El ejecutivo de startup que bloquea su tiempo para ser más productivo

En 7 horas con, exploramos las rutinas de profesionales destacados en su campo para conocer cuándo, por qué, dónde y cómo trabajan. En cada diario, veremos qué hacen en siete momentos distintos de su día. Hive es la herramienta de gestión de proyectos que impulsa a equipos ágiles en empresas como Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota y EA Sports. ¿Quieres saber más sobre cómo Hive puede ayudar a tu equipo? Contacta aquí con nuestro equipo de ventas o prueba Hive gratis aquí (sin tarjeta de crédito). Gaurav Vohra es el director de crecimiento y parte del equipo fundador de Superhuman, la experiencia de correo electrónico más rápida jamás creada. Superhuman te ayuda a procesar tu bandeja de entrada el doble de rápido que antes. Incluye IA, información de redes sociales, recordatorios de seguimiento, mensajes programados y más.

8:30 a. m.

"Técnicamente" me despierto a las 6:00, cuando suena la alarma de mi pareja, pero vuelvo a dormir unas horas más (la verdad es que debería corregir esto). En la práctica, me despierto entre las 8:00 y las 9:00 y, después de ocuparme de todo lo necesario por la mañana, estoy listo hacia las 9:00 a. m.

9 a. m.

Me gusta que mi tiempo entre las 9:00 y las 11:30 esté libre, es decir, sin reuniones. La razón es que es mi momento más creativo y más productivo. Creo que trabajo dos o tres veces más eficazmente en este bloque de tiempo, y siento que puedo resolver cualquier desafío en esta parte del día.  Para darte un poco de contexto sobre lo que hago, estoy en Superhuman desde el principio. Hoy eso significa que llevo unos 5 años en la empresa. La misión de nuestra empresa es ayudar a los profesionales a terminar cada día más felices, más productivos y más cerca de alcanzar su máximo potencial: nos identificamos como una empresa de productividad, pero también de bienestar y de comunicación.  El puesto que ocupo ahora es el de director de crecimiento, que abarca tres áreas principales del negocio. La primera es el marketing, que incluye todo lo relacionado con la adquisición de clientes, la conversión de usuarios en clientes de pago y el aumento del interés de la gente en Superhuman. La segunda área es la incorporación (onboarding). Superhuman tiene un proceso de incorporación bastante conocido y que cambió el sector. Con cada cliente nuevo, pasamos media hora a solas con él al comienzo de su experiencia. Descubrimos que eso tiene un impacto muy marcado en el éxito del cliente con el producto, en su capacidad de ser productivo, en la conexión que forma con la empresa y en un éxito duradero. La tercera área que lidero es el crecimiento en general, que no entra en marketing ni en incorporación. Incluye todo lo que tiene que ver con estrategia, producto, diseño, ingeniería y analítica, que son áreas bastante separadas de la parte de marketing e incorporación. He asumido muchos roles a medida que nuestras necesidades cambiaron en los últimos cinco años. Pero lo que me parece más interesante, y lo que más me apasiona, es la intersección entre el negocio, nuestra tecnología y los clientes que viven momentos de alegría.

11:30 a. m.

Ahora mismo tengo siete subordinados directos. Hacia esta hora del día, casi siempre tengo programada una reunión individual. En estas reuniones paso media hora con cada persona (o más si acaba de unirse a la empresa). Me gusta agruparlas justo antes y después del almuerzo. Es intencional: me permite alargarme si hace falta con esa persona. Podemos extender la reunión 5 o 10 minutos, sin problema. 

12 p. m.

Toda la empresa suele bloquear de 12:00 a 1:00 como hora del almuerzo. Intento no trabajar durante el almuerzo, a menos que haya algo realmente urgente, lo que a veces pasa. Pero de verdad me gusta tener ese tiempo reservado. En la cuarentena ha sido mucho más difícil no trabajar durante el almuerzo. En la oficina, todos dejábamos de trabajar, íbamos a la mesa del almuerzo, comíamos durante 40 minutos y luego salíamos por un café. El almuerzo era algo comunitario. Ahora es más difícil, pero intento mantenerme firme en esto. 

1:30 p. m.

De 1:30 a las 3:00 más o menos es una zona abierta. Puedo llenarla con una serie de reuniones de media hora, o con trabajo individual. También puedo usarla para revisar el trabajo de otras personas del equipo que quieren consultarme antes de lanzarlo. Como ya te habrás dado cuenta, bloquear mi calendario es mi mayor truco de productividad. Si algo no está fijado en mi calendario, por lo general soy menos eficaz para abordarlo. Cuando bloqueo mi tiempo, tengo listas de cosas que debo hacer y que van a mi calendario, pero también tengo flujos entrantes que debo atender. El correo electrónico es un flujo entrante. Slack es un flujo entrante, aunque intento pedirle a la gente que no use Slack para asignar trabajos grandes (en mi opinión, Slack es más una herramienta para avisar). Las reuniones son otro flujo entrante.  Encontrar y bloquear espacios individuales para todo este trabajo entrante es lo que me mantiene productivo. En términos más generales, siempre me he esforzado por ser consciente de lo productivo que soy. Al principio de mi carrera, un mentor y amigo me dijo algo que me abrió los ojos. Se dio cuenta de que yo hacía algo realmente tonto: consolidar a mano datos de 40 hojas de cálculo. Había una hoja de cálculo por cliente, pero la estructura de los datos era la misma, y yo copiaba manualmente la misma fila de unos 40 archivos distintos en uno solo. Me dijo: "Hay un lema en el que deberías pensar. Si estás haciendo algo repetitivo, deberías hacer que lo haga una computadora". Y luego me mostró cómo usar VBScript en Excel. Con un poco de práctica, logré crear un pequeño VBScript que hacía en segundos el trabajo que yo hacía a mano. Desde entonces, siempre tengo presente la pregunta: "¿Qué estoy haciendo aquí que se pueda repetir y cómo puedo automatizarlo para liberar tiempo?".

5:00 p. m.

Entre las 3 y las 5 p. m. suelo tener algunas reuniones. Hago muchas entrevistas para puestos abiertos en Superhuman, y a menudo caen en este horario. Para programarlas usamos una herramienta llamada Interview Schedule. Es un software como Calendly especializado en reclutamiento. Dejo disponible el horario de 3:00 a 5:00, es decir, tengo 2 horas reservadas cada día para entrevistas telefónicas. Este horario me funciona porque a esta hora soy menos productivo trabajando solo, así que es ideal para reuniones. También hago mis reuniones individuales de nivel salteado hacia el final de este bloque. Normalmente salgo a caminar mientras estoy en esas llamadas. Después, tengo que elegir: o termino de trabajar por hoy o continúo si me siento productivo.  Trabajo bastante tiempo de lunes a jueves, pero no los viernes. Si es viernes, termino a las 6:00, reservo tiempo con mi pareja y cenamos. La historia detrás de esta rutina es interesante. Tengo la teoría de que todos fuimos formados por nuestro primer empleo: el mío fue como consultor. El mundo de un consultor es viajar a la oficina del cliente de lunes a jueves. Tomas un avión o un tren a primera hora del lunes, vuelves el jueves por la noche y estás muy enfocado en el trabajo de lunes a jueves, pero el viernes es casi como un día feriado. ¡Ese horario sigue un poco metido en mi cabeza!

10 p. m.

A veces me encuentro con estos estallidos de energía creativa a horas raras de la noche, normalmente entre las 9:30 y las 10:30. Algunos días tengo un estallido productivo a esa hora. Otros días, no. Durante la semana, y justo al final del día antes de dormir, paso media hora relajándome con un libro o desconectando con YouTube, Twitter o Netflix. ¡Y así termina mi día!