7 consejos para cumplir tus fechas límite

Es la hora crítica: una vez más trabajas hasta la madrugada en una fecha límite que crees que no lograrás cumplir. ¡Pero no entres en pánico! Puedes romper el ciclo. Si siempre te cuesta cumplir las fechas límite, Christopher Cox, autor de The Deadline Effect, le ha dado a Hive acceso exclusivo a algunos consejos y trucos que explica en su libro.

"Este libro trata de organizaciones eficaces [que] han ideado sistemas para vencer la procrastinación sin cambiar la psicología humana básica", dice Cox. "El problema es que, en cuanto fijas una fecha límite, el trabajo tiende a posponerse hasta justo antes de que se acabe el tiempo. Este fenómeno tiene nombre: se llama el efecto de la fecha límite."

1. Asegúrate de ensayar

Para reunir sus ideas sobre la gestión de fechas límite, Cox visitó varias empresas que trabajaban con plazos de distinto tipo, desde grandes ventas hasta eventos importantes. Primero, señala cómo las fechas límite intermedias evitan que las empresas cometan muchos errores de detalle. También se llaman ensayos o ensayos generales, como cuando te preparas para una obra de teatro.

Cox cuenta a los lectores cómo el chef Jean-Georges Vongerichten preparaba a su personal para el servicio de comidas. Tomaban a los nuevos empleados y hacían simulaciones del servicio para oficinistas, sirviendo platos impecables con rapidez, todo bajo la supervisión de un encargado atento.

"Estos puntos de control diarios rumbo a la fecha límite final eran gran parte de lo que Vongerichten quería decir con su 'fórmula'", dice Cox. "Puedes hacerlo mil veces, pero no te ponen realmente a prueba hasta que sales a la calle, te topas con un bache y te abren una puerta encima."

Aunque la vida en la oficina quizás no permita ensayos, puedes ver algunas tareas como menos esenciales y como un aprendizaje que te prepara para las más importantes. Si ves cada tarea como algo de lo que aprender, nunca sentirás que vas atrasado con tus fechas límite una vez que entiendas cómo avanzan ciertos proyectos.

2. Cuenta con tu equipo

Cox también relata una experiencia agotadora trabajando en una tienda Best Buy el Día de Acción de Gracias ­– una fecha límite para la cual su grupo estaba bien preparado. Aunque normalmente a los empleados se les pedía ofrecer productos adicionales a los clientes, ese día tenían otra estrategia para cumplir sus metas. En Acción de Gracias, todo consistía en atender a la gente lo más rápido posible.

Estos miembros del equipo, solidarios y comprometidos con la misión, tenían un objetivo común: sobrevivir al turno y darles a los clientes lo que querían. Cox aprovechó la experiencia y la calma de su equipo para sacar el trabajo adelante.

Si siempre cumples tus fechas límite a último minuto, apóyate en tu equipo para tener estabilidad y ánimo.

3. Flexibilidad y continuidad

Los cambios de último minuto también son clave para cumplir las fechas límite. Cox lo compara con la forma en que un teatro prepara a sus suplentes. Si no le avisas a un suplente de su función a tiempo, no estará listo para subir al escenario. Y si intentas hacer demasiados cambios en tu proyecto antes de una fecha límite importante, entregarás algo a medio terminar.

"Había un momento bien definido en el que se podían hacer revisiones", dice Cox. "Y eso, como resulta, puede marcar toda la diferencia entre que el producto final sea un éxito o un fracaso."

Para cumplir bien las fechas límite, necesitas flexibilidad por si tienes que incorporar a un "suplente" propio. Pero también debes saber trabajar con lo que tienes cuando ya es demasiado tarde para empezar de cero.

4. Hazlo por ti

Luego, Cox señala que las fechas límite pueden usarse como actividades que generan incentivos. Quizás no te sientas obligado a esforzarte en un proyecto sin fecha límite, porque depende por completo de tu propia motivación. Pero una investigación del Common Cents Lab muestra que, con una fecha límite, estás más motivado para terminar tu proyecto, sin importar si las recompensas son grandes o pequeñas. La psicología detrás de esto es que es difícil convencerte de trabajar en tareas con altos costos inmediatos pero pocos beneficios inmediatos. Sin embargo, si tienes presente que trabajas hacia una meta mayor (ya sea un proyecto más grande o más tiempo libre), puedes darte el discurso motivador que necesitas para seguir adelante.

5. Posponer tu fecha límite empeora las cosas

Cox dice que, si piensas en cumplir fechas límite, una nube oscura se cierne sobre ti, lo quieras o no: la procrastinación. Pero aunque te tiente decirle a tu jefe que necesitas una prórroga, eso podría causar problemas más graves más adelante.

"No se trata solo de que a la gente no le gusten las tareas desagradables", dice Cox. "El problema es que somos inconsistentes con el tiempo y damos prioridad al presente: tendemos a subestimar tanto los costos como las recompensas cuanto más lejos están en el futuro, un proceso llamado descuento hiperbólico."

Cox explica que el descuento hiperbólico consiste en subestimar drásticamente lo bien que te sentirás cuando termines un proyecto. De algún modo, una fecha límite cercana parece mucho peor que las consecuencias que sufrirás si no la cumples. Pero esa no es la realidad; es solo tu percepción.

6. Fija un cronograma realista

Aunque imagines que una tarea no tomará mucho tiempo, cumplir tus fechas límite depende en parte de fijar fechas realistas desde el principio.

"La mayoría somos optimistas, lo que quizás nos haga mejor compañía en la mesa", dice Cox. "Pero significa que somos pésimos para predecir el futuro. Subestimamos el tiempo que requerirá un proyecto. Si es un proyecto con presupuesto, también subestimamos el gasto."

Según una investigación, incluso cuando se fija un cronograma en el que todo sale lo mejor posible, solo el 30 por ciento logra cumplir esa fecha límite. Esto se conoce como la "falacia de la planificación".

"La falacia de la planificación es la tendencia a aferrarse al calendario más optimista para terminar un proyecto e ignorar cualquier información que pudiera hacerte revisar esa predicción", dice Cox. Así que no te hagas el héroe afirmando que entregarás algo rápidamente. Quizás necesites tiempo extra para asegurarte de producir un resultado de calidad.

7. No repitas la historia

Por último, Cox analiza un caso en el que quienes buscaban cumplir fechas límite no cayeron en el descuento hiperbólico ni en la falacia de la planificación. En cambio, aprendieron de sus errores.

"El problema de nuestras predicciones es que tratamos cada tarea como si fuera un problema nuevo", dice Cox. "Solo podemos ver de izquierda a derecha: construimos una historia sobre cómo completaremos nuestro trabajo, pero ignoramos la evidencia de proyectos similares que nosotros u otras personas hicimos en el pasado."

Cox analiza un estudio en el que se pidió a los participantes que pensaran en las fechas límite anteriores que se habían fijado antes de realizar una tarea. Como resultado, sus predicciones para cumplir la fecha límite fueron mucho más realistas. Si no aprendes de tu historial de cumplimiento de fechas límite, estás condenado a seguir incumpliéndolas.