Cómo automatizar tareas y ahorrar tiempo en el trabajo

Con la llegada de la tecnología de automatización, podemos aprovechar mejor nuestro tiempo y automatizar tareas. Hay infinitas oportunidades de usar la automatización en nuestra vida diaria, tanto en el trabajo como fuera de él.

Si buscas una forma de automatizar tareas, ciertas herramientas nos dan los medios para realizar con rapidez algunas de nuestras tareas más largas, o incluso para automatizarlas por completo. Por desgracia, aunque hoy hay muchas herramientas de automatización en el mercado, no todas te darán el ahorro de tiempo que necesitas.

En este artículo hablaré de algunas de las tareas automatizadas más comunes y de la mejor manera de automatizarlas. Por suerte, si sigues esta lista de buenas prácticas de automatización, podrás asegurarte de que la herramienta que uses sea la adecuada para el trabajo. Como extra, hablaremos de cómo automatizar tareas con IA, una de las mayores aportaciones de la IA que hemos visto recientemente.

Cómo automatizar tareas

En el trabajo, todos queremos aprovechar al máximo nuestro tiempo. Queremos ser lo más eficientes posible y resolver nuestras tareas sin generar más estrés ni abrumar la jornada. Hay tareas que no se pueden automatizar (lo siento, pero todavía tienes que llamar a tus clientes y ponerte al día con tu jefe), pero existe una herramienta de automatización que te ayudará a agilizar tu día.

Si eres nuevo en la automatización y no sabes por dónde empezar, revisa estas tareas, que son un punto de partida perfecto.

Captura de datos

Según lo complejo que sea tu proceso de captura de datos, automatizarlo puede acelerar tu flujo de trabajo y reducir los errores humanos. La automatización de la captura de datos también puede aumentar la satisfacción del equipo, ya que reduce la monotonía de la captura manual repetitiva y libera tiempo para otras actividades más interesantes.

Hay varias formas de automatizar la captura de datos, desde usar un creador de formularios en línea hasta integrarte con herramientas automatizadas como Zapier, Outfunnel, Leadsbridge o IFTTT.

La IA también se está volviendo experta en automatizar la captura de datos, y sin duda la veremos más en el futuro a medida que se siga usando para automatizar tareas.

Gestión del correo electrónico

Las herramientas automatizadas de gestión del correo pueden ayudarte a mantener tu bandeja de entrada organizada y bajo control, y a automatizar tareas y pendientes. Servicios como Boomerang para Gmail te permiten programar correos para enviarlos más tarde, configurar recordatorios y hacer seguimiento de las respuestas.

También puedes usar reglas de automatización para archivar o eliminar mensajes de forma automática según criterios específicos. Además, los servicios de búsqueda de correos como Spokeo pueden ayudarte a encontrar nuevos clientes potenciales con rapidez y comodidad.

Otros programas, como Hive, tienen notificaciones por correo integradas que envían mensajes personalizados cuando alguien se suscribe a un boletín, participa en un concurso o completa una descarga. Con esta automatización del correo, puedes configurar recordatorios personalizados y poner en marcha una campaña de generación de clientes potenciales sin intervenir.

Publicación en redes sociales

Las herramientas de automatización de redes sociales facilitan programar y publicar contenido en todos tus canales. Servicios como Hootsuite y Storichief te permiten crear colas de publicaciones, definir calendarios y hacer seguimiento de los resultados.

Usar herramientas de automatización para redes sociales reduce los errores humanos, como omitir publicaciones o "olvidarlas". Publicar de forma constante es la mejor manera de conseguir reacciones al contenido y aumentar la interacción en todos tus canales.

Gestión de tareas

Las herramientas automatizadas de gestión de tareas pueden ayudarte a mantener el orden y a estar al día con tu trabajo. Herramientas como Hive o ClickUp te permiten crear tareas individuales, asignarlas a los miembros del equipo y hacer seguimiento de su progreso. También puedes usar reglas automatizadas para mover tareas entre distintas etapas o tableros según criterios específicos.

Gestión de proyectos

La automatización funciona muy bien en la gestión de proyectos, porque mantiene a todo el equipo al tanto de los próximos pasos y las novedades. Los gerentes de proyectos necesitan tener el pulso de una gran cantidad de informes, cronogramas, presupuestos e indicadores de desempeño. Con herramientas de automatización como las que ofrecen Hive, Notion o ClickUp, los gerentes pueden usar la automatización para dar seguimiento e informar sobre cada parte de un proyecto, desde cada scrum hasta el presupuesto de los proyectos anuales.

Facturación y gestión financiera

Una pequeña empresa promedio puede dedicar hasta 15 horas a la semana a tareas administrativas financieras, como la asignación de recursos, la elaboración de presupuestos y el procesamiento de facturas (por nombrar solo algunas). Sin embargo, esta es un área que la automatización puede mejorar de forma notable, en beneficio tanto de las empresas como de sus clientes.

Por ejemplo, al automatizar los procesos de pago con software de pagos en línea, los negocios de comercio electrónico pueden ofrecer mejores experiencias a sus clientes, dedicar menos tiempo a procesar facturas y resolver consultas de pago, y mejorar su capacidad de automatizar tareas.

Interacción con la comunidad

Escuchar a los clientes e interactuar con ellos es clave para ampliar las oportunidades de negocio. Aquí tienes un truco de automatización que puede mejorar la experiencia del usuario, el reconocimiento de marca e incluso generar más ventas. En el sitio web de tu empresa, configura una notificación que active una tarjeta de acción para tu equipo de marketing.

Puedes usar Hive Forms y las automatizaciones de Hive para crear esta potente herramienta personalizada de interacción con la comunidad en tu organización. Con la automatización de Hive, la tarjeta llega directamente al flujo de trabajo de la persona asignada. También puedes definir el nivel de prioridad de la tarea y una fecha límite.

Este sistema de automatización puede ayudar a iniciar nuevas conversaciones con clientes potenciales y aumentar el tiempo que pasan en tu sitio web. ¡Qué gran oportunidad para reforzar tu estrategia de retención!

Veamos un ejemplo práctico: Pamela leyó un artículo sobre consejos de productividad. Deja un comentario sobre lo que le cuesta dejar de procrastinar ciertas tareas en el trabajo. En cuanto se publica su comentario, tu sistema de automatización avisa a John, del equipo de marketing.

Él revisa el comentario y le comparte rápidamente a Pamela otro artículo sobre aplicaciones de productividad que podría ayudarla a trabajar más rápido. Ahora Pamela tiene más recursos para dejar su mal hábito y está pensando en usar una de las herramientas del artículo que John le compartió.

Cómo tener éxito con la automatización

Ahora que hemos visto algunas de las tareas automatizadas más comunes en el trabajo, veamos algunas buenas prácticas para usar herramientas de automatización. Para asegurarte de que tus tareas automatizadas sean productivas y eficaces, sigue estos consejos:

• Empieza poco a poco: automatizar tareas grandes o complejas puede ser abrumador y no dar los resultados esperados. Empieza por automatizar tareas pequeñas y sencillas que hagas con regularidad. Así te sentirás cómodo con el proceso y verás de primera mano los beneficios de la automatización.

• Prueba y mide: prueba siempre las tareas automatizadas antes de ponerlas en producción. Asegúrate de que funcionen como esperas y de que cumplan tus expectativas de ahorro de tiempo. Además, haz seguimiento de los resultados de las tareas automatizadas con el tiempo para confirmar que siguen aportando valor.

• Ten paciencia: no esperes que las tareas automatizadas resuelvan todos tus problemas de la noche a la mañana. Configurarlas y probarlas puede llevar algo de tiempo, y es posible que surjan algunos tropiezos. Pero con paciencia y perseverancia, podrás aprovechar los beneficios de la automatización.

• Prueba herramientas nuevas: con tantas opciones disponibles, puede tomar un tiempo encontrar la que se ajuste a tus necesidades. Incluso puede que necesites varias herramientas de automatización y que inviertas algo de dinero antes de avanzar hacia tus objetivos de automatización.

Cómo usar la IA para automatizar tareas

La inteligencia artificial (IA) ha revolucionado la forma en que operan las empresas, al permitir automatizar tareas que antes eran largas y tediosas. Con la tecnología de IA, las organizaciones pueden agilizar sus operaciones, aumentar su eficiencia y reducir costos.

Una de las formas más comunes de usar la IA para automatizar tareas es mediante algoritmos de aprendizaje automático. Estos algoritmos pueden entrenarse para reconocer patrones y hacer predicciones a partir de datos, lo que permite a las empresas automatizar procesos como la captura de datos, la atención al cliente y la gestión de inventario.

Por ejemplo, los chatbots con IA pueden atender las consultas de los clientes y ofrecer soporte en tiempo real, lo que libera a los agentes humanos para ocuparse de asuntos más complejos.

Otra forma de automatizar tareas con IA es la automatización robótica de procesos (RPA). El software de RPA imita las interacciones humanas con los sistemas informáticos, lo que permite a las organizaciones automatizar tareas repetitivas como la captura de datos, la generación de informes y el procesamiento de correos.

Al automatizar estas tareas rutinarias, las empresas ahorran tiempo y reducen el riesgo de error humano. Además de agilizar las operaciones, la IA también puede mejorar la toma de decisiones al analizar datos y ofrecer información que ayuda a las empresas a elegir con criterio. Por ejemplo, la IA puede analizar las tendencias del comportamiento de los clientes para ayudar a optimizar las estrategias de marketing, o pronosticar la demanda para mejorar la gestión de inventario.

¿No sabes por dónde empezar? Hay muchas herramientas de automatización en el mercado, y muchas usan IA para automatizar tareas, pero veamos una de las mejores: Hive Automate. 

Hive Automate

Hive Automate es una nueva función potente dentro de la plataforma de gestión de proyectos Hive que te ahorra tiempo al automatizar tareas cotidianas, dentro y fuera de Hive. Hive Automate te da el poder de conectar, integrar y crear flujos de trabajo automatizados y con IA en miles de aplicaciones de trabajo. Así puedes trabajar mejor con colegas y equipos, sin importar qué herramientas usen. Así funciona.

Un ejemplo de recetas de Hive Automate en acción.

En Hive Automate, puedes crear "recetas" con desencadenantes y lógica que llevan a las acciones deseadas. Las recetas son flujos de trabajo automatizados que pueden abarcar varias aplicaciones. Cada receta consta de un desencadenante y una o más acciones que se ejecutan cuando se detecta el evento desencadenante.

Las acciones pueden ejecutarse de inmediato o activarse mediante condiciones IF, condiciones IF/ELSE o acciones de repetición, además de poder ser llamadas por otras recetas y de ofrecer manejo de errores. Con estas variables podemos crear flujos de trabajo de varios pasos que usen tantas aplicaciones como sea necesario.

Las posibilidades de las recetas de Hive Automate son infinitas. Algunos ejemplos:

• Crear un proyecto de Hive a partir de una oportunidad de Salesforce

• Crear una tarjeta de acción de Hive cuando alguien se registra en un evento a través de Eventbrite

• Crear una tarjeta de acción de Hive cuando alguien hace un pedido en Shopify

Para saber más sobre cómo crear tus propias recetas, consulta nuestro artículo de ayuda sobre cómo crear una receta con Hive Automate.

Usa la automatización con autocontrol

Ahora que sabes cómo automatizar tareas en el trabajo y cuáles son algunas de las mejores de tu lista para automatizar, quiero hacer una pequeña advertencia sobre el uso de herramientas de automatización. Aunque a todos nos encanta una buena herramienta que nos ayude en el día, debes recordar que la automatización no es la que conduce el auto: eres tú.

No puedes depender de la automatización para todo. No está pensada para todas las tareas de tu lista, ni para sumar más trabajo a una agenda que ya está llena.

La automatización es una herramienta para ahorrar tiempo, agilizar y tomar el control de esas tareas más largas y rutinarias de tu agenda. Usarla no es una forma de cargarte más trabajo, sino de ayudarte con el que ya tienes.

Estas herramientas no son una excusa para darte más qué hacer, sino una ayuda para lo que ya estás haciendo. Y al final del día, siempre puedes usar la inteligencia de datos para analizar tu trabajo y asegurarte de que la automatización ayuda, y no perjudica, la estrategia de tu negocio.

A veces todos nos sentimos un poco abrumados, y una gran herramienta de automatización está pensada para devolverte parte de ese control y ayudarte con tus tareas. Úsalas con precisión y busca la mejor herramienta para tu día a día.

Encuentra una herramienta que te ahorre tiempo, ya sea en el correo o en las publicaciones en redes sociales, y empieza a incorporarla a tu día. Agradecerás el tiempo extra para concentrarte en lo importante. Eso sí, no sumes más cosas pequeñas que vuelvan a complicar tu jornada.

No esperes, automatiza

Dejando de lado lo cursi del título: si no usas herramientas para automatizar tareas con regularidad, es hora de empezar. Si sigues algunas de estas buenas prácticas y automatizas tus tareas más largas, podrás ahorrar tiempo, energía y algo de cordura.

Si usas otras herramientas de automatización o buenas prácticas en el trabajo, ¡nos encantaría conocerlas! Compártelas en los comentarios.