¿Quieres que te tomen en serio en el trabajo? Evita estos 6 errores de comunicación

Me duele ver a mujeres inteligentes, calificadas y capaces destruir su credibilidad profesional al comunicarse de una manera que no refleja su experiencia.

Dominar la comunicación escrita y verbal en el trabajo es indispensable.

Conocer y evitar los errores de comunicación más graves puede ser uno de los pasos más sencillos para marcar una gran diferencia en tu carrera. Esto es lo que debes dejar de hacer ahora mismo.

1. Depender de muletillas.

Entonces, lamentablemente, o sea, vamos a hablar, la verdad, de algo que es de verdad un problema real para los profesionales.

Lee esa frase en voz alta y oirás las muletillas, esos apoyos verbales que le restan fuerza a todo lo importante que intentas decir, ya sea en una reunión, en un correo electrónico o en un escenario. Las palabras sin sustancia alargan el camino hasta el punto, distraen de lo importante y hacen más daño que bien: dan la impresión de inexperiencia y dañan la credibilidad.

Tu trabajo es transmitir tus ideas de forma concisa y segura, de una manera que atraiga la atención.

Reserva la palabra "lamentablemente" para los desastres naturales o para cuando la información que das sea literalmente lamentable. Si algo es verdad, simplemente di que es verdad. Resiste la tentación de empezar una oración con "entonces" y ve al grano. Está bien hacer una pausa a mitad de una oración para formar tus siguientes palabras. El silencio puede dar miedo (y sonar así), pero sentirte cómoda en una pausa se oye más fuerte que tus muletillas. Con práctica, las dejarás atrás. Uno de los primeros logros de mi carrera se debió a que a la persona que contrataba le impresionó que no usé ningún "eh" durante nuestra conversación.

2. Disculparte en exceso

Lo único que me da pena es cuando las mujeres dicen "lo siento" sin tener nada de qué disculparse. Me estremezco cuando oigo a mujeres pedir perdón en una llamada por llegar tarde, cuando un cliente reaccionó mal a una noticia o al responder un correo sobre un contratiempo de un proyecto. Son situaciones comprensibles, pero no eran realmente motivo de disculpa.

Soy partidaria de la responsabilidad radical. Si hay un momento para pedir perdón, o para hacerlo en nombre de la empresa por un error, adelante, dilo, pero no lo digas si no corresponde. Pedir perdón cuando no tienes la culpa puede hacer que una mujer parezca insegura, que no sepa qué decir o que le preocupe demasiado caerle bien a los demás. Disculparse en exceso transmite sumisión y debilidad, en lugar de seguridad y fortaleza. Además, si lo dices todo el tiempo, ¿cómo sabrán los demás cuándo lo dices en serio? Si lamentas haber hecho algo y sientes remordimiento, eso sí amerita una disculpa. ¿Llegaste tarde a una reunión o no entregaste tu mejor trabajo? Ese también es un momento adecuado para decir lo siento.

Para todo lo demás, hay algunos trucos que puedes empezar a usar. Una forma de dejar de disculparte cuando no eres responsable es validar cómo se siente la otra persona. Y "Gracias por tu paciencia. Tuve una semana muy ocupada" suena mucho mejor que "Perdón por no responderte antes".

3. No estar preparada.

Cuando hablamos de errores de comunicación en la carrera, no prepararse es uno de los grandes tropiezos. Esto es el trabajo, no la universidad, así que no siempre puedes improvisar en cada reunión, y menos cuando hablas ante un público. Y sí, te hablo a ti, la persona que lee palabra por palabra sus diapositivas de PowerPoint. (Ay, ay, ay.) Si tienes una idea para lanzar una nueva campaña, investígala y comparte tus hallazgos y por qué crees que es una buena idea.

Concentrarte en la preparación le dice a tu audiencia que valoras su tiempo y que te importa el material que compartes. Esto no significa pasar horas practicando y memorizando tus palabras, pero entra a cualquier situación sabiendo qué quieres decir. Si te ayuda, anota algunas notas generales o viñetas que puedas mirar para recordar lo que planeas cubrir. Y si te metes en un tema y olvidas lo que ibas a decir, respira y disimula hasta que recuperes tu siguiente idea. Hazlo con seguridad y nadie lo notará.

4. La entonación.

El uso de ciertas entonaciones destaca de mala manera. La persona más empoderada y segura de una llamada o de una sala no se ve así si habla como si todo lo que dice fuera una pregunta (lo que se conoce como "uptalk").

Hay diferencias lingüísticas en la forma en que cada una se comunica, y no estoy aquí para normalizar los patrones de voz de las mujeres ni para dejar de lado la inclusión. Pero debes sentirte cómoda diciendo lo que necesitas sin tener que alzar la voz al final. Hablar de forma poco clara transmite inseguridad y puede dañar tu credibilidad.

5. Falta de comunicación.

Desde dar seguimiento a los clientes hasta construir nuevas relaciones y negocios, o educar a los clientes en presentaciones, la comunicación es clave. Y el silencio es mortal en la gestión de tu carrera. Si trabajas en un proyecto, envía correos detallados y deja todo por escrito para mantener informado al equipo y evitar los seguimientos del tipo "¿qué pasa con ___?".

Demasiadas mujeres sienten que son "molestas" o que "fastidian" a la gerencia al hablar, cuando en realidad la rueda que más chilla es la que recibe el aceite en la carrera. El silencio puede ser letal: la falta de comunicación puede hacer o deshacer relaciones, dañar tus resultados, dejar clientes insatisfechos o equipos confundidos. Usar una aplicación de mensajería te permitirá mantenerte conectada con los clientes y mantenerlos al tanto de los proyectos importantes. Solo asegúrate de tener a mano un equipo de TI confiable para resolver rápido los problemas de las aplicaciones y evitar interrupciones innecesarias.

6. Responder a todos.

Un punto rápido de etiqueta en línea: un error de comunicación escrita que veo todo el tiempo es no saber cuándo usar "Responder a todos". Conviene usarlo cuando tú y tus colegas están en una cadena de correos y necesitas compartir información para mantener al grupo completo al tanto de las novedades.

No quieres dejar fuera de la conversación a quienes participan en un proyecto cuando se comparte información. Ay, las veces que he esperado a que un cliente compartiera sus comentarios en una cadena de correos con mi equipo. Para mí, parecía que habían dejado caer la pelota, cuando en realidad respondieron directamente a mi colega, que estuvo en reuniones casi todo el día, y las cosas se perdieron.

"Responder a todos" no funciona si dos personas no pueden resolver un asunto en una o dos respuestas. Con demasiada frecuencia, un grupo pequeño de colegas responde a todos sin pensar y empieza una conversación que puede convertirse en más de 50 correos en los que el resto no tiene por qué estar.

Si estás en un hilo de correos y necesitas hacer algo de estrategia interna con alguien, lo que requiere varios intercambios, lo mejor es "Responder".

Comunícate con seguridad

Ahora que sabes por dónde no ir, es hora de predicar con el ejemplo e incorporar esta información a tu repertorio. Empieza a perfeccionar tu forma de hablar guardándote las disculpas. Cambia las muletillas por lo bueno y suaviza tu voz.

Y hablando de seguridad, ten presente que estar nerviosa es NORMAL y, de hecho, mejora la comunicación si entiendes su psicología.

Si nunca has manejado un auto con transmisión manual, existe un punto ideal en el que sueltas el freno mientras presionas el acelerador al mismo tiempo, y eso evita que se apague. De igual forma, cuando el nivel de estrés sube al salir de tu zona de confort, se llama ansiedad óptima, y es tu punto ideal para dominar la comunicación.

¡Esas mariposas en el estómago no son malas! Es una sensación que demuestra que te importa y que estás ahí para que tu audiencia se sienta tranquila. Y mientras más vivas esta sensación, más podrás usar ese estado de alerta a tu favor.

Lo que no quieres es ir demasiado rápido, dejar que la emoción te saque de tu juego o ceder al nerviosismo.

Domina el contenido y tu papel en el lugar de trabajo. Estás ahí por una razón. Habla con seguridad y te ganarás la atención y el respeto que mereces.

Este artículo apareció por primera vez en Fairygodboss, la mayor comunidad profesional para mujeres, dedicada a ayudarlas a alcanzar sus metas de carrera.