Esta empresa de software para seguros dejó las hojas de cálculo y ahorra 1 día laboral cada semana

En resumen: cómo Hive ayuda a una empresa de software para seguros

• Hive mejora la eficiencia en un ~30 %, y le ahorra a este equipo 1 día laboral cada semana.

• Hive les ayuda a gestionar todos sus proyectos, internos y externos, con menos herramientas y menos fricción.

Hive es la herramienta de referencia de este equipo, todas las mañanas. Algunos incluso se sentirían perdidos sin ella.

Innovación en tecnología para seguros

Detrás de cada proveedor de software hay un conjunto de otras herramientas y plataformas de software que impulsan el negocio día a día. Hoy veremos cómo uno de los clientes de Hive, un proveedor líder de software para la industria de seguros, usa Hive para gestionar sus procesos con más eficiencia y, en última instancia, ayudar a sus clientes a hacer lo mismo.

Este cliente de Hive desarrolla soluciones tecnológicas que ayudan a aseguradoras y otros agentes a mejorar sus operaciones y trabajar con más eficiencia. Pero la empresa es más que una empresa de tecnología. También es un proveedor de servicios experto: trabaja de cerca con sus clientes para desarrollar soluciones únicas y para asegurarse de que obtengan el mayor beneficio de los productos que ya tienen.

La empresa lleva casi dos décadas ayudando a sus clientes a mejorar sus operaciones y, con cientos de empleados trabajando ahora en la organización, era hora de buscar una nueva solución.

¿Podían mejorar algo a nivel interno para ofrecer resultados aún mejores a sus clientes?

La necesidad de Hive: dejar atrás las hojas de cálculo

En la empresa trabajan personas en tres tipos de proyectos: proyectos de desarrollo de software, proyectos estratégicos clave y proyectos de cara al cliente. Antes de Hive, usaban una combinación de Microsoft Project y Excel para crear y gestionar estos proyectos.

¿El problema? Crear diagramas de Gantt en Excel era lento y torpe. Como Excel no permite que varias personas editen un documento en tiempo real, cada integrante del proyecto tenía que enviar al equipo un documento nuevo y revisado cada vez que hacía cambios. El equipo sabía que necesitaba una forma más eficiente de trabajar en estas tareas diarias y de participar en los proyectos de principio a fin.

Además, la empresa quería una plataforma que le permitiera supervisar todos los proyectos desde una perspectiva de gestión de más alto nivel. Antes enviaba actualizaciones mensuales a los equipos de desarrollo y a los líderes de equipo, con una vista de todos los proyectos en curso y sus estados en un diagrama de Gantt. Querían volver a ofrecer esa visibilidad para ayudar a los líderes a analizar el negocio y tomar decisiones mejor informadas.

Por qué la empresa eligió Hive

Tras investigar mucho, el equipo armó una lista de herramientas de gestión de proyectos para explorar. Como socio de Microsoft, le gustaba usar Microsoft Teams para comunicarse, pero sabía que Microsoft Project no era la mejor herramienta para sus necesidades de gestión de proyectos. Después de revisar Asana y LiquidPlanner, y de hacer una demostración con Monday, finalmente encontraron Hive.

Con la ayuda de un representante de ventas de Hive, el equipo completó varias demostraciones y pudo probar Hive internamente antes de comprometerse. Desde el principio, el equipo tuvo una gran experiencia con su representante de ventas de Hive. Sabían que podían contar con su apoyo y sentían que de verdad podían construir una relación con el equipo de Hive.

Entonces, ¿qué funciones principales llevaron al equipo a elegir Hive?

1. Uso compartido externo: Necesitaban una plataforma en la que pudieran compartir proyectos con sus clientes. Con Hive, sus equipos pueden compartir proyectos con clientes externos o mantener privados los proyectos internos dentro de la empresa. Actualmente usan Hive para todos los proyectos de cara al cliente que duran más de 5 días. 2. Compatibilidad con las herramientas existentes: Las integraciones de Hive hicieron que la transición fuera especialmente fácil. Pasar de Microsoft Project a Hive fue sencillo, porque los equipos pudieron importar la información de los proyectos directamente de Microsoft Project a Hive. Sus desarrolladores de software usan Jira, así que la integración de Hive con Jira fue clave para que se comunicaran con otros equipos y sincronizaran los flujos de trabajo entre ambas herramientas. Estas integraciones permitieron que todos empezaran a usar Hive con la menor fricción posible. 3. Fácil de usar y de aspecto atractivo: La apariencia y la sensación de uso eran muy importantes para la empresa. Los equipos querían una plataforma fácil de usar, atractiva y de manejo intuitivo, y ahí fue donde Hive realmente destacó frente a otras herramientas.

Cómo Hive ayuda al equipo a ahorrar 1 día cada semana

Ahora, muchas personas de distintos equipos de la empresa trabajan en Hive. Entre ellas hay desarrolladores de software, gerentes de proyecto y otros ejecutivos y líderes internos del negocio. Estos son algunos de los beneficios más importantes de Hive para el equipo:

1. Proyectos más rápidos y con menos fricción: Hive reúne toda la información de los proyectos en un solo lugar central, al que cualquier integrante del equipo puede acceder las 24 horas, los 7 días de la semana. La edición y la colaboración en tiempo real han ahorrado mucho tiempo, porque reducen de forma drástica las esperas a que alguien termine de editar una hoja de cálculo de Excel o a recibir la última versión del archivo. Con Hive, todo se actualiza al instante para una gestión de proyectos fluida y eficiente.

Hive permitió a este equipo ser más eficiente, ahorrando alrededor de un día cada semana, con todo lo que necesitan en un solo lugar central.

2. Proyectos más detallados: Con Hive, el equipo puede agregar notas y detalles a los proyectos, lo que aumenta la visibilidad y mantiene a todos al día. Sus equipos suelen comentar en tarjetas de acción específicas, lo que reduce la necesidad de enviar información en otra herramienta. La empresa también usa las “páginas de inicio de proyecto” de Hive como centro de cada proyecto. En estas páginas de resumen, las personas pueden publicar actualizaciones de estado del proyecto, adjuntar archivos y adjuntar las notas específicas del proyecto que se toman en Hive. 3. Una vista de más alto nivel: La vista de portafolio es muy útil para los líderes y ejecutivos de la empresa. Esta vista muestra el estado de todos los proyectos en un solo panel. Y como es personalizable, los equipos pueden agregar campos personalizados para dar seguimiento a métricas específicas. El equipo usa estos informes cada semana y cada mes para mostrar a los líderes cómo avanzan los proyectos, cómo va cada equipo y si los proyectos se mantienen dentro del presupuesto.

El futuro

Cuando le preguntamos a un empleado de la empresa cómo se sentiría si ya no pudiera usar Hive, su respuesta lo dijo todo: “Estaría perdido sin ella”.

Hive ha mejorado de forma notable el flujo de trabajo de muchos equipos de la empresa. Han pasado casi dos años desde que adoptaron Hive, y nos entusiasma ver lo que seguirán logrando.

Hive es la primera plataforma de productividad del mundo creada de forma democrática. Descubre cómo podemos ayudarte, aquí.