Las 5 mejores herramientas para la colaboración multifuncional en 2024

Las organizaciones de todo el mundo tienen equipos diversos, y a veces desconectados, que necesitan trabajar juntos para que el negocio funcione sin problemas. La colaboración multifuncional es una parte fundamental de su flujo de trabajo. Esto significa que, aunque la empresa avance hacia metas similares, cada equipo debe encargarse de sus propios proyectos sabiendo con precisión en qué trabajan sus colegas.

Marketing, por ejemplo, podría estar organizando un evento para clientes, mientras que el área de éxito del cliente o de ventas prepara la prospección y los regalos de fin de año. Es perjudicial para el avance de la organización que varios equipos trabajen hacia los mismos objetivos sin colaborar. Ahí es donde las herramientas de gestión de proyectos y colaboración te salvan el día.

¿Qué es la colaboración multifuncional?

La colaboración multifuncional, o colaboración entre áreas del negocio, se puede definir como “el proceso en el que personas de distintos departamentos de una organización, con diferentes áreas de especialización, se unen para lograr un objetivo común”, según BigCommerce. Hacen falta algunos elementos clave para lograr este nivel de colaboración en una empresa:

• Canales de comunicación abiertos y ágiles

• Procesos que existan en toda la organización

• Informes con actualizaciones periódicas de los equipos de todo el negocio

• Objetivos y plazos específicos para medir el éxito

En la última década, las soluciones de gestión de proyectos en línea han avanzado mucho en su capacidad para mejorar la transparencia, la colaboración, el seguimiento de objetivos y la visibilidad en general. Esto significa que los equipos trabajan de forma multifuncional, en lugar de hacerlo por separado o en grupos pequeños. Funciones como la definición de objetivos de la empresa, el seguimiento del avance de los proyectos, el establecimiento de hitos y los paneles de proyecto ayudan a los equipos a lograr una verdadera colaboración entre áreas del negocio.

Si buscas una herramienta que te ayude a lograr esta cohesión en tu organización, estas son nuestras opciones favoritas.

1. Hive

Hive es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración con funciones sólidas de seguimiento de objetivos y de cronogramas de proyectos. Los objetivos en Hive, una función que permite a las organizaciones dar seguimiento a planes completos de objetivos y proyectos para sus equipos y negocios, son el primer paso para asegurar la colaboración multifuncional.

Con los objetivos en Hive, los equipos entienden con exactitud hacia dónde van y cómo se alinean sus esfuerzos. El chat y las tarjetas de acción de Hive garantizan una comunicación clara y que los canales sigan abiertos durante todo el proyecto. Para supervisar el avance, Hive ofrece paneles totalmente personalizables para cada equipo, de modo que todas las actualizaciones estén ordenadas y otros líderes puedan consultarlas.

Otras funciones colaborativas que ofrece Hive:

• Vistas de proyecto flexibles para todos los equipos, como Gantt, vista de tabla y vista de calendario

• Asignación de recursos y control de tiempo para todos los equipos

• Seguimiento con paneles en todos los niveles

• Notificaciones personalizadas

• Chat integrado en la aplicación e integración con el correo electrónico

• Integración con Zoom y aplicación de notas en Hive

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2. ProofHub

Utilizado por equipos y empresas de todo el mundo, ProofHub es un software ideal para equipos creativos o de marketing que quieren colaborar en documentos. La herramienta reúne en un solo lugar toda tu comunicación, colaboración y gestión de proyectos. Con sus potentes funciones, ProofHub puede ayudarte a colaborar en archivos, comunicarte, compartir comentarios en tiempo real y mantener organizada tu vida laboral. ProofHub también se integra con las herramientas populares que ya usas, para que accedas a todo desde un único lugar.

3. Asana

Asana es una herramienta de colaboración empresarial fácil de usar que gestiona sin problemas proyectos pequeños y grandes, y por eso forma parte de nuestra lista de las mejores herramientas de colaboración multifuncional. El software está diseñado en torno a tareas y subtareas organizadas en distintas secciones, que se pueden asignar a una persona o a equipos. Es una herramienta popular que se ha ido desarrollando durante los últimos años para funcionar bien con equipos en entornos remotos e híbridos.

En cada tarea, la persona a cargo del proyecto y el resto del equipo pueden comunicarse y dar comentarios en el mismo lugar, de modo que la colaboración de cada proyecto quede centralizada y sea fácil de consultar.

4. Basecamp

Basecamp es una herramienta de colaboración en la nube con muchas funciones para personas individuales, responsables de proyectos y equipos de marketing, que permite colaborar en tareas. Entre sus funciones hay listas de pendientes para tareas, que se pueden asignar a distintos usuarios, y tareas de las que el sistema da seguimiento automático cuando vence el plazo.

También tiene un chat grupal en tiempo real y una herramienta que permite al cliente ver el avance del proyecto. Como la mayoría de los servicios de esta lista, Basecamp también se puede integrar con otros productos para informes, análisis y control de tiempo, entre otras funciones. Además de su solución en la nube, Basecamp se puede integrar con iOS, Android, Mac y PC. Sin embargo, recomendamos Basecamp para equipos más pequeños o creativos, ya que no cuenta con algunas funciones clave que sí tiene Hive para la asignación de recursos y el análisis del avance.

5. Smartsheet

Smartsheet es un software de gestión de la colaboración basado en una vista de tabla, parecida a una hoja de cálculo de Excel. Esta herramienta funciona en la nube y también permite cambiar entre algunas otras vistas de visualización de datos. Smartsheet cuenta además con flujos de trabajo automatizados que te ayudan a reducir tareas manuales y a automatizar acciones recurrentes, y así se encarga de parte del trabajo más rutinario del día a día.

Si quieres convencer a los expertos en Excel de usar una herramienta de colaboración multifuncional, esta puede ser una gran opción que no requiere mucha capacitación adicional.