22 herramientas gratuitas de gestión de proyectos para 2026

El software gratuito de gestión de proyectos puede cubrir el trabajo real (responsables de tareas, fechas límite, vistas de proyecto, archivos y colaboración en equipo) sin sumar otra suscripción. La trampa es que todo plan gratuito limita algo: usuarios, proyectos, almacenamiento, automatizaciones, informes o controles avanzados.

Esta guía compara 22 opciones según los límites que importan al elegir una herramienta. Los detalles de los planes se revisaron el 27 de julio de 2026. Los proveedores cambian sus paquetes con frecuencia, así que confirma los límites vigentes antes de migrar a un equipo. Smartsheet aparece como una opción de prueba gratuita claramente señalada; las demás herramientas ofrecen un plan gratuito permanente.

Cómo elegir un software gratuito de gestión de proyectos

• Empieza por el tamaño del equipo: comprueba si el plan gratuito admite a todas las personas que necesitan crear o actualizar trabajo.

• Ajusta la herramienta a tu flujo de trabajo: las vistas de lista, tablero, calendario, tabla, cronograma y Gantt resuelven distintos problemas de planificación.

• Revisa los límites estrictos: proyectos, tareas, registros, almacenamiento, tamaño de archivo, automatizaciones e historial de actividad pueden obligarte a pagar antes de lo previsto.

• Prueba la colaboración: los comentarios, los invitados, las aprobaciones, las notificaciones y los permisos importan cuando el trabajo cruza equipos o clientes.

• Planea la salida: confirma las opciones de exportación y los costos de los planes de pago antes de confiar datos importantes de proyectos.

1. Hive

Hive es una excelente opción gratuita para equipos pequeños que quieren gestión de proyectos y colaboración en un solo espacio de trabajo. Hive Free admite hasta 10 miembros del espacio de trabajo e incluye tareas ilimitadas, notas colaborativas, múltiples vistas de proyecto, correo y mensajería nativa. Por eso resulta útil para equipos que reemplazan una mezcla de listas de tareas, chats de seguimiento y notas de reuniones.

Ideal para: equipos que quieren vistas flexibles y colaboración integrada sin armar varias herramientas. Los equipos que necesiten más almacenamiento, análisis avanzados, hojas de horas, revisión y aprobación, formularios o más miembros pueden pasar a un plan de pago cuando surjan esas necesidades. Empieza con Hive Free.

2. Zoho Projects

Zoho Projects es adecuado para equipos muy pequeños que ya usan la suite de Zoho. Su plan gratuito admite hasta cinco usuarios, tres proyectos y 5 GB de almacenamiento, con funciones básicas de tareas y planificación de proyectos. La integración con otros productos de Zoho puede ser valiosa para equipos que quieren el trabajo de proyectos cerca del CRM, las reuniones y las operaciones del negocio.

Ideal para: equipos de cinco personas o menos con pocos proyectos activos. El tope de tres proyectos es la restricción que conviene probar primero.

3. Trello

Trello es una herramienta Kanban accesible para el seguimiento visual de tareas. El plan gratuito admite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, 10 tableros, tarjetas ilimitadas y automatización básica. La configuración es rápida: los equipos pueden crear columnas para las etapas del flujo de trabajo, agregar tarjetas, asignar responsables y mover el trabajo conforme cambia su estado.

Ideal para: equipos pequeños con flujos de trabajo simples basados en tableros. Los equipos que necesiten informes de portafolio, más tableros, permisos detallados o vistas de planificación más completas pueden quedarse cortos.

4. ClickUp

ClickUp ofrece un plan gratuito amplio, con tareas y miembros ilimitados, además de documentos colaborativos, pizarras y varias vistas de proyecto. Muchas funciones avanzadas están disponibles solo en cantidades limitadas en el plan gratuito, por lo que es importante probar el flujo de trabajo exacto en lugar de juzgar el plan solo por su lista de funciones.

Ideal para: equipos que quieren muchas funciones de gestión del trabajo en un solo producto y están dispuestos a configurarlas. Vigila los límites de almacenamiento, vistas avanzadas, paneles y uso de automatizaciones.

5. Airtable

Airtable combina la familiaridad de una hoja de cálculo con una base de datos relacional y vistas configurables. Su plan gratuito está pensado para personas y equipos muy pequeños que crean aplicaciones ligeras, seguimientos y flujos de contenido o de proyectos. Las plantillas facilitan el inicio, mientras que los registros vinculados y los campos personalizados permiten manejar datos más estructurados que una lista de tareas básica.

Ideal para: equipos cuyo trabajo de proyectos depende mucho de los datos o necesita campos personalizados y relaciones. Revisa los límites de registros, automatizaciones, archivos adjuntos y colaboradores antes de escalar una base compartida.

6. Wrike

Wrike ofrece un plan gratuito para organizar tareas y proyectos de forma básica, con planificación en lista, tablero, tabla y calendario. Es un punto de partida sensato para equipos que quieren espacios de trabajo estructurados y que más adelante podrían necesitar informes de nivel empresarial, asignación de recursos, aprobaciones o seguridad.

Ideal para: equipos que quieren probar el modelo de gestión del trabajo de Wrike antes de adoptar controles avanzados. Confirma qué vistas, almacenamiento, integraciones y funciones de automatización se incluyen para el flujo de trabajo que tienes pensado.

7. monday.com

monday.com ofrece un plan gratuito para hasta dos usuarios y tres tableros. Sus tableros coloridos y configurables funcionan bien para la planificación personal o para un equipo de dos personas, con plantillas y seguimiento básico de tareas desde el inicio.

Ideal para: personas individuales y parejas de trabajo. El límite de dos usuarios lo convierte en un plan gratuito de prueba para la mayoría de los equipos de trabajo, así que revisa los precios de pago antes de construir un proceso compartido de la empresa.

8. Asana

Asana tiene un plan gratuito Personal para hasta dos usuarios. Cubre la organización básica de tareas y proyectos, incluido el trabajo en listas y tableros, fechas de vencimiento, responsables y colaboración básica.

Ideal para: usuarios individuales o duplas que quieren un sistema de tareas bien pulido. Para los equipos, la restricción práctica es el tope de usuarios, no el volumen de tareas.

9. nTask

nTask ofrece un plan gratuito Basic para hasta cinco miembros del equipo. Reúne tareas, proyectos, reuniones, incidencias y trabajo relacionado con el tiempo en una sola interfaz, lo que lo hace útil para equipos pequeños que quieren más estructura que una simple lista de verificación.

Ideal para: equipos de cinco personas o menos que quieren gestionar tareas y reuniones juntas. Evalúa el almacenamiento, los informes avanzados, la gestión de riesgos y la función de Gantt frente a los límites vigentes del plan gratuito.

10. GoodDay

GoodDay tiene un plan gratuito generoso para hasta 15 usuarios, con proyectos y tareas ilimitados, 1 GB de almacenamiento, paneles, flujos de trabajo personalizados, integraciones, plantillas y múltiples vistas. Esa combinación lo convierte en una de las opciones gratuitas más creíbles para un equipo pequeño en pleno funcionamiento.

Ideal para: equipos que necesitan espacio para colaborar antes de pagar. Los análisis avanzados, la asignación de recursos, el control de tiempo y otras funciones operativas están en los planes de pago.

11. MeisterTask

MeisterTask se centra en la gestión sencilla de tareas con Kanban. Su plan gratuito admite tres proyectos con tareas y miembros de proyecto ilimitados, lo que facilita coordinar unos cuantos flujos de trabajo activos sin un tope de usuarios en el plan gratuito.

Ideal para: equipos que quieren tableros limpios y tienen solo un puñado de proyectos activos. Las integraciones, los informes, las funciones de cronograma, los permisos y la automatización son los motivos más probables para pasar a un plan de pago.

12. Indy

Indy está diseñado para freelancers y profesionales independientes. Su plan gratuito combina la organización de tareas y proyectos con herramientas para clientes, entre ellas propuestas, contratos y facturas limitados cada mes, además de 10 GB de almacenamiento.

Ideal para: profesionales independientes que quieren reunir la administración de clientes y el trabajo de proyectos en un solo lugar. Los equipos o los freelancers con mucho volumen deben revisar los límites mensuales de documentos antes de depender del plan gratuito.

13. Nifty

Nifty ofrece un plan gratuito con miembros ilimitados, pero solo dos proyectos activos y 100 MB de almacenamiento. Combina tareas, conversaciones, hitos y hojas de ruta de proyectos, de modo que todo un equipo puede probar el flujo de trabajo sin pagar por usuarios.

Ideal para: equipos que evalúan Nifty con uno o dos proyectos en curso. Los límites de proyectos activos y de almacenamiento importarán antes que el número de miembros.

14. Plaky

Plaky ofrece un plan gratuito permanente con usuarios, tableros, elementos y vistas ilimitados. Admite trabajo en tablas y al estilo Kanban, plantillas, acceso de invitados e integraciones dentro de la familia de productos de CAKE.com. Se aplican límites en áreas como los campos personalizados y el tamaño de cada archivo.

Ideal para: equipos en crecimiento que priorizan los usuarios y los elementos de trabajo ilimitados sobre los controles avanzados de portafolio.

15. Teamwork

Teamwork ofrece un plan gratuito para hasta cinco usuarios y cinco proyectos. Incluye vistas de tareas, lista, tablero, Gantt y tabla, registro de tiempo, organización de clientes, integraciones de chat y una cuota limitada de automatización.

Ideal para: equipos pequeños de servicios para clientes que quieren probar juntos la entrega de proyectos y el control de tiempo. El número de proyectos y de usuarios son los primeros límites que debes vigilar.

16. Notion

Notion combina documentos, bases de datos, tareas y vistas ligeras de proyectos. El plan gratuito es más sólido para individuos: las páginas y los bloques personales son ilimitados, mientras que los espacios de trabajo con varios miembros tienen límites de colaboración. Los espacios de trabajo gratuitos también tienen un límite de 5 MB por archivo y admiten hasta 10 invitados externos.

Ideal para: personas que construyen una base de conocimiento y un sistema de proyectos conectados. Los equipos deben probar las restricciones de miembros, bloques, permisos y archivos antes de centralizar su trabajo.

17. ProProfs Project

ProProfs Project ofrece una cuenta gratuita para hasta tres usuarios. El plan gratuito actual incluye funciones premium con un tope de 50 tareas y subtareas abiertas, lo que permite a un equipo pequeño probar Kanban, Gantt, calendario, control de tiempo, plantillas e informes.

Ideal para: equipos de tres personas o menos con una carga moderada de tareas activas. La capacidad de tareas abiertas es la principal restricción del plan gratuito.

18. Smartsheet (prueba gratuita)

Smartsheet es una herramienta de gestión del trabajo orientada a las hojas de cálculo, con cuadrícula, Gantt, tablero, calendario, formularios, paneles y automatización. Ya no promociona un plan gratuito permanente para clientes nuevos; la vía de entrada actual es una prueba gratuita de 30 días, seguida de planes de pago.

Ideal para: equipos dispuestos a evaluar una plataforma de pago en lugar de buscar una herramienta gratuita permanente. No migres el trabajo en curso suponiendo que la prueba se convertirá en una cuenta gratuita.

19. Jira

Jira ofrece un plan gratuito para hasta 10 usuarios con 2 GB de almacenamiento. Es especialmente adecuado para equipos de software y equipos técnicos que planifican sprints, gestionan backlogs, dan seguimiento a incidencias y usan informes Agile.

Ideal para: equipos pequeños de desarrollo que ya se sienten cómodos con flujos de trabajo basados en incidencias. Los equipos no técnicos pueden encontrar la configuración y la terminología más pesadas que las de herramientas de tableros más simples.

20. Freedcamp

Freedcamp incluye tareas, proyectos y almacenamiento ilimitados en su plan gratuito, con un límite de 10 MB por archivo subido. Sus aplicaciones básicas cubren tareas, conversaciones, calendario, archivos, hitos, tiempo y contraseñas.

Ideal para: equipos que valoran los límites generosos de proyectos y almacenamiento. Las vistas avanzadas, las integraciones, los informes, los campos personalizados y las funciones de administración requieren planes de pago.

21. Quire

Quire admite listas de tareas anidadas y tableros Kanban para equipos que dividen grandes metas en trabajo más pequeño. Su plan gratuito admite hasta 10 miembros y cuatro proyectos, con carpetas, secciones, permisos e integraciones disponibles para una colaboración ligera.

Ideal para: equipos pequeños que gestionan unos cuantos proyectos estructurados. El número de proyectos y de miembros son los principales límites del plan gratuito.

22. Podio

Podio es una plataforma de trabajo configurable para crear aplicaciones personalizadas, flujos de trabajo, seguimientos de proyectos y procesos con clientes. Podio todavía ofrece el registro de cuentas gratuitas, pero su sitio público actual no publica con claridad los límites de equipo y de funciones del plan gratuito.

Ideal para: equipos que valoran la personalización sin código y están dispuestos a confirmar directamente los límites de la cuenta antes de implementar. Evita diseñar un flujo de trabajo grande a partir de tablas de precios antiguas de terceros.

¿Cuál es la mejor herramienta gratuita de gestión de proyectos?

Elige la herramienta cuyos límites gratuitos se ajusten al equipo que tienes hoy y cuyo camino de pago se ajuste al equipo que esperas tener después. Hive y GoodDay admiten equipos pequeños más grandes; Trello y MeisterTask van bien con tableros sencillos; Airtable y Podio favorecen las estructuras de datos personalizadas; Jira encaja con la entrega de software; Indy encaja con los freelancers.

Ejecuta un proyecto real antes de decidirte. Invita a todos los colaboradores necesarios, importa tareas y archivos representativos, crea las vistas que usa tu equipo y prueba las notificaciones, los permisos, las exportaciones y los informes. Ese ejercicio revela los límites del plan gratuito más rápido que una lista de funciones. Para un marco de compra más amplio, consulta la guía de software de gestión de proyectos de Hive.