¿Qué es la gestión de proyectos Lean?

La gestión de proyectos es una parte esencial de dirigir un negocio. Ya sea que trabajes en proyectos para clientes o en asignaciones internas, sin un sistema eficaz de gestión de proyectos no tienes forma de dar seguimiento a las tareas, a los miembros del equipo y a la comunicación. Existen distintos tipos y estilos de sistemas de gestión de proyectos, y cada uno tiene sus propios beneficios.

La gestión de proyectos Lean es un término que se acuñó oficialmente hace varias décadas. Se volvió un método relativamente popular para gestionar proyectos después de que Toyota lo introdujo en el sector manufacturero. Pronto, otras empresas también empezaron a usar los principios de este método para gestionar todo tipo de proyectos.

Sigue leyendo para saber más sobre qué es la gestión de proyectos Lean. Veremos los beneficios de este tipo de gestión de proyectos y cómo puedes empezar a aprovechar esta estrategia.

¿Qué es la gestión de proyectos Lean?

Comenzaremos por ver exactamente qué significa la gestión de proyectos Lean y cómo funciona. Esto te dará una idea de dónde puede encajar una estrategia así en tu negocio.

La gestión de proyectos Lean es un sistema en el que un proyecto se gestiona de manera que se minimice el desperdicio en cada paso o tarea. Significa que solo usas la cantidad exacta de esfuerzo, recursos y trabajo necesaria para lograr algo. Por eso se introdujo el término "lean" (esbelto): crea un método más "esbelto" de gestionar un equipo, un proyecto, clientes y otras operaciones internas del negocio.

¿Por qué se desarrolló la gestión de proyectos Lean?

La gestión de proyectos Lean se desarrolló por primera vez en 1950. En esa época, Toyota usaba una metodología Lean. Aunque los principios de este método de gestión de proyectos se desarrollaron en la década de 1950, en ese momento no se acuñó oficialmente como término.

En la década de 1970, las regiones alrededor de las plantas de manufactura de Toyota vivieron una crisis petrolera. A principios de 1973, el petróleo se vendía a un precio de $11.65 por barril. En solo un año, el precio aumentó más de un 400 %. Esto creó una crisis y colocó a la empresa en una situación difícil.

Los cinco pilares de Lean

En ese momento, Toyota decidió aplicar las estrategias que se habían desarrollado en 1950. Estas estrategias incluían los cinco valores centrales de Lean, que según el Project Management Institute son:

1. Especificar el valor - Significa entender cuánto vale el producto o servicio a los ojos de tu cliente.

2. Identificar el flujo de valor de cada producto - Flujo de valor = el proceso de ejecutar y entregar un producto a un cliente con el valor especificado. Al identificar el flujo de valor, entiendes cómo vas a pasar de no tener producto a un resultado final.

3. Hacer que el valor fluya eliminando el desperdicio - Asegúrate de que el proceso se pueda completar a fondo sin gastar tiempo, recursos ni energía de más.

4. Dejar que el cliente jale el flujo - En lugar de aplicar un "enfoque de empuje", deja que la demanda del cliente determine cómo y cuándo produces. Así siempre producirás la cantidad "correcta" y no te excederás.

5. Mejora constante en busca de la perfección - Se explica por sí solo. Itera constantemente y detecta dónde puedes reducir el tiempo y los recursos que gastas.

Una década después, el sistema se llamó "gestión de proyectos Lean", y Toyota no fue la única empresa que siguió beneficiándose de la estrategia. Hoy, muchas empresas aplican estrategias de gestión Lean. Esto ha ayudado a minimizar el desperdicio de recursos y a que las empresas obtengan más valor de los proyectos en los que trabajan.

Ventajas y desventajas de la gestión de proyectos Lean

Implementar la gestión de proyectos Lean en tu negocio trae varias ventajas. Al reconocer estos beneficios, puedes ver cuáles se aplican a tu modelo de negocio específico. También te da una idea de qué esperar si decides adoptar una estrategia adecuada.

Veamos los beneficios que reportan las empresas cuando usan la gestión de proyectos Lean:

• Se reducen los requisitos de espacio de inventario. Esto también ayuda a bajar los costos asociados con el almacenamiento del inventario.

• Por lo general, aumentan la calidad del servicio y del producto entregado.

• Se reducen los plazos de entrega y los tiempos de finalización de las tareas del proyecto.

• Muchas empresas notan que mejora la satisfacción del cliente. Esto suele deberse a una mayor productividad cuando se usa la gestión de proyectos Lean. También mejora la eficiencia general de las operaciones internas de la empresa.

• Desde una perspectiva más amplia, las empresas suelen notar una reducción de los costos generales asociados con los proyectos y otras operaciones del negocio.

La gestión de proyectos Lean se creó para obtener más valor de cada tarea que asume un negocio. La desarrollaron expertos y la estrategia ha demostrado ser muy eficaz. Por eso, es bastante raro encontrar una empresa que se queje de las desventajas de la gestión de proyectos Lean. Recuerda que este sistema te ofrece una guía: sigue siendo tu responsabilidad y la del equipo directivo de tu negocio desarrollar una estrategia que aproveche esta opción.

Cómo empezar con la gestión de proyectos Lean

Antes de implementar la gestión de proyectos Lean en tu modelo de negocio, es importante considerar primero si el proceso es adecuado. No todos los negocios podrán beneficiarse de forma eficaz de este tipo de estrategia al iniciar nuevos proyectos.

Considera los fundamentos y el propósito del sistema de gestión. Esto te ayudará a tomar una decisión final.

También es importante hablar con los directores y otro personal adecuado sobre los cambios que traerá usar un concepto Lean en la gestión del equipo. Todos los miembros deben estar de acuerdo antes de implementar esta estrategia. Cuando algunos no están convencidos, puede reducirse la eficiencia del sistema o surgir problemas más adelante.

En este punto, es importante considerar los fundamentos asociados con la gestión de proyectos Lean.

Se empieza por especificar el valor que el proyecto puede ofrecer. El valor se refiere específicamente a lo que el proyecto ofrece desde el punto de vista del cliente. Crea una guía visual que comience en la fase de planificación y llegue hasta la creación final de un producto o la entrega de un servicio.

Esto te permite analizar tus procesos y también asegura que puedas identificar las áreas donde se usan demasiados recursos o materiales. En esas secciones se pueden hacer cambios. Mira dónde puedes minimizar el uso de mano de obra y de tiempo. Si se puede ahorrar espacio, se abre la oportunidad de realizar tareas adicionales o de tener un entorno de trabajo más productivo.

Por qué Hive es ideal para Lean

Cuando implementas una metodología de gestión de proyectos Lean, usar herramientas que ayuden a agilizar y gestionar los procesos puede ser muy útil. Para gestionar proyectos con Lean, lo mejor es una herramienta con diagramas de Gantt y Kanban, como Hive. Los diagramas de Gantt te permiten trazar cada tarea necesaria para completar una campaña o un proyecto y te ayudan a entender exactamente quién debe participar.

[caption id="attachment_5189" align="aligncenter" width="779"] Kanban en acción.[/caption]

Kanban, una herramienta que se usaba en Toyota hace muchos años, es un sistema en el que las tareas se mueven a fases específicas. Es tan popular entre los equipos Lean que se estima que el 73 % de los equipos Lean usa tableros Kanban. Kanban es muy útil en la gestión de proyectos Lean porque te ayuda a determinar cuándo las tareas pueden pasar a la siguiente fase del proyecto y evita la acumulación de tareas en una etapa, es decir, un cuello de botella. Otro aspecto de Hive que es excelente para la gestión de proyectos Lean son las funciones de hojas de horas y de asignación de recursos. Estos aspectos de Hive ayudan a cada persona a ver exactamente cuánto de su tiempo se dedica a proyectos específicos, y pueden ayudar a prevenir el agotamiento o el uso excesivo de los recursos. Además, Hive Analytics te da una visión general de las tareas completadas por equipo, proyecto y espacio de trabajo para obtener aún más información.

Conclusión

Gestionar un proyecto con Lean es una forma eficaz de llevar el control y hacer ajustes para mejorar la rentabilidad y la productividad. La gestión de proyectos Lean mejora aún más el valor que tu negocio puede obtener de cada proyecto que asume. Aunque implementar una estrategia de gestión de proyectos Lean puede requerir algo de esfuerzo, seguro valdrá la pena a largo plazo.