La matriz de acciones y por qué necesitas una

Cada empresa tiene formas únicas de trabajar que facilitan la eficiencia, la comunicación y la colaboración en toda la organización. En Hive pasamos de ser 15 personas a más de 40 en los últimos 18 meses, y tuvimos que adaptar nuestra forma de trabajar al crecimiento del equipo. Una de las maneras más importantes de lograrlo fue algo que bautizamos como la matriz de acciones. Esta matriz es un documento vivo que registra todo lo que hace nuestra organización.  Para empezar por el principio, la matriz es una herramienta para dar seguimiento a tres tipos de acciones: recurrentes, desencadenantes y proyectos. Una acción recurrente es la que se repite con una frecuencia determinada (anual, mensual, etc.); por ejemplo, la planificación de la fiesta de fin de año o las evaluaciones de desempeño semestrales. Los desencadenantes son justo lo que suena: ocurre algo que provoca que se realice una acción. Un ejemplo es cuando una persona empieza a trabajar en una empresa y se activa un conjunto de acciones de incorporación para ponerla al día con la organización. Por último, los proyectos son iniciativas de mayor envergadura que suelen requerir la colaboración de varios departamentos. Un ejemplo es la introducción de un nuevo software de gestión de proyectos o de recursos humanos. Cuando ya revisaste los distintos tipos de acciones que se dan en tu organización, puedes definir cuatro cosas: qué es en realidad la acción o tarea, el desencadenante, la duración y quién la realiza. A partir de ahí, puedes armar una matriz de acciones con todo lo que se hace en un equipo o en una organización. Así se verá cuando empieces: Este esquema de tareas y responsabilidades es indispensable para una organización, sobre todo en esta nueva era del trabajo remoto. Estamos seguros de que al implementar la matriz pasarán tres cosas: dejarás de hacer trabajo en las sombras, dejarás de "llevar arena a la playa" y encontrarás fácilmente los espacios en blanco. Dejar de hacer trabajo en las sombras significa que dejarás de duplicar el trabajo. También dejarás de hacer trabajo que equivale a "llevar arena a la playa", es decir, cuando alguien hace algo que ya se hizo o que no hace falta hacer. Por último, podrás encontrar los espacios en blanco, es decir: ¿qué no está haciendo nadie que de verdad necesitamos atender? A partir de ahí, puedes crear nuevos "trabajos" en la matriz y definir cuánto tiempo crees que la gente debería dedicarles, durante cuánto tiempo deberían ocurrir y quién se encargará. Quizás te preguntes: ¿esto de verdad lo usan en Hive? La respuesta es sí, y usamos Hive para darle seguimiento a todo. Cada acción se crea por separado en una tarjeta de acción, se asigna a una persona, se coloca en un proyecto con una fecha de vencimiento y se le asigna una frecuencia. Puedes ver un esquema general de cómo se ven estos elementos en conjunto en la imagen de abajo. Hemos comprobado que la vista de tabla de Hive es la mejor para ver la matriz, ya que ofrece una apariencia similar a Excel de las acciones, en una verdadera forma de matriz. Dicho esto, puedes usar las vistas flexibles de proyecto de Hive para ver todas las acciones en diagrama de Gantt, tablero Kanban, calendario o vista de portafolio. Una vez que tus acciones están reunidas y asignadas, tienes una visión muy clara de todo lo que ocurre en tu organización en cualquier momento. ¿Qué hace la matriz por nosotros? Primero, nos ayuda a entender mejor el tiempo libre frente al tiempo recurrente de cada persona. La matriz nos muestra cuánto trabajo hace la gente a diario, cada semana y cada mes. Con este conocimiento, podemos delegar mejor y entender la disponibilidad. Segundo, nos ayuda a decidir para qué roles debemos contratar y cómo desglosarlos. Una vez que identificamos los espacios en blanco de la matriz, podemos revisar todas esas tareas pendientes y diseñar un rol en torno a ellas. Por último, ayuda a todas las personas de nuestra organización a evitar el agotamiento. Como definimos con exactitud qué hace cada quien, podemos hacer ajustes y cambios para no sobrecargar de trabajo a una sola persona. Ahí también entra en juego la idea de definir nuevos roles. Esta matriz nos ha ahorrado incontables horas y, mientras seguimos perfeccionando su uso, especialmente en este período de trabajo remoto, estamos seguros de que surgirán más beneficios cuanto más tiempo la usemos. ¿Quieres más información? Comenta abajo o escribe a hi@hive.com con cualquier pregunta.