Cómo un sólido equipo tecnológico usa Hive para gestionar proyectos complejos

Quizá estés trabajando en un proyecto complejo, tal vez en un equipo de ingeniería o en un puesto tecnológico exigente, pero eso no significa que tu proceso de gestión también tenga que ser complejo. Por suerte, Hive está aquí para aportar estructura y organización incluso a los proyectos más complicados. Hive tiene todo lo que necesitas para gestionar planes de proyecto a gran escala con múltiples líneas de trabajo, todo en una interfaz fácil de usar y accesible. Con esta guía de inicio rápido, tendrás el cronograma de tu proyecto cargado en Hive en poco tiempo. ¡Manos a la obra!

Paso 1: ¿Dónde está tu plan de proyecto ahora?

¿Dónde le das seguimiento actualmente a tu plan de proyecto? Según vengas de otra herramienta o sea tu primera vez con un sistema formal, es momento de pasar tu trabajo existente a Hive. Sigue las instrucciones de abajo según la opción que mejor se aplique a ti.

a) Está en otra herramienta y pienso importarlo

Hive puede recibir datos de proyectos de otras herramientas cuando se exportan en formatos comunes como CSV o JSON. Hive también ha creado importadores para herramientas como Basecamp, Trello, Asana y Smartsheet. Si estás pasando trabajo desde otra herramienta común, sigue la guía de importación aquí para reunir fácilmente los datos del proyecto e importarlos a Hive.

b) Empiezo desde cero

¡No hay nada mejor que una hoja en blanco! Empecemos creando un proyecto nuevo. Para hacerlo, haz clic en Nuevo > Proyecto y elige incluir la siguiente información:

• Título

• Fecha límite

• Diseño de Gantt

• Fases: déjalo para después, lo veremos a continuación

• Compartido con: te recomendamos empezar solo contigo por ahora, pero nuestro modo borrador funciona bien si quieres añadir a tus compañeros sin notificarles de las asignaciones hasta que termines el plan.

Consejo: una vez que tu proyecto esté creado en la vista de Gantt, haz clic en el ícono de engranaje para mostrar algunas columnas conocidas, como Fecha de inicio, Fecha límite, Duración y Predecesora.

Paso 2: Define las líneas de trabajo

Ahora es momento de pensar cómo se divide de forma natural tu proyecto. Según la estructura de tu flujo de trabajo, sigue el mejor camino de los siguientes.

a) Por etapa principal del ciclo de vida o fase de trabajo 

Esto aplica a proyectos donde el trabajo se organiza según la etapa del ciclo de vida y luego las acciones individuales pertenecen a equipos o departamentos específicos. Si es tu caso, te recomendamos configurar Fases para tu proyecto en Hive. Cada fase representará esas etapas principales del ciclo de vida en las que se clasificará todo lo de tu proyecto. Añade fases a tu proyecto haciendo clic en Más > Editar proyecto > y agregándolas ahí. Después puedes asignar una fase a las acciones nuevas, agrupar por fase o arrastrar las acciones existentes a tus fases.

b) Por línea de trabajo o departamento

En este caso, cada equipo gestiona su propia parte del proyecto general y no nos organizamos en la misma etapa del ciclo de vida en todas las líneas de trabajo. Si las líneas de trabajo de tu departamento superan las 30 tareas específicas, te recomendamos usar etiquetas para organizar el proyecto. Cada departamento puede usar la misma etiqueta en sus acciones y luego ves tu cronograma agrupado por etiqueta en lugar de por fase. Crea las etiquetas directamente en las tarjetas de acción con el ícono '+'. Aquí tienes todo sobre las etiquetas para saber más.

Paso 3: Configura tu diagrama de Gantt para que trabaje para ti

Hay muchas maneras de configurar tu diagrama de Gantt en Hive. Estos son algunos consejos para preparar tu proyecto según lo que quieras lograr. Si alguno de ellos te facilita la vida, ¡sigue las indicaciones!

Quiero que el cronograma de Gantt ajuste mis fechas automáticamente, de modo que si una fecha cambia, Hive programe las fechas siguientes de forma automática ???? Activa la programación automática, o incluso la programación automática estricta (consulta el enlace para más información). Quiero que Hive muestre mi tarjeta de acción como completada si todas las subacciones están completadas, de forma automática ???? Activa este ajuste en la pantalla Editar proyecto: Quiero que Hive calcule las fechas de inicio y fin de mis acciones principales según las fechas más tempranas y más tardías de las subacciones ???? Activa este ajuste en la pantalla Editar proyecto: Quiero poder ver todos los hitos de todos los proyectos a la vez ???? Convierte esas tarjetas de acción en hitos y luego crea tu informe de hitos.

Paso 4: Añade tus acciones al proyecto

Usa las indicaciones del diagrama de Gantt para ingresar tus acciones una por una. Como alternativa, puedes copiar y pegar desde una lista y Hive generará acciones separadas. Sí, es un consejo de experto.

Paso 5: Invita al equipo y asigna el trabajo

Ahora que ya creaste tu plan de proyecto, es momento de incorporar a las personas responsables de ejecutarlo. Ve a la sección de invitaciones para invitar a todas las personas que participan en una parte (o en todo) del proyecto. Recuerda que los miembros de tu equipo interno dentro de tu organización serían miembros regulares, mientras que las partes externas que podrían necesitar acceso a un solo proyecto, o que están fuera de tu organización, serán usuarios externos. Una vez que todos estén asignados a sus acciones, ¡es hora de empezar! ???? De ahora en adelante, los miembros del equipo pueden consultar su página Mis acciones para ver sus próximas tareas asignadas en todos los proyectos.

Paso 6: Obtén la aprobación de los entregables

Si tus entregables deben pasar por un proceso de revisión interno o externo, aprovecha las funciones de revisión y aprobación de Hive para recibir comentarios y dar seguimiento a las aprobaciones. Para empezar, sube los archivos para revisar en la herramienta de revisión y aprobación de Hive. La función de revisión y aprobación de Hive permite que varios miembros del equipo hagan una revisión al mismo tiempo, dejen comentarios y añadan marcas en tiempo real. También puedes crear rutas de aprobación que lleguen a varios usuarios y equipos, así como a aprobadores externos (quienes no tienen cuenta de Hive). Cuando sea tu turno de revisar, recibirás una notificación y la solicitud de tu aprobación aparecerá en tu página Mis acciones para que puedas dar seguimiento fácilmente a todas tus solicitudes de aprobación.