den Überblick und können bei Bedarf trotzdem auf einzelne Details zoomen. Listen Sie zuerst alle Arbeitspakete auf der obersten Ebene Ihres PSP auf. Sobald alle Arbeitspakete feststehen, zerlegen Sie sie in kleinere Aufgaben. Diese kleineren Aufgaben bilden die unteren Ebenen Ihres PSP. Ein Beispiel: Wir erstellen eine neue Website. Unser Arbeitspaket könnte so aussehen: Eine Startseite erstellen

1. Texte schreiben

2. Bilder auswählen

3. Layout gestalten

4. Code entwickeln

5. Funktionalität testen

Sehen Sie, wie jeder Schritt des Arbeitspakets in kleinere, überschaubarere Aufgaben zerlegt ist? So erkennen Sie genau, was für den Projektabschluss zu tun ist. Jede Aufgabe unter „Startseite erstellen“ weisen Sie dann Teammitgliedern zu, die die einzelnen Schritte im Projekt bearbeiten. Die Schritte folgen einer Reihenfolge von oben nach unten, und in der Regel wird eine Aufgabe abgeschlossen, bevor die nächste beginnt.

Warum hilft ein PSP im Projektmanagement?

Ein Vorteil des Projektstrukturplans: Sie verstehen den Umfang Ihres Projekts besser. Wenn Sie ein Projekt in kleinere Aufgaben zerlegen, sehen Sie leichter, was zu tun ist, und erkennen mögliche Risiken. Ein weiterer Vorteil: Sie können Aufgaben besser delegieren. Sind alle Aufgaben klar definiert, ist es einfacher, sie Teammitgliedern zuzuweisen und ihren Fortschritt zu verfolgen. So wissen alle, was sie tun müssen und bis wann. Ein PSP kann außerdem Kommunikation und Transparenz im Team verbessern. Wenn alle Aufgaben klar und knapp dargestellt sind, bleibt weniger Raum für Missverständnisse und Verwirrung. Mit einer Projektmanagement-Plattform (wie Hive) zur Verfolgung von Aufgaben sehen Teammitglieder, wer woran arbeitet, und erkennen mögliche Engpässe oder Probleme.

Einen erfolgreichen Projektstrukturplan aufbauen

Über einen PSP zu sprechen ist eine Sache, ihn zu erstellen eine ganz andere. Es ist ein wichtiger und oft übersehener Schritt im Projektmanagement. Wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, bekommt das Team Abläufe und Zeitmanagement besser in den Griff. Legen wir los. Beim Erstellen eines Projektstrukturplans gibt es vier grundlegende Schritte:

Schritt eins: die Ziele Ihres Projekts definieren

Zuerst definieren Sie die Ziele Ihres Projekts. Was ist das Endziel Ihres Projekts? Was möchten Sie erreichen? Wenn Ihnen die Ziele klar sind, können Sie tiefer einsteigen und festlegen, was Sie mit Ihren einzelnen Aufgaben erreichen wollen.

In Hive ist das ganz einfach: Fügen Sie Ihrem Workspace über die blaue „+“-Schaltfläche oben rechts ein neues Projekt hinzu. Sie haben noch kein Hive-Konto? Melden Sie sich hier an (kostenlos).

Schritt zwei: das Projekt in kleinere Aufgaben zerlegen

Als Nächstes zerlegen Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben. Diese Aufgaben sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein (SMART). Jede Aufgabe sollte von einer Person oder einem Team in angemessener Zeit erledigt werden können. Keine Aufgabe ist übermäßig kompliziert, sondern mundgerecht und machbar. Hier kommen unsere Arbeitspakete ins Spiel. Ein Tipp: Verlieren Sie beim Zerlegen des Projekts nie das Endziel aus den Augen. Alle Aufgaben sollen zusammenwirken, damit Sie die Projektziele erreichen. Es sollte keine Ausreißer geben.

Schritt drei: Aufgaben Teammitgliedern zuweisen

Sind alle Aufgaben erfasst, weisen Sie sie Teammitgliedern zu. Berücksichtigen Sie auch hier die Fähigkeiten und Erfahrung jeder Person. Achten Sie außerdem auf die Auslastung der einzelnen Teammitglieder, damit niemand mit zu viel Arbeit überlastet wird.

In Ihrem Hive-Projekt können Sie Aufgaben oder Unteraufgaben hinzufügen und Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Organisation zuweisen. Sie können Aufgaben auch Platzhaltern oder externen Nutzern zuweisen. So verfolgen Sie Liefergegenstände, für die Ihr Team nicht direkt verantwortlich ist.

Schritt vier: einen Zeitplan erstellen

Zum Schluss erstellen Sie einen Zeitplan für Ihr Projekt. Er sollte Start- und Enddaten für jede Aufgabe sowie Deadlines für Zwischenziele enthalten. Ein klarer Zeitplan hält alle auf Kurs und sorgt dafür, dass das Projekt pünktlich fertig wird.

Wir empfehlen, Ihren PSP in Hive in der Gantt-Ansicht zu betrachten. So behalten Sie Gesamtzeitplan und Abhängigkeiten im Blick. Mit Abhängigkeiten halten Sie Ihr Team bei der Sache und sehen, welche Punkte und Fälligkeitstermine von anderen Projektelementen abhängen.

Die besten Tools für einen PSP

Sie können Ihren PSP zwar mit Stift auf Papier skizzieren, doch es gibt heute viele Tools, mit denen Sie schlanker und digital arbeiten. Hive ist ein PM-Tool, mit dem Unternehmen Aufgaben zuweisen, Zeitpläne erstellen und den Fortschritt verfolgen, alles an einem Ort. Mit Hive können Sie Ihren PSP in kleinere, überschaubarere Aufgaben zerlegen. Das verbessert Kommunikation und Transparenz im Team, hält alle auf Kurs und sorgt für einen pünktlichen Projektabschluss. Programme wie Lucid Chart und Miro helfen ebenfalls sehr, die Grunddiagramme Ihres PSP zu erstellen. Mit diesen Tools zeichnen Sie Karten, aus denen sich Ihr Projekt-Workflow aufbaut. Sie bieten Funktionen für die Zusammenarbeit und einfache Diagramme zum Teilen mit dem Team. Der visuelle Workflow Ihres PSP ist aber nur die halbe Arbeit. Nach der grafischen Erstellung brauchen Sie ein Tool, das jeden Schritt des Projektlebenszyklus in Aufgaben abbildet. Dafür müssen Sie ein gutes Projektmanagement-Tool wählen. Haben Sie Ihren eigenen PSP-Prozess? Schreiben Sie es uns in die Kommentare!