Configuración en 5 pasos: crea tu espacio de trabajo de Operaciones en Hive

En Hive solo necesitas 5 pasos para dejar tu espacio de trabajo listo para el éxito. Sí, eso es todo. 5 pasos. Pero vayamos por partes.

Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para que los equipos de operaciones cumplan con los entregables, la planificación, los proyectos y las comunicaciones de la empresa. Herramientas como Hive ofrecen una plataforma centralizada para planificar, organizar y supervisar el avance de las distintas tareas y actividades de un proyecto.

Cómo ayuda la gestión de proyectos a las operaciones de negocio

Las herramientas de gestión de proyectos son clave para el éxito de los equipos de operaciones de negocio. Ayudan a simplificar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y aumentar la productividad. Con ellas, los equipos pueden dar seguimiento a las tareas, fijar plazos, asignar recursos y supervisar el progreso en tiempo real.

Una de las principales ventajas de estas herramientas es la posibilidad de centralizar la comunicación y el intercambio de documentos. Así, todos los miembros del equipo están en sintonía, lo que reduce el riesgo de malentendidos y de trabajo duplicado. Además, herramientas de gestión de proyectos como Hive ofrecen información valiosa sobre el rendimiento de los proyectos, para que los equipos tomen decisiones basadas en datos y adapten sus estrategias según sea necesario.

Optimiza tu flujo de trabajo de operaciones con Hive

Pero muchas veces lo más difícil al empezar con una herramienta es la configuración inicial: ¿cómo va a funcionar todo en conjunto? ¿Qué aplicaciones necesito? ¿Qué flujos de trabajo debo incluir? Por eso estamos aquí para explicarte los 5 pasos que necesitas seguir.

1. Agrega a Hive las tareas en las que trabajas esta semana

Los equipos de operaciones suelen desempeñar muchos roles, organizan su trabajo de diversas maneras y reciben un sinfín de tareas día tras día.

Para dar tu primer paso en Hive, simplemente agrega las tareas principales en las que te enfocas ESTA SEMANA. No lo compliques. Si quieres, también puedes agregar subtareas para cada una de las tareas principales. Por ejemplo:

Lo mejor de Hive es que tiene acciones y subacciones ilimitadas, así que puedes crear todas las acciones que necesites.

2. Conecta tu correo electrónico y tu calendario a Hive

Las solicitudes, los contenidos y las comunicaciones llegan con más frecuencia en reuniones o por correo electrónico. Sincroniza tu bandeja de entrada de Gmail u Outlook con Hive mediante Hive Mail. Para acceder a Hive Mail, ve a Hive Apps -> y activa Hive Mail.

Una vez activado Hive Mail, también te conviene activar Hive Calendar desde la misma página de inicio de aplicaciones. ¿Lo mejor? Puedes convertir cualquier correo que llegue, externo o interno, en una tarjeta de acción directamente en Hive.

Verás dos botones en la parte superior de cada mensaje de tu bandeja de entrada. Haz clic en la marca de verificación o en el símbolo de enlace para crear una acción NUEVA a partir de este correo, o para agregar el correo como archivo adjunto a una acción EXISTENTE.

Si apenas estás empezando con Hive, te recomiendo usar por ahora solo la función de acción NUEVA.

3. Agrega una meta a Hive

La aplicación Goals de Hive es un gran recurso para los equipos de operaciones de negocio que quieren centralizar el seguimiento de KPI, información financiera o cualquier otra métrica de su negocio. Para acceder a Goals, haz clic en Hive Apps en la barra lateral izquierda. Allí, busca “Goals” en la biblioteca de aplicaciones y actívala.

Al entrar en Goals, podrás agregar una nueva meta; te recomendamos empezar con un nombre, un responsable de la meta y una medición. La medición asegura que tengas un valor hacia el cual avanzar.

Al seleccionar la medición de tu meta, puedes elegir entre varias opciones. Para la meta mencionada arriba (alcanzar $1M en ingresos), te conviene establecer una meta numérica, porque persigues un valor numérico.

Empieza con algo pequeño. Siempre podrás crear metas anidadas adicionales más adelante, pero es útil dejar algo por escrito al comienzo y configurar a partir de ahí tus tareas y tu espacio de trabajo.

4. Crea un panel

Como líder de operaciones, probablemente siempre buscas datos y un lugar central para ver todo lo que te importa. Esa es una de las razones por las que creamos los paneles: son un centro de información y novedades de todo tu espacio de trabajo, además de la información que quieres enviar a Hive desde integraciones externas.

Para configurar un panel, ve a Hive Apps y activa la aplicación de paneles. ¡Incluso puedes fijarla en tu barra lateral izquierda!

Una vez en los paneles, el cielo es el límite. Si yo fuera líder de operaciones, probablemente crearía un panel para el año fiscal, digamos el FY25, y agregaría los widgets relevantes con información sobre el negocio y el trabajo dentro de Hive.

De verdad es el mejor centro de control, porque puedes agregar metas, tareas, notas, archivos, elementos de texto y mucho más.

5. Activa Hive Forms y fija los formularios en el panel izquierdo

A los equipos les encanta que Hive Forms esté integrado en la interfaz de Hive y permita una transferencia fluida de información desde una parte externa o interna hacia Hive.

Básicamente, los formularios de Hive Forms son accesibles mediante una URL (es decir, cualquiera puede hacer clic en ellos o completarlos) y sirven para recopilar nueva información de colaboración, comentarios, recursos y mucho más. Los formularios permiten llevar esa información directamente a un proyecto o tarea de Hive, según tus preferencias y tu configuración.

Cuando alguien completa el formulario, la información llega a Hive y pasa a ser una tarea pendiente para tu equipo.

P. D.: También puedes configurar los formularios completados para crear nuevos proyectos. Por ejemplo, si un cliente nuevo completa un formulario de incorporación, puede crear todo un PROYECTO para ti. Fácil.

¡Pero espera! ¿Hay más?

Y eso es todo. Es todo lo que necesitas hacer para poner en marcha tu espacio de trabajo de operaciones. ¿Hay más funciones por explorar en Hive? Por supuesto. Seguramente algunas hasta sean relevantes para tu flujo de trabajo. Pero ya habrá tiempo para eso más adelante.

Queremos centrarnos en dejarte listo para el éxito y en llevar a Hive las partes centrales de un flujo de trabajo de operaciones. ¿Necesitas ayuda más específica con tu configuración? Escribe a help@hive.com y te pondremos en contacto con la mejor persona de nuestro equipo para ayudarte.