El mejor software de gestión de proyectos para equipos que necesitan revisión y aprobaciones

Una campaña puede parecer que va según lo previsto en tu herramienta de gestión de proyectos mientras que el trabajo creativo sigue atascado en la bandeja de entrada de alguien.

El diseñador está esperando comentarios. El responsable de marketing tiene observaciones sobre una versión anterior. El interesado que debe aprobar el recurso final aún no lo ha visto. Mientras tanto, la fecha de lanzamiento está cada vez más cerca.

Para los equipos de marketing, elegir un software de gestión de proyectos implica analizar con detenimiento cómo avanza el trabajo creativo a lo largo de la revisión. Las asignaciones y los plazos son importantes. También lo son las versiones de los archivos, los comentarios claros y una forma fiable de saber cuándo un recurso está listo para lanzarse.

Hive, Asana, Wrike y Teamwork.com ofrecen formas de conectar la gestión de proyectos con la revisión creativa. La opción adecuada depende de tu proceso de aprobación, de las personas implicadas y del trabajo que produce tu equipo.

Compara las herramientas en función de tu flujo de trabajo

Empieza por la fuente de fricción más frecuente en el proceso de tu equipo.

Las fuentes de la comparación incluyen la documentación del producto y la información de precios de cada proveedor. Revisión en Hive · Precios de Asana · Colaboración de archivos en Wrike · Revisiones en Teamwork.com

1. Hive

Merece la pena evaluar Hive cuando la producción creativa y la revisión forman parte del flujo de trabajo diario de los proyectos de tu equipo.

Un equipo puede añadir una prueba a una tarjeta de acción, configurar rondas y etapas de aprobación y solicitar comentarios a compañeros internos o a partes interesadas externas. Los aprobadores externos reciben un enlace para revisar el contenido. Los equipos también pueden configurar el estado de una acción para que cambie tras una decisión de aprobación.

Esa conexión ayuda a responder a una pregunta práctica durante una reunión de campaña: ¿Qué entregables están listos y cuáles siguen a la espera de que alguien tome una decisión?

Por ejemplo, un equipo de marketing que produce la campaña de un evento podría mantener unidas la asignación de diseño, la fecha límite, la revisión y el proceso de aprobación a medida que el trabajo avanza hacia el lanzamiento. Descubre la revisión y las aprobaciones de Hive.

Cómo utiliza Hive el equipo de marketing de una universidad

El equipo de marketing centralizado de la Point Loma Nazarene University presta servicio a las admisiones de grado, admisiones de posgrado, antiguos alumnos y recaudación de fondos.

Su historia de cliente describe cómo consolidaron más de 1000 proyectos en Hive. El equipo utiliza plantillas para crear los calendarios de los proyectos, mantiene las conversaciones sobre los proyectos en tarjetas de acción y utiliza Proofing and Approvals para hacer avanzar los materiales de marketing a través de la revisión final.

Este es un ejemplo útil para los equipos que dan servicio a múltiples departamentos internos. Una configuración de proyectos reproducible y un proceso de revisión compartido ofrecen a las partes interesadas una forma más clara de participar en el trabajo. Lee la historia de cliente de Point Loma.

Durante tu prueba, lleva una solicitud creativa real a través de la asignación, la revisión y la aprobación externa. Confirma el paquete de revisión que tu equipo necesita y prueba los formatos de archivo que utilizas con mayor frecuencia. Consulta los planes actuales de Hive.

2. Asana

Merece la pena considerar Asana cuando tu equipo quiere planificar campañas y gestionar comentarios creativos dentro de su estructura de proyectos actual.

Su plan Advanced incluye aprobaciones y revisión, con anotaciones en diseños y archivos PDF. Los equipos que evalúen Asana deben comprobar cómo encajan esas funciones con sus entregables y con las personas que deben dar el visto bueno.

Durante tu prueba, prueba con un recurso que necesite comentarios de más de una parte interesada. Comprueba cómo dejan sus comentarios los revisores, cómo gestiona las modificaciones el responsable y cómo reconoce el equipo la aprobación final. Consulta los planes actuales de Asana.

3. Wrike

Merece la pena evaluar Wrike cuando la revisión de archivos implica a varias partes interesadas y plazos de aprobación específicos.

Su documentación describe anotaciones en imágenes, vídeos, archivos PDF y documentos de Microsoft Office. Las aprobaciones de archivos permiten a los revisores aprobar recursos o solicitar cambios, y las revisiones de invitados permiten participar a clientes sin una cuenta de Wrike.

Durante tu prueba, recrea tu secuencia de revisión real. Comprueba cómo interactúan con el archivo los revisores internos y los invitados, cómo se registran las decisiones y cómo el responsable del proyecto realiza el seguimiento de los comentarios pendientes. Confirma el acceso a las funciones actuales con el proveedor. Descubre las capacidades de colaboración en archivos de Wrike.

4. Teamwork.com

Merece la pena considerar Teamwork.com cuando los entregables para clientes pasan por repetidas revisiones antes de su aprobación.

Sus herramientas de revisión admiten versiones, revisores, aprobadores y un historial de comentarios. Las personas ajenas a tu sitio de Teamwork pueden recibir acceso a una prueba sin necesidad de ser añadidas al sitio.

Durante tu prueba, calcula el número de pruebas que tu equipo tendrá activas cada mes. Los límites de las funciones varían según la suscripción, así que prueba el flujo de trabajo con el volumen de producción típico de un mes. Descubre las revisiones de Teamwork.com.

Qué comprobar antes de elegir

Utiliza un entregable real para evaluar cada herramienta preseleccionada. El diseño de una página de destino para una campaña, un folleto para un evento o un recurso publicitario revelarán mucho más sobre el flujo de trabajo que una simple lista de tareas de muestra.

Sigue estos pasos con el responsable de un proyecto, un colaborador creativo y un revisor.

1. Envía la solicitud. ¿Puede el responsable plasmar con claridad el briefing, los entregables, la fecha límite y las partes interesadas requeridas?

2. Asigna el trabajo. ¿Pueden ver todos quién es el responsable de la producción y cuándo debe entregarse el primer borrador?

3. Revisa la primera versión. ¿Pueden los revisores dejar comentarios en el lugar adecuado y saber qué versión están viendo?

4. Haz una revisión. ¿Puede el colaborador encontrar los comentarios y presentar a los revisores una nueva versión de forma clara?

5. Aprueba el entregable. ¿Puede el equipo distinguir entre comentarios, cambios solicitados y la aprobación final?

6. Comprueba el avance del proyecto. ¿Puede el responsable de marketing identificar qué está listo para el lanzamiento y qué requiere todavía atención?

Incluye a un revisor externo si en tu proceso participan clientes, socios u otras partes interesadas esporádicas. Su experiencia importa tanto como la del responsable del proyecto.

Elige en función del trabajo que tu equipo debe entregar

La comparación más útil parte de tu proceso de aprobación real.

Un equipo que produce material complementario en PDF tiene necesidades de revisión distintas a las de uno que produce vídeo. Una agencia que recopila comentarios de clientes puede necesitar una configuración diferente a la de un equipo interno que canaliza el trabajo a través de los responsables de marca, del departamento jurídico y de las diferentes áreas.

Para los equipos de marketing que estén evaluando Hive, empezad con una campaña que tenga una fecha límite clara y varios entregables creativos. Incorporad las asignaciones, los archivos y los revisores al flujo de trabajo y, a continuación, haced el seguimiento del trabajo hasta la aprobación final.

Descubre Hive para equipos de marketing.