Respuestas a las preguntas más frecuentes sobre Hive

No importa cuánto tiempo lleves usando una herramienta, una aplicación, un teléfono, un juego o cualquier otra tecnología: siempre surgen preguntas. Es imposible conocer cada rincón de un producto, a menos que, quizás, hayas sido el único creador del producto, algo que ocurre muy pocas veces. Durante los últimos cuatro años hemos estado construyendo Hive y hemos iterado constantemente sobre versiones anteriores, funciones, atajos e integraciones, para que Hive sea lo mejor posible. Eso significa que las cosas cambian continuamente en la aplicación según tus comentarios, y eso es bueno. Pero entendemos que puede generar nuevas preguntas. Más aún si eres principiante y acabas de empezar a usar Hive con regularidad.

Pero no te preocupes, tenemos una solución. Reunimos en una sola página diez de las preguntas más comunes sobre Hive para resolver tus mayores dudas. Están divididas en dos categorías, “Primeros pasos” e “Intermedio”, para que puedas explorarlas según tu nivel de familiaridad.

Primeros pasos

1. ¿Cómo configuro una cuenta en Hive?

Crear una cuenta de Hive es gratis e incluye una prueba gratuita de 14 días de Hive (no se requiere tarjeta de crédito). Esta es la pregunta más básica sobre Hive que recibimos con regularidad en nuestro centro de soporte.

Hay tres formas rápidas de crear una cuenta con nosotros.

• Con tu dirección de correo electrónico

• Con tu cuenta de Slack

• Con tu cuenta de Google

1. Ve a nuestra página de registro.

2. Si te registras con Slack o Google, haz clic en el ícono y autentícate según corresponda.

3. Si te registras con tu correo electrónico, escribe tu dirección y elige una contraseña.

4. Completa los demás datos

5. Haz clic en Continuar

Configura tu espacio de trabajo

Ahora tienes varias opciones para configurar tu espacio de trabajo. En Hive creemos que debes trabajar como tú quieras. ¡Así que personaliza todo a tu gusto!

• Elige tu mensajería

Hive te da la opción de usar nuestro mensajero nativo o de usar tu mensajero actual.

• Ponle nombre a tu espacio de trabajo

• Crea tu primer proyecto

• Añade acciones a tu proyecto

• Añade a tus compañeros de equipo a tu espacio de trabajo

• Sincroniza tus archivos con nuestra integración nativa de archivos

¡Felicidades! Ahora que ya está todo listo, ve y descubre Hive.

Puedes consultar este artículo para obtener más información sobre la interfaz de Hive. Para saber más sobre cómo contratar una suscripción a Hive, lee este artículo.

2. ¿Cómo ingreso mis primeras tareas en Hive?

Empieza ingresando algunas tareas en tu propia lista de Mis acciones con el botón azul +Nueva acción en la esquina superior derecha, y selecciónate a ti mismo como responsable.  Ingresa al menos 3 tareas de trabajo próximo que tengas que completar, elige una fecha de entrega y revísalas en la pestaña Mis acciones de la barra de navegación superior.

Cuando creaste esas acciones, ¿notaste todos los detalles que puedes añadir a la tarjeta de acción? Recomendamos empezar de forma sencilla, pero algunas cosas que puedes añadir a una tarjeta de acción son:

• Fecha de entrega - La fecha en la que quieres tener lista la acción.

• Proyecto - Puedes crear proyectos en Hive y asignar acciones a proyectos específicos.

• Asignar - Asigna la tarjeta de acción a una persona concreta para que sepa de qué es responsable.

• Subacciones - Puedes crear subacciones dentro de una acción más grande y asignarlas a compañeros específicos.

• Archivos adjuntos - Usa el botón azul con el signo + en la parte inferior izquierda de la tarjeta para añadir un archivo a cualquier tarjeta.

• Etiquetas - Usa el botón azul con el signo + en la parte inferior izquierda de la tarjeta para asignar etiquetas a las tarjetas.

3. ¿Cómo puedo incorporar a mi equipo en Hive?

Ahora toca pensar en quiénes necesitarán acceso a Hive para que se les pueda asignar trabajo, comentar y colaborar, adjuntar archivos, revisar el progreso, llevar los proyectos a la siguiente etapa y cerrarlos.

Añade a tus compañeros de trabajo.  Para los miembros principales del espacio de trabajo que tienen acceso a varios proyectos, invítalos por correo electrónico y elige qué proyectos deben ver. Solo tienes que usar el botón +persona junto al botón +Nueva acción:

Organiza a todos.  Si tus compañeros están organizados en departamentos o equipos, te conviene añadir esa estructura de equipos a Hive para poder sumarlos más fácilmente a los proyectos y mencionar con @ a un equipo en los grupos de chat y en los comentarios. Encontrarás la sección Equipos en el menú de tu perfil (tu avatar en la esquina superior derecha) y luego en Tu espacio de trabajo > Administrar usuarios.

Incluye a los usuarios externos.  ¿Colaboras con freelancers o trabajas de cerca con clientes o proveedores? Añádelos como usuario externo. Tendrán acceso a un solo proyecto y a su grupo de chat asociado, si existe. Haz clic en la pestaña Usuarios externos, como se muestra en la captura de pantalla anterior, para añadir un usuario externo a un proyecto.

4. ¿Cómo creo proyectos y etiquetas?

Ve al Navegador de proyectos, haz clic en el botón +Nuevo proyecto y escribe un nombre.  Debajo verás algunos campos opcionales:

• Fecha de entrega -  indica al equipo cuándo se espera que el proyecto se complete o se lance

• Etiquetas - clasifica tu trabajo

• Descripción - un área de texto libre opcional con el alcance clave o la descripción que quieres que todos los miembros consulten

• Archivos adjuntos - se guardan en el área de detalles del proyecto.

• Proyecto principal - puedes convertir este proyecto en un subproyecto de un proyecto principal.  Recomendamos crear proyectos principales si tienes muchos proyectos de un mismo cliente, o si tu organización tiene departamentos con subproyectos debajo de cada uno.

• Fases -  Si tu trabajo se ordena en distintos ciclos de vida, recomendamos añadirlos como fases.

En las siguientes pantallas elegirás el diseño y decidirás los permisos para compartir.

Con el proyecto creado, empieza a colaborar con tu equipo:

• ¿Tienes pasos repetibles en tu flujo de trabajo? Configura plantillas de acciones.

• Publica un comentario en una tarjeta de acción para mantener la conversación en el contexto de la tarea

• Menciona con @ a tus compañeros para llamar rápidamente su atención sobre tu pregunta o comentario

• Revisa tu feed de notificaciones - (busca el ícono de campana en la esquina superior derecha): es tu centro de control para las tareas y los elementos que requieren tu atención.  Además, siempre puedes elegir cuándo y cómo recibir notificaciones.

Intermedio

5. ¿Cómo puedo importar tareas a Hive?

Empezar en Hive es mucho más fácil cuando puedes copiar tus tareas desde tu herramienta anterior. Además, solo toma un minuto.

Así se hace:

Abre el menú principal, selecciona “Importar tareas” y elige la herramienta desde la que quieres importar:

Sigue las instrucciones para descargar tu archivo .JSON en tu computadora desde la herramienta que elegiste

Haz clic en el enlace “Haz clic aquí para adjuntar” y añade el archivo .JSON

¡Listo! En breve tus tareas aparecerán como por arte de magia en Hive.

6. ¿Cómo puedo integrar el almacenamiento de archivos en Hive?

Puedes vincular Box, Dropbox y Google Drive con Hive. ¡Consulta y comparte tus archivos sin interrumpir tu flujo de trabajo!

Y es tan fácil como 3 pasos.

1. Haz clic en el ícono “Añadir archivo” junto a tu avatar

2. Selecciona la unidad en la nube que usa tu empresa

3. Se abrirá una ventana nueva en la que deberás ingresar tu nombre de usuario y tu contraseña

4. Inicia sesión y tendrás acceso inmediato a todos tus archivos

Ahora puedes enviar los elementos de tu unidad en la nube a los miembros de tu equipo en Hive.

Puedes adjuntar archivos:

• A una tarjeta de acción

• En un comentario de una tarjeta de acción

• A la página de inicio del proyecto 

• En un mensaje de chat

Para adjuntar un archivo en una tarjeta de acción, haz clic en el ícono de clip, ya sea en la acción o en un comentario.

Para adjuntar un archivo en la página de inicio del proyecto, ve a la sección “Archivos adjuntos” y haz clic en “+ Añadir archivo adjunto”.

Por último, para subir un archivo a un mensaje de chat, haz clic en el símbolo + a la izquierda de la barra de chat mientras escribes un mensaje.

7. ¿Cómo puedo usar las vistas flexibles de proyectos de Hive?

Mis acciones

La vista “Mis acciones” es una lista de todas las acciones que creas para ti y que otros te asignan. En Mis acciones es fácil ver lo que tienes que hacer y priorizar en consecuencia.

Encontrarás tu vista Mis acciones en el panel central de tu espacio de trabajo de Hive.

1. Añade algunas acciones a tu lista 

Haz clic en el cuadro que dice ¿Qué hay que hacer? Escribe lo que quieres hacer y presiona Enter. Así de simple, aparecerá una acción en tu lista.

2. Desarrolla tus acciones 

Haz clic en una de tus acciones y se abrirá una ventana modal con todos sus detalles. Hay muchos detalles que puedes añadir para dar más contexto a tu acción, y los explicamos en el punto 2 anterior. Cuando hayas añadido los detalles necesarios para completar la acción, haz clic en cerrar para salir de la ventana modal.

3. Organiza tus acciones

Ahora puedes organizar tus acciones y ver lo fácil que es.

Hay cuatro categorías para organizar tus acciones:

• Ahora es una lista de todas las acciones que quieres completar hoy.  Aquí llegan primero las acciones nuevas que te asigna otra persona.

• Futuro es una lista de todas las acciones que están pospuestas. Para cada acción pospuesta, defines la fecha en la que quieres que vuelva a aparecer en tu lista Ahora.

• Completadas es una lista de las acciones que completaste recientemente.

• Asignadas por mí es una lista de las acciones que has asignado a otras personas.

Estas categorías hacen que sea fácil mantener tu lista organizada automáticamente y concentrarte en lo importante. Aun así, es fácil organizarla como prefieras:

• Si una acción debe hacerse sí o sí ahora, puedes marcarla como urgente. Entonces aparecerá un signo de exclamación rojo en la tarjeta de acción, para que sea fácil ver que la acción es importante.

• Si una de tus acciones es personal, puedes marcarla como privada. Así nadie de tu equipo, salvo tú, podrá verla. Todas las acciones privadas muestran un ícono de ojo en la tarjeta para que las identifiques fácilmente.

• Prueba la barra de búsqueda para encontrar tus acciones. Escribe una palabra y todas las acciones que la contengan aparecerán en una lista.

Kanban

Un tablero Kanban es una poderosa herramienta de visualización del flujo de trabajo. Las tareas se representan con tarjetas organizadas en listas. Cada lista representa un paso en un proceso de trabajo.

Solo arrastra y suelta las tarjetas entre las distintas columnas de estado a medida que avanzan en el proceso. (Piensa en notas adhesivas).

Es perfecto para quienes piensan de forma visual. Puedes crear tableros Kanban en Hive con la vista de estados.

Cómo crear un tablero Kanban

1. Ve al “Navegador de proyectos” y haz clic en “+Nuevo proyecto”

2. Ingresa los detalles del proyecto e invita a los miembros del equipo

3. Selecciona la vista de estados como diseño del proyecto

4. Presiona “Crear” y debería abrirse directamente tu nuevo proyecto en Kanban

Cómo editar tu tablero Kanban

La vista de estados de Hive incluye tres estados predeterminados: Sin empezar, En curso y Completado. Pero puedes cambiar cualquier estado y añadir todos los que quieras. Así tu equipo puede adaptarlo a sus necesidades: las posibilidades son infinitas.

Gantt

Con los diagramas de Gantt, Hive te permite planificar y ejecutar tu proyecto, todo en la misma herramienta. Veamos cómo.

• Ve al navegador de proyectos y selecciona +Nuevo proyecto

• Ponle un título y añade descripción, fecha de entrega y archivos adjuntos según lo necesites

• Selecciona la configuración para compartir (puedes leer más sobre eso aquí)

• Elige “Vista Gantt” como diseño del proyecto y selecciona crear

• Debería abrirse tu nuevo proyecto Gantt. Haz clic en +Añadir una acción, escribe el nombre y presiona Enter. Solo haz clic en el diagrama de Gantt para darle una fecha de inicio y una fecha límite. Así puede verse una vista Gantt completamente armada:

Una vez que hayas creado una vista Gantt, hay muchas formas de personalizarla según tus necesidades.

Cambiar la línea de tiempo

La vista Gantt muestra por defecto una línea de tiempo de varios meses, pero puedes cambiarla. Puedes acercar la vista para ver unas pocas semanas o alejarla para ver un proyecto durante todo un año.

Asignar una tarea

Asigna una tarea a tu compañero haciendo clic en el ícono de marcador de posición y seleccionando un responsable en el menú desplegable.

Exportar

Desde la vista Gantt puedes exportar a PDF, PNG, Microsoft Project y Excel, además de limitar el rango de fechas y ocultar a los responsables en las exportaciones de imagen.

8. ¿Cómo puedo usar Hive Apps?

Cada equipo es único y tiene sus propias herramientas, flujo de trabajo y objetivos. Por eso creamos Hive Apps. Es un solo lugar donde los equipos pueden administrar sus integraciones y funciones para personalizar Hive. Las consultas sobre las aplicaciones están entre las preguntas más comunes que recibimos sobre Hive.

Accede a Hive Apps

Para abrir Hive Apps:

• Abre el menú principal y selecciona “Hive Apps” hacia el final de la lista

Cómo usar Hive Apps

Este es el panel de Hive Apps.

Incluye dos categorías de aplicaciones:

Mis aplicaciones: Cualquier integración o función a la que puedes acceder y que puedes usar a nivel individual.

• Incluye todas las integraciones de almacenamiento de archivos, videoconferencias y Zapier

Aplicaciones del espacio de trabajo: Cualquier integración o función que puedes activar y desactivar para todos en tu espacio de trabajo. Ten en cuenta que solo los administradores pueden activar las aplicaciones del espacio de trabajo.

• Incluye acceso a funciones premium como formularios y control de tiempo.

Las aplicaciones que aparecen en gris no se han añadido a tu espacio de trabajo.

Las aplicaciones con el logotipo a color y una marca de verificación verde ya se han añadido.

Cada aplicación tiene un enlace a un artículo del centro de ayuda que explica cómo funciona.

Para añadir una aplicación, solo haz clic en el botón deslizante. Según se trate de una integración o de una función, es posible que debas ingresar tus credenciales de acceso.

9. ¿Cómo funcionan los formularios de Hive?

En Hive puedes crear formularios personalizados que cualquier persona puede completar en su navegador. Los formularios enviados crean automáticamente una tarjeta de acción en Hive con todos los detalles del formulario.

Algunos buenos usos de los formularios de Hive son:

• recopilar pedidos o solicitudes

• reportar errores y otros problemas

• reunir información estructurada de los empleados (por ejemplo, datos de contacto)

• ¡y mucho más!

Cómo crear un formulario

• Activa “Formularios” desde “Hive Apps” si aún no está activado

• Ve al menú principal (debajo de tu foto de perfil)

• Selecciona “Formularios”

• Haz clic en “+Nuevo formulario”

• Añade un título y una descripción

• Arrastra y suelta los campos que quieres añadir al formulario

Hay 10 tipos de campos que puedes añadir a un formulario de Hive:

Grupo de casillas de verificación 

Campo de fecha

Carga de archivos (admite cualquier tipo de archivo)

Encabezado

Párrafo

Grupo de botones de opción

Selección

Campo de texto

Área de texto

Regla

La herramienta de regla es ideal para separar visualmente los campos del formulario.

Texto múltiple

...

Según el campo que elijas, tienes la opción de hacerlo obligatorio, añadir texto de ayuda, fijar una longitud máxima de caracteres y otras personalizaciones.

• Añade un mensaje de confirmación

Este es el mensaje que verá la persona después de enviar el formulario.

• Define adónde quieres enviar el formulario 

Una vez que alguien envía un formulario, los datos pueden ir a uno de dos lugares:

Correo electrónico  - puedes indicar una dirección y toda la información del formulario llegará a esa bandeja de entrada. Mira abajo.

Acción de Hive - creará automáticamente una acción en Hive, en el proyecto y asignada a la persona que elijas. Se verá así.

Cada formulario viene con un enlace que puedes compartir o publicar en un sitio web.

Para acceder al enlace, desplázate hasta la parte superior del formulario y verás un cuadro blanco con un enlace. Haz clic en el botón “copiar” para guardarlo en tu portapapeles.