6 formas sencillas de aprovechar Hive al máximo, según tú

Miles de equipos usan Hive todos los días, y aun así hay algo cierto: no hay dos espacios de trabajo de Hive iguales. De hecho, la flexibilidad de la plataforma y sus funciones personalizables son una de las razones por las que tanta gente elige Hive desde el principio. Es una herramienta que te permite colaborar y comunicarte con tu equipo de la forma que mejor se adapte a tu estilo de trabajo. Es otro motivo por el que siempre pedimos tu opinión e incorporamos tus ideas como nuevas funciones cada semana.  Y aunque nosotros somos quienes entregamos estas funciones, también reconocemos que ustedes, nuestros usuarios, son los expertos. Pasas horas cada día trabajando en Hive y nos encanta escuchar todos tus trucos y consejos para aprovechar al máximo la plataforma. Por eso reunimos aquí algunos de los mejores trucos de Hive que usan nuestros clientes para tener jornadas más productivas que nunca. Un reto para ti: ¿cuántos de ellos puedes aplicar hoy? 

1. Crea tareas recordatorio para dar seguimiento a tus correos 

“Si no tengo tiempo para atender un correo de inmediato, puedo crear una tarea y programarla para darle seguimiento más adelante, y luego archivar el correo. El contenido del correo se queda con la tarea, pero el correo sale de mi bandeja de entrada. Menos desorden en la bandeja, menos correos enterrados y olvidados. Además, los correos se pueden vincular a tareas, así que se pierde menos tiempo buscando el correo que explica lo que debo hacer.” - Rita Rhodes, fundadora de Adroit Compliance LLC

Cómo usar Hive para dar seguimiento a tus correos:

1. Asegúrate de haber vinculado tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook a Hive activando la aplicación Hive Mail.

2. Convierte cualquier correo en una tarjeta de acción haciendo clic en el círculo con marca de verificación dentro de la ventana del correo. Así el contenido del correo queda integrado dentro de la propia tarjeta.

3. Fija una fecha de entrega para el día en que quieras atender el correo, O programa un recordatorio para recibir una notificación emergente en Hive y un correo que te recuerde atender el contenido de la tarjeta de acción.

2. Despeja tu espacio de trabajo archivando proyectos inactivos

“Podemos mantener todos los proyectos de nuestros clientes en un solo lugar y archivarlos sin eliminarlos por completo. Así tenemos un archivo de lo que hemos hecho antes, sin saturar la lista de los clientes con los que trabajamos ahora. Es invaluable.” - Alicia Holbrook, EMILY Revolutionary Marketing Group P.D. Conoce más sobre cómo EMILY usa Hive para ampliar el alcance de las pequeñas empresas en nuestro perfil completo aquí.

Cómo archivar proyectos:

1. Dentro del proyecto, haz clic en el botón de tres puntos "Más" y elige "Archivar proyecto". Ten en cuenta que solo los administradores del espacio de trabajo o el responsable del proyecto pueden archivar proyectos.

2. Accede a tus proyectos archivados en el módulo Navegador de proyectos. Cuando llegue el momento de volver a trabajar en el proyecto, simplemente desarchívalo para traerlo de vuelta a la pestaña principal de Proyectos activos.

3. Sé creativo al compartir los formularios de Hive

“Hicimos tarjetas de presentación que dicen “¿Cómo podemos ayudarte hoy?” con un código QR en el reverso y una breve descripción. Cuando alguien de otro departamento toma la tarjeta y escanea el código, se abre un formulario en Hive donde puede hacer una solicitud de proyecto. Dentro del formulario, puede elegir si quiere reunirse con el equipo o si prefiere llenar todo por su cuenta. La información del formulario se automatiza y se convierte en un proyecto en Hive. Cada proyecto muestra de qué instalación viene la solicitud, a qué departamento pertenece, el nombre del proyecto, la fecha en que debe estar listo y la persona o el líder que lo solicitó.” - Matthew House, Advent Health

Lo básico para usar formularios:

• Primero debes asegurarte de que Hive Forms esté activado en tu espacio de trabajo. Para ello, visita la página "Aplicaciones" en el panel de navegación izquierdo y activa "Formularios".

• Crea un formulario nuevo, agrega un título y una descripción, y arrastra y suelta los campos que quieras añadir. Hay 12 campos distintos y 3 campos dinámicos que puedes agregar.

• Según el campo que elijas, puedes hacerlo obligatorio, agregar texto de ayuda, fijar una longitud máxima de caracteres y aplicar otras personalizaciones.

• Cada formulario tiene su propia URL. Comparte esta URL con cualquier persona, incluso con quienes no usan Hive, para que acceda desde el navegador. Si quieres ser creativo, usa esta URL para crear un código QR (se puede generar fácilmente con generadores de códigos QR) y distribúyelo de la forma que mejor te funcione... ¡un reconocimiento a Advent Health por esta gran idea!

• Los datos de los formularios completados se pueden enviar 1) a la dirección de correo que elijas o 2) a tarjetas de acción de Hive individuales, asignadas automáticamente a la persona del equipo que elijas.

4. Personaliza tu espacio de trabajo de Hive para que se adapte a tu entorno

“Piensa en cómo trabajas. Hive es tan personalizable que obtendrás más provecho si la adaptas a tu entorno, en lugar de usarla tal cual viene, aunque también puedes hacerlo y tener una experiencia totalmente agradable.” - Christa Ptatschek, Manulife

Cómo crear el mejor espacio de trabajo de Hive para tus necesidades:

1. Personaliza tus proyectos: cualquier proyecto de Hive se puede ver en 6 diseños distintos, según cómo quieras organizar las tareas. Las opciones son Kanban, Gantt, vista de calendario, vista de equipo, vista de etiquetas o vista de tabla.

2. Personaliza tus aplicaciones: Hive tiene una sólida colección de aplicaciones, pero sabemos que no todos los equipos necesitarán algunas de las funciones más complejas, como la asignación de recursos o la revisión y aprobación. Por eso las hicimos opcionales, con acceso fácil en el panel de navegación izquierdo para que tu equipo las active y desactive según haga falta.

3. Personaliza tus integraciones: Hive se integra con más de 1000 herramientas de trabajo de uso común. Para acceder a las integraciones más populares, como Slack, Google Drive y Zoom, visita "Aplicaciones" en el panel de navegación izquierdo y desplázate hasta el final.

5. Comparte reportes públicos con las partes interesadas clave

“Me encanta poder hacer públicos ciertos reportes para tener reportes de cara al exterior para nuestra alta dirección y nuestra junta directiva, y así garantizar que somos transparentes” - Alexandra Martin, Health Solutions

Formas de compartir información con quienes no usan Hive:

1.  Una forma de compartir el avance con las partes interesadas externas es exportar un archivo CSV y compartirlo por correo o mediante una plataforma para compartir archivos. La exportación a CSV está disponible para los reportes de la Vista de portafolio, de asignación de recursos y de hojas de horas.

2. También puedes compartir proyectos en vista Gantt mediante un enlace público. Así cualquier persona (esté o no en tu espacio de trabajo de Hive) puede ver el proyecto en Gantt en su navegador, con permisos de solo lectura.

6. Etiqueta a tus compañeros para darles visibilidad al instante

"La función de etiquetado de Hive ha aumentado mucho la eficiencia de nuestra organización. Recibir esas alertas en la sección de Notificaciones es fundamental para asegurar que obtenemos la información que necesitamos para cumplir con nuestras fechas límite." – Will Duderstadt, M/I Homes

Lo que debes saber sobre el etiquetado:

• Cuando etiquetas (@ Nombre) a un compañero en los comentarios de una tarjeta de acción, la persona recibe de inmediato una alerta en la sección "Menciones" de sus notificaciones.

• Etiquetar a un compañero lo agrega como "seguidor" de la tarjeta de acción. Esto significa que también recibirá notificaciones sobre los cambios futuros que se hagan en la tarjeta.

• Los usuarios también reciben una notificación cuando se les menciona con @ en los comentarios de Notas.

¡Esperamos que estos consejos te hayan inspirado a usar Hive de una forma nueva! Pero sabemos que esto solo es la punta del iceberg. Muchos de ustedes han ideado soluciones y formas de trabajar únicas en Hive, ¡y nos encantaría conocerlas! Comparte tus trucos en los comentarios. Actualizaremos este artículo periódicamente y nos encantaría incluir tus geniales ideas en la próxima versión.