So nutzen Sie Hive im Homeoffice

Hinweis der Redaktion: Wir sind keine Ärzte. Wenden Sie sich für bewährte Vorgehensweisen an Ihre Ärztin oder Ihren Arzt oder an die CDC. Medizinische Informationen zu Quarantäne und Isolation in einer Pandemie finden Sie hier. Hier gibt es weitere Informationen dazu, wie Sie denen helfen können, die am stärksten von COVID-19 betroffen sind. Wir erleben unsichere und beispiellose Zeiten. Während wir mit Nachdruck versuchen, die Fallzahlen zu senken und den möglichen Schaden für die Gruppen zu verringern, die durch COVID-19 am stärksten gefährdet sind, wurde in den USA für viele Menschen Ausgangsbeschränkung und Selbstquarantäne angeordnet, um „die Kurve abzuflachen“.  Im Hive-Team arbeiten wir seit etwa drei Wochen von zu Hause. In dieser Zeit wird vielen klar, wie stark sich weltweite Homeoffice-Vorgaben auf das emotionale, mentale und finanzielle Wohlbefinden auswirken. Wir möchten die Menschen in dieser neuen Normalität so gut wie möglich unterstützen. Wenn Sie das Privileg haben, weiter sicher von zu Hause aus zu arbeiten, lassen sich einige Teile Ihrer täglichen Arbeit in Hive leicht erledigen, um die Produktivität zu steigern, Stress zu begrenzen und doppelte Arbeit zu vermeiden. 

Der Leitfaden von Hive für Remote-Arbeit

E-Mails vereinfachen mit Hive Mail

Zuerst das allmächtige E-Mail-Postfach. Weltweit gibt es etwa 2,9 Milliarden E-Mail-Nutzer, ein riesiger Teil der Bevölkerung, und für 2020 werden 306,4 Milliarden gesendete E-Mails pro Tag erwartet. Diese Zahl dürfte im Zuge von COVID-19 weiter steigen. Aber wie schließen Sie die Lücke zwischen Ihren Aufgaben und Ihren E-Mails? Hier kommt Hive Mail ins Spiel. Mit Hive Mail können Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Postfach in die Hive-App holen, E-Mails direkt in Hive lesen, empfangen und senden, aus einer E-Mail heraus nächste Schritte zuweisen und einen E-Mail-Verlauf an eine Aktionskarte anhängen. 

Remote-Meetings effizient durchführen mit Meeting-Notizen

In dieser neuen Ära der Remote-Arbeit wird immer deutlicher, welche Meetings eigentlich schon immer E-Mails hätten sein können. Für die Meetings, die Sie von zu Hause aus weiterhin brauchen, haben wir die stärkste Kombination: die Zoom-Integration von Hive + Meeting-Notizen. Sobald Sie die Zoom-Integration in Hive Apps aktiviert haben, geben Sie in einem beliebigen Hive-Chat einfach „/zoom“ ein, und Sie werden automatisch in ein Zoom-Meeting geleitet. Mit den Meeting-Notizen von Hive haben Sie einen digitalen Notizblock, um Inhalte und nächste Schritte direkt in der Hive-App festzuhalten. Nach dem Schreiben der Notizen weisen Sie mit wenigen Klicks einer bestimmten Person eine Aufgabe zu und legen ein Fälligkeitsdatum fest. So bleiben Nachbereitungen von Meetings nie mehr liegen. Wir versprechen, dass sich Ihre Meetings lohnen.

Die Verfügbarkeit Ihres Teams verstehen mit der Ressourcenplanung

Haben Sie sich schon gefragt, an welchen Projekten Ihre Teammitglieder arbeiten? Möchten Sie wissen, wie Sie helfen können oder wann Sie ihnen Aufgaben abnehmen sollten?  Es ist schwierig, den Überblick darüber zu behalten, was Kolleginnen und Kollegen täglich bearbeiten, selbst bei enger Zusammenarbeit. Im Remote-Alltag ist das noch schwerer, denn Sie können nicht ein paar Schritte gehen oder mit dem Stuhl ein paar Schreibtische weiterrollen, um mit jemandem zu sprechen. Hier hilft die Ressourcenplanung. Mit der Ressourcenplanung von Hive sehen Sie genau, woran jemand in Ihrem Team arbeitet, wie lange die Arbeit dauern soll und wie viel Prozent der Zeit bereits mit Aufgaben belegt sind. Wer die Kapazität anderer kennt, fördert gute Arbeitsbeziehungen und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Kommunizieren mit Hive Chat

Im Laufe des Tages verliert man leicht den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen, und dann scheitern Projekte oft. Warum? Weil regelmäßige Kommunikation einiges bewirkt. Erstens stärkt sie die Teammoral und hilft, gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Zweitens hilft sie, doppelte Arbeit oder Verwirrung im Projekt zu vermeiden: Es ist schwerer, ein Projekt zu vermasseln, wenn Sie ständig mit Ihrer Führungskraft oder Ihrem Teammitglied darüber sprechen. Drittens schafft sie Verantwortlichkeit im Team. Wenn Sie nicht nachfragen, könnten Menschen denken, dass Qualität oder Menge ihrer Arbeit egal sind. Wenn Sie aber regelmäßig nachfragen, Feedback geben und Orientierung bieten, fühlen sie sich selbst für den Erfolg des Projekts verantwortlich. Hive Chat ist ein fester Bestandteil der Hive-App und eine gute Möglichkeit, den Zusammenhalt und die Kommunikation im Team zu fördern, damit Projekte gelingen. Wenn Sie über eine bestimmte Aktion in Hive sprechen möchten, können Sie sie sogar per Drag-and-drop in das Chatfenster ziehen und dort besprechen. Wenn Sie Slack mögen und nicht ganz auf Hive Chat umsteigen möchten, können Sie Ihr Slack-Konto auch in Hive selbst einbinden. 

Apps für die mentale Gesundheit bei Remote-Arbeit

Diese Arbeitstipps sind hilfreich. Wir wollten aber auch nützliche Ressourcen für alle bereitstellen, die mit der jüngsten Umstellung aufs Homeoffice mental zu kämpfen haben. Wir haben einen ausführlichen Artikel über Apps für die mentale Gesundheit bei der Arbeit, hier sind aber einige unserer Favoriten.

• Simple Habit ist eine unserer liebsten Meditations-Apps und bietet eine Reihe geführter Meditationen für bestimmte Situationen oder Stimmungen.

• Thought Diary ist ein guter Ort, um Ihre Gedanken festzuhalten und problematische oder ungesunde Gedanken zu analysieren. 

• Talkspace ist eine gute Anlaufstelle für Therapie aus der Ferne per Text-, Audio- oder Videonachrichten.

Haben Sie weitere Lieblings-Apps, die Produktivität und Arbeiten im Homeoffice verbessern? Schreiben Sie uns in den Kommentaren unten.