¿Nos ayudan los plazos a hacer las cosas?

Los plazos forman parte de la vida de casi todos desde la primera infancia, cuando conocimos el temido concepto de la tarea. En el kínder recuerdo que me daban hojas de trabajo para practicar cómo escribir ciertos números y letras, y tenía que entregarlas a la mañana siguiente. Visto ahora, parece muy temprano para tener tarea en el sentido tradicional, pero se estima que el niño promedio de kínder dedica unos 25 minutos de tarea por noche. La cifra sube a 28 o 29 minutos en primer o segundo grado. ¿Por qué? Cuando somos tan pequeños, los plazos son importantes: no tenemos otro marco de referencia para “hacer las cosas”. El tiempo es un concepto totalmente distinto y todavía no parece lineal. ¿Cómo puede ser que la hora que pasamos en el patio sea la misma hora que pasamos en el salón antes del almuerzo? Debido a esa falta de comprensión, necesitamos límites que dirijan nuestros esfuerzos y nuestra energía, y ahí entra la tarea.

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A medida que crecemos, los plazos se consolidan como un componente central de nuestra educación y nuestras experiencias de aprendizaje, para bien o para mal. Sin duda hay efectos positivos en los plazos y la tarea, como enseñar a los estudiantes a gestionar su tiempo desde pequeños, fortalecer la autoestima y mejorar el rendimiento académico. ¿Pero los aspectos negativos? Son abrumadores. Una investigación de Stanford encontró que los efectos negativos de la tarea, que en promedio ronda las 3 horas por noche en la preparatoria, incluían estrés extremo, falta de sueño, deterioro general de la salud y “alienación de la sociedad”. En este estudio de Stanford de 2013, el 70 % de los estudiantes dijo estar “con frecuencia o siempre estresado por las tareas escolares”, y el 80 % confirmó que tenía al menos un síntoma importante relacionado con la salud (dolores de cabeza, pérdida de peso, falta de sueño, problemas estomacales) como resultado de ese estrés.

Cuando llegamos a la universidad o al mundo laboral, los plazos y el estrés que los acompaña solo aumentan. Las responsabilidades crecen y, al salir de casa y valerte por ti mismo, tienes que gestionar todo tu calendario, lo cual es un ajuste difícil. Un ejemplo: ¿cuántas personas empezaron un trabajo enorme para la universidad la noche anterior a la entrega, y pasaron toda la noche y la mañana en la biblioteca para terminarlo? Muchas: se estima que el 60 % de los universitarios ha pasado una noche en vela. Pero para los universitarios, que aprenden a gestionar su tiempo, su trabajo y su vida social por su cuenta, normalmente por primera vez, los plazos también parecen un mal necesario. Sin plazos, los proyectos tardarían semanas o meses en completarse. Los plazos son casi como un mecanismo de entrenamiento que programa el cerebro para crear cronogramas y flujos de trabajo: si no gestionas bien tu tiempo, te castigan, ya sea pasando la noche en vela para terminar el trabajo o sacando una mala nota en el proyecto o el examen. En cambio, cuando gestionas bien tu tiempo, recibes una buena nota y elogios por tu trabajo. Este sistema también existía en la preparatoria, pero en mucha menor medida. Sin embargo, al terminar la universidad, la cantidad de plazos que enfrentamos sigue aumentando. Hay plazos para cosas obvias como el alquiler o las facturas, y luego están los plazos laborales, que son los que más absorben la vida. Curiosamente, resulta que tener algunos plazos puede ayudar a mejorar el rendimiento, según la llamada ley de Yerkes-Dodson. Esta ley establece básicamente que el estrés que sientes por un plazo, conocido como “nivel de activación”, te motivará y mejorará tu rendimiento. Sin embargo, hay un punto de rendimientos decrecientes: el estrés extremo dificulta concentrarse y terminar una tarea. Es un delicado equilibrio.

Otra observación interesante sobre los plazos es que los plazos más largos convencen a las personas de que una tarea es más difícil de lo que realmente es. Los plazos más lejanos llevan a dedicar más recursos a terminar la tarea, cuando tal vez no son necesarios, y pueden “provocar más procrastinación y una mayor probabilidad de abandonar”, según un estudio del Journal of Consumer Research. 

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Pero, en general, se ha demostrado que los plazos provocan en el mundo laboral el mismo estrés y la misma ansiedad que en nuestra clase de historia de Estados Unidos de nivel avanzado en la preparatoria. Un estudio publicado por la Harvard Business School incluso señaló que los plazos hacían a las personas menos creativas, que no es precisamente cómo quieres que trabajen tus empleados. Los plazos también contribuyen a una especie de “visión de túnel”, que lleva a los empleados a concentrarse solo en el plazo que tienen por delante y a descuidar otras tareas importantes. Tampoco es lo ideal. Entonces, ¿cuál es la solución? La ley de Yerkes-Dodson y la simple observación humana demuestran que los plazos son importantes para garantizar un rendimiento y una ejecución óptimos. Pero ¿cómo evitamos que los plazos rígidos provoquen ansiedad intensa, estrés y complicaciones de salud innecesarias? Una idea es el concepto de los plazos autoimpuestos. Cada persona podría acordar con su gerente una fecha de entrega específica para una tarea, en lugar de que el gerente imponga un cronograma arbitrario a un trabajo. Esto permitirá expectativas más razonables, más comunicación entre las partes y, en última instancia, trabajo de mayor calidad. Los miniplazos son otra herramienta útil. Crear plazos más pequeños, y posiblemente flexibles, dentro de un proyecto más grande puede ayudar a evitar la visión de túnel y reducir el estrés. También ayuda tener reuniones de seguimiento con un gerente o un compañero durante todo el proyecto, ya que permiten reconocer el progreso y aumentar la responsabilidad. También puedes usar una herramienta de gestión de proyectos, como Hive, para establecer hitos y plazos del proyecto a los que tu gerente y tu equipo accedan fácilmente.  En resumen, los plazos han sido una parte clave de la educación y el crecimiento de casi todos durante años: así fue como nos incentivaron a trabajar al principio. Eliminar por completo los plazos no es realista, a pesar del estrés adicional que causan. En cambio, considera plazos internos más pequeños dentro del proyecto y plazos autoimpuestos para mantener el trabajo en marcha y reducir el posible estrés y ansiedad a largo plazo. 

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