Cómo McKinney Health usa Hive para gestionar flujos de trabajo y aprobaciones complejos

McKinney Health es una agencia especializada que ofrece una amplia gama de servicios de marketing a marcas de salud y bienestar. Lanzada en 2022, la agencia es un departamento dentro del grupo McKinney, que tiene cinco oficinas en Estados Unidos. McKinney Health es un equipo de primer nivel formado por personas con experiencia en el sector de la salud y ha crecido hasta alcanzar el tamaño de una agencia mediana por derecho propio. McKinney Health ofrece una amplia gama de servicios de marketing, desde marketing por correo electrónico hasta folletos impresos, anuncios en línea, contenido en video, diseño de sitios web y más. Su cartera de clientes está formada principalmente por empresas del sector de la salud y el bienestar. 

McKinney Health empezó a usar Hive en junio de 2023 y hoy más de 46 integrantes de la empresa usan Hive. La agencia también puede agregar a clientes y socios de desarrollo como usuarios externos en Hive para facilitar y mejorar la colaboración y agilizar el proceso de revisión y aprobación. 

Hablamos con el equipo de McKinney Health para conocer cómo la empresa usa Hive para gestionar flujos de trabajo complejos y agilizar sus procesos de revisión y aprobación.

La vida antes de Hive

Antes de empezar a usar Hive, el equipo de McKinney Health usaba otra herramienta de gestión de proyectos como herramienta de revisión y aprobación. Sin embargo, a medida que crecía la lista de clientes de la agencia y aumentaba la carga de trabajo, el equipo empezó a buscar una solución de gestión de proyectos específica que le ofreciera una gama más amplia de funciones. 

“Cuando empezamos a crecer e incorporamos personas con experiencia en plataformas de gestión de proyectos más grandes, nos dimos cuenta rápido de que esa herramienta no sería suficiente para gestionar nuestros flujos de trabajo”, explica David Gielchinsky, director de operaciones de salud de McKinney Health. 

Collette Dorbandt, directora editorial, había trabajado con Hive en una agencia anterior y les habló de sus beneficios a David y al equipo. Al principio, la agencia probó algunas otras herramientas junto con Hive, pero Hive destacó por su funcionalidad y flexibilidad. 

“Hive era la opción que más sentido tenía para nosotros”, dice David. “Tiene todas las funciones e integraciones que necesitamos, y ha sido un gran éxito”. David añade que la empresa ya ha ahorrado 810 horas y ha realizado 48 600 rondas de aprobación en los primeros 10 meses desde que adoptó Hive.

Cómo organiza McKinney Health los proyectos en Hive

McKinney Health crea una amplia variedad de materiales para sus clientes, desde folletos impresos hasta recursos digitales complejos, como videos, sitios web y ayudas visuales interactivas (IVA) para presentaciones en tabletas.

Con el Project Navigator de Hive, la agencia crea un proyecto principal en Hive para cada uno de sus clientes. Dentro de cada uno de estos proyectos de clientes hay proyectos secundarios para cada entregable específico. 

Luego, las acciones se “enrutan” a las partes interesadas correspondientes, por ejemplo, para revisión, verificación de datos o aportes legales. Más recientemente, el equipo también ha empezado a usar subacciones como lista de verificación para gestionar el control de calidad (QC), asegurar que se cumplan los requisitos y mantener la responsabilidad del equipo., etc. y proyectos secundarios de entregables específicos: videos, IVA, sitios web con subacciones.

“Usar Hive para el control de calidad garantiza que vayamos tachando todos los pequeños detalles que implica cada proyecto. Nos encanta esa función”, dice Kat Zic, supervisora de proyectos.

Cómo usar Hive para agilizar un proceso sólido de revisión y aprobación

La revisión y la aprobación son clave para toda agencia, pero en la gestión de proyectos de salud puede haber una complejidad adicional. Los entregables deben pasar por varias personas antes de publicarse, lo que significa que puede haber múltiples rondas de revisión y aprobación antes de dar el visto bueno a un recurso. 

“El número de rondas de aprobación depende de la complejidad del entregable”, dice Gerald Flannory, director de diseño de experiencia. “Hay una gran diferencia entre una pieza impresa y un sitio web de 40 páginas. Además de tener más contenido, los recursos más grandes, como las IVA y los sitios web, pasan por pruebas exhaustivas de experiencia de usuario (UX)”.  

Kat añade: “Un proyecto típico puede durar entre cuatro meses y un año. Podemos tener de 20 a 30 rondas de ida y vuelta hasta que la pieza queda limpia y aprobada por todos. Tenemos muchísimos hitos en nuestros proyectos: compartir con los clientes, hacer revisiones, revisiones médicas y legales, así que el proceso es extenso”.

Cada ronda de revisión puede tener cientos de comentarios y anotaciones en la ventana de revisión, por lo que la eficiencia y la precisión son críticas. La posibilidad de agregar usuarios externos en Hive permite a la agencia incluir a proveedores externos en sus rutas de revisión y aprobación, de modo que los clientes y sus equipos puedan marcar los materiales con comentarios dentro del entorno de Hive.

Conclusión: los principales beneficios que McKinney Health encuentra en Hive

Hive ha permitido a la agencia agilizar y organizar proyectos complejos y realizar rondas de colaboración, comentarios y aprobaciones con eficiencia y precisión. Con Hive como su solución de gestión de proyectos, el equipo de McKinney Health ha podido aumentar su actividad y atender una lista de clientes en rápida expansión con la máxima eficiencia.

La agencia también valora la posibilidad de implementar Hive Apps e integraciones, como sprints, automatizaciones e integraciones con Slack. McKinney Health también aprecia el apoyo que recibe de Hive para sacar el máximo provecho de las funciones de la herramienta.

“Hive ha sido una verdadera historia de éxito para nosotros y estamos muy entusiasmados con lo que hemos logrado hasta ahora y con lo que podemos hacer en el futuro. Nuestros datos reflejan cuánta adopción hemos tenido de Hive y cuánto éxito hemos visto”, concluye David. “Planeamos explorar más funciones de Hive, como los paneles, las integraciones con Slack y otras integraciones de aplicaciones. Vemos que hay mucho valor ahí”.