Todo empieza con la recepción de proyectos

Muchos equipos se han topado con el temido ‘scope creep’ (la ampliación descontrolada del alcance). Suele empezar con una pequeña solicitud de cambio cuando la ejecución del proyecto ya está en marcha. Al principio no causa grandes problemas, hasta que llegan más y más, y el proyecto se detiene en seco por el trabajo duplicado y la ruptura en el flujo de comunicación. ¿El culpable?  La falta de objetivos y expectativas del proyecto claramente definidos desde el principio. 

El scope creep es un subproducto habitual de un proceso de recepción ineficiente. En este artículo, veremos con más detalle qué hace fuerte a un proceso de recepción y cómo aplicar estas sencillas buenas prácticas puede aumentar el rendimiento de tu equipo y, en última instancia, tus resultados. También destacaremos las funciones de Hive que pueden ayudarte a simplificar y automatizar tu proceso de recepción. 

Componentes de un proceso de recepción sólido

La forma más fácil de reunir la información de una solicitud que involucra los recursos de tu equipo es usar un formulario de recepción, que concentra todas las necesidades en un solo lugar. Un formulario de recepción bien diseñado responde a la pregunta: “¿Qué necesita saber mi equipo para planificar, ejecutar y entregar en el plazo previsto?”  Al redactar las preguntas de tu formulario, ten en cuenta estas dos categorías: planificación del proyecto y categorización del proyecto. 

Planificación del proyecto:

Estas son las preguntas que mantienen a raya problemas como el scope creep. Permiten que tu equipo se alinee en metas, plazos, alcance y objeciones. Estas son algunas preguntas que puedes considerar:

• ¿Es una solicitud de un proyecto nuevo o de un proyecto existente que necesita actualizarse?

• Describe el objetivo de tu proyecto.

• ¿Cuáles son los entregables del proyecto?

• ¿Cuál es la fecha objetivo para completar este proyecto?

• ¿Este proyecto incluye un presupuesto?

• ¿Quiénes son las partes interesadas clave de este proyecto?

• ¿Quién es la persona que toma las decisiones principales?

• ¿Quién es el contacto principal de este proyecto?

• ¿Hay materiales de referencia de apoyo?

Categorización del proyecto:

Puedes evitar retrasos en los proyectos si los categorizas durante la recepción. Pregúntate: ¿cuáles son los principales grupos de proyectos o trabajo de tu equipo? Piensa en las ‘categorías de proyecto’ como la forma de organizar los distintos tipos de solicitudes que recibe tu equipo. Si eres un equipo de servicios creativos, pueden incluir material de marketing impreso, recursos digitales y actualizaciones del sitio web. Si eres un equipo de marketing, tus grupos de proyectos pueden incluir anuncios digitales, redes sociales y comunicaciones. Identificar una categoría de proyecto durante la recepción asegura que la solicitud llegue a la persona o al equipo correcto. Y que se siga el flujo de trabajo interno adecuado. Cuando tu proyecto está bien configurado (con los recursos correctos habilitados y los procesos correctos activados), hay poco margen para retrasos y malentendidos. 

Tu formulario de recepción debería ofrecer lo siguiente:

• Objetivos y alcance del proyecto claramente definidos

• Expectativas claras del proyecto (entregables o recursos, plazos, etc.)

• Criterios precisos de categorización o de selección del proyecto (¿en qué categoría entra la solicitud?, es decir, ¿qué equipos necesitas habilitar?)

Formas de fortalecer tu proceso de recepción 

1. Incluye preguntas para definir el alcance. ¡No tengas miedo de profundizar! Cuanta más información tengas, mejores serán tus posibilidades de configurar tu proyecto con precisión y de poner en marcha los flujos de trabajo internos adecuados con las personas correctas. Si eres un equipo de marketing, además de pedir un ‘objetivo del proyecto’, incluye campos como ‘público principal’, ‘mensaje’ y ‘llamado a la acción’. Si eres un equipo de servicios creativos, para las solicitudes de material impreso, asegúrate de incluir campos como ‘tipo de papel’, ‘cantidad’ y ‘color o blanco y negro’. Esta información adicional dará un alcance mucho más claro a tu equipo de desarrollo y evitará idas y vueltas innecesarias con quien hace la solicitud. 

2. Segmenta tus datos desde el principio. Desarrolla criterios de selección de proyectos que incluyan categorías y subcategorías. Esta estrategia de categorización te permitirá dirigir los proyectos a la persona, el equipo o la parte interesada correcta. Si eres un equipo de servicios creativos, además de una categoría de ‘material de marketing impreso’, añade subcategorías como ‘volantes’, ‘postales’ y ‘tarjetas de presentación’.

3. Ayuda a quienes hacen solicitudes a ayudarte a ti. En los campos de pregunta más abiertos, guía a quienes responden hacia el tipo de respuestas que buscas, incluyendo descripciones y ejemplos de lo que quieres decir. Por ejemplo, en el campo ‘objetivo del proyecto’, añade una descripción como: ‘Describe el propósito y las metas de este proyecto; especifica el resultado deseado’. Consejo: incluye ejemplos de metas que se hayan cumplido con éxito en el pasado. 

Usa Hive Forms para simplificar la configuración de proyectos

Hive Forms es una función de creación de formularios disponible en Hive que te permite crear formularios personalizados que cualquier persona (interna o externa) puede completar en su navegador. También ofrece formato condicional, lo que facilita un proceso de recepción más ágil. 

Para encontrar Hive Forms, visita la sección Hive Apps de tu espacio de trabajo y fija "Forms" en la barra lateral izquierda para acceder fácilmente.

• Reúne varios formularios de recepción en uno solo. Haz que las solicitudes a tu equipo se resuelvan en un solo lugar. Quedaron atrás los días de tener en tu sitio web un formulario para pedir fotos, otro para pedir contenido multimedia Y otro para pedir servicios creativos. Crea un único formulario de recepción para un proceso de proyectos y trabajo más ágil, usando formato condicional. Haz que ciertas preguntas aparezcan según la categoría de proyecto seleccionada. Por ejemplo, si alguien selecciona ‘fotografía’ en el campo de categoría de proyecto de tu formulario, aparecerán las preguntas siguientes relacionadas con una solicitud de fotografía. 

• Vincula la recepción con la configuración del proyecto. Hive Forms puede configurar opciones de enrutamiento personalizadas para todos los envíos de formularios. En otras palabras, puedes automatizar la configuración de tu proyecto. Hay varias opciones para elegir:

  • “Cada vez que se envíe un formulario, se agregará a un proyecto seleccionado y se asignará a un miembro del equipo.”

    • Esta opción de enrutamiento es perfecta para equipos con un gerente de proyectos designado. Crea una carpeta de recepción o una cola de proyectos, para que el gerente de proyectos revise las solicitudes antes de habilitar recursos (consulta la imagen de abajo).

  • “Cada vez que se envíe un formulario, se creará un proyecto nuevo con los siguientes miembros.”

  • “Cada vez que se envíe un formulario, se enviará un correo electrónico a las siguientes personas.” 

Un proceso de recepción débil puede afectar negativamente tu gestión de proyectos y tus flujos de trabajo internos, al causar retrasos en los cronogramas, malentendidos y frustración en las partes interesadas. Además del scope creep, una recepción poco robusta puede desmotivar al equipo y generar insatisfacción en las partes interesadas o los clientes, lo que puede poner en riesgo a tu organización. Usa las buenas prácticas de este artículo para simplificar tu proceso de recepción y eliminar la confusión de la gestión de proyectos, ¡para que tu equipo se concentre en lo que mejor sabe hacer! 

Realiza una auditoría de operaciones 

¿Necesitas ayuda para definir la categorización de proyectos y los flujos de trabajo internos de tu equipo? Realiza una auditoría de operaciones de tus procesos internos y flujos de trabajo de gestión de proyectos para identificar las necesidades de desarrollo que orienten cambios y mejoras. Obtén flujos de trabajo de proyectos personalizados, desde la recepción hasta la distribución, desarrollados según las necesidades de tu organización y tu equipo. Recibe un formulario de recepción hecho a la medida, con formato condicional, para asegurar la implementación ágil del flujo de trabajo y la consolidación de tus formularios existentes.

¡Nuestra socia de Hive, Joanne Augustin Giles, consultora de flujos de trabajo, ofrece este servicio a nuestro Hive Swarm! 

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Escrito por: Joanne Augustin Giles | Especialista en marketing y consultora de flujos de trabajo

Como fundadora y propietaria de All Things Content LLC, una agencia boutique de marketing y consultoría, ha desarrollado y ejecutado campañas de marketing digital para marcas de todos los tamaños en diversos sectores, y ha creado a mano flujos de trabajo entre equipos para áreas de marketing. Con su marco de auditoría de operaciones y flujos de trabajo a la medida, enriquecidos con la opinión de los equipos de marketing y sus socios, Joanne ha transformado equipos que trabajaban en silos en equipos que colaboran de manera estructurada.