Cómo priorizar tareas con 3 métodos sencillos

¿Alguna vez te has sentado frente a la computadora, mirando la pantalla, sin saber qué hacer primero? Tienes un montón de acciones, actividades y tareas por completar, pero no sabes por cuál empezar. En realidad, no todas las tareas son iguales, y si no sabes cómo priorizar tareas, podrías estar trabajando duro en lugar de trabajar de forma inteligente. Aquí aprenderás a identificar qué tareas son más importantes que otras y cómo usar las herramientas de Hive para asegurarte de que se completen.

¿Estoy trabajando duro o de forma inteligente?

Trabajar duro puede parecer productivo, pero a veces avanzas con esfuerzo sin lograr casi nada. Trabajar mucho sin conseguir resultados es consecuencia del trabajo de relleno, que se define como una tarea repetitiva, tediosa y sin importancia que se siente pesada. Algunos dicen que la diferencia entre el trabajo de relleno y el trabajo "real" es la pasión, y que si sientes pasión por las tareas más rutinarias, no tendrás la sensación de esforzarte mucho para casi nada.

Pero la realidad es que empujar una roca cuesta arriba, sin fin y tú solo, te hace apretar los dientes más que ponerte a todo ritmo.

Aunque podrías pensar que las personas más felices son las que mejor administran su tiempo, hay razones psicológicas por las que la gente tiende a trabajar duro en lugar de trabajar de forma inteligente. Los estudios indican que las personas son más felices cuando creen estar ocupadas, incluso si las obligan a estarlo, o si sus propias metas se crean solo para mantenerse ocupadas. Aunque sepan cómo priorizar tareas, quizás no quieran hacerlo para mantener la ilusión de productividad, ya que esto las hace más felices a corto plazo.

¿Cómo sé qué es importante?

Está bien admitir que te gusta estar ocupado, y es aún más admirable reconocer cuando no sabes qué cuenta como trabajo de relleno y qué constituye un trabajo inteligente.

1. Organiza por esfuerzo

Para aprender a priorizar tareas, primero debes saber qué tareas tienes que hacer. Hive puede ayudarte a organizarlas con listas de pendientes personales que contienen acciones privadas hechas solo para ti y tus necesidades. Anota todo lo que tienes que hacer, desde las actividades más aburridas y mecánicas hasta pensar soluciones para errores del software de tu empresa. Luego, revisa tus tareas y usa estas preguntas para decidir si deben tener prioridad alta:

• ¿Habrá consecuencias si no termino esto pronto?

• ¿Otras personas dependen de que yo termine esto? ¿Es tan importante para mi equipo como lo es para mí?

• ¿La fecha límite es flexible?

• ¿Alguien más puede hacer esta tarea más rápido que yo?

• ¿Qué pasaría si eliminara esta tarea de mi lista de pendientes?

Después, puedes agregar prioridades a las tarjetas de acción vinculadas con tu lista de pendientes. Incluso puedes personalizar tu lista de prioridades con nombres y colores para tener más opciones que solo prioridad baja, media o alta.

También puede que descubras que algunas tareas se pueden quitar de tu lista si las consecuencias son pocas, o que un compañero puede completarlas más rápido y mejor. No tengas miedo de priorizar delegando, ya que así podrás concentrarte más en las tareas que realmente importan.

2. Automatiza tu trabajo de relleno

Ahora, mira la lista de pendientes que acabas de crear y toma nota mental de los elementos que llevan más de dos semanas en ella: cosas que empezaste a hacer pero parece que no puedes terminar. Si te cuesta decidir cómo priorizar tareas como estas, pregúntate:

• ¿Por qué me está tomando tanto tiempo?

• ¿Es una tarea que no quiero hacer? ¿No me gusta la tarea o no está dentro de mis habilidades?

• ¿Esta tarea me tomará más tiempo que a otra persona?

• ¿He hablado con alguien sobre lo que siento respecto a esta tarea?

Si una tarea lleva un tiempo en tu lista de pendientes, es probable que la estés evitando sin darte cuenta, por ejemplo priorizando otras tareas menos críticas o haciendo varias cosas a la vez mientras la realizas.

Hacer varias cosas a la vez puede ser un gran obstáculo cuando piensas en cómo priorizar tareas, ya que puedes empezar algo y luego aburrirte o distraerte demasiado para continuar. Una investigación señala que cambiar de tarea puede causar caídas constantes de productividad; si te interrumpen mientras intentas terminar una tarea, tardas en promedio 23 minutos en retomarla después de completar lo que te interrumpió, incluso si es algo tan simple como programar una reunión de Zoom, escribirle a otro equipo para ponerse al día, o Si descubres que tus tareas de alta prioridad se ven interrumpidas constantemente por trámites administrativos, Hive tiene una solución. Las tareas automatizadas son acciones que se activan con ciertas condiciones, lo que significa que puedes cambiar al responsable de una acción, moverla a otro estado o pasar tarjetas de acción a otro proyecto sin esfuerzo. Así se eliminan todas las pequeñas cosas de tu lista de pendientes y queda espacio para las tareas más importantes.

3. Gestión de tareas y de tiempo

Por último, si todavía tienes problemas después de enumerar, priorizar y automatizar, quizás es momento de revisar cómo has estado usando tu tiempo para encontrar los vacíos en tu flujo de trabajo. Para las personas visuales, la plataforma integrada de Hive tiene espacio tanto para tus diagramas de Gantt como para tus tableros Kanban, que te muestran cuánto tiempo has dedicado a proyectos específicos. Si tu problema tiene más que ver con las horas que dedicas a un proyecto que con los días, Hive también cuenta con una herramienta de control de tiempo para que veas las diferencias entre el tiempo estimado de un proyecto y el tiempo real que tomó. Puedes agregar categorías de tiempo a este tiempo registrado, vincularlas a tarjetas de acción y añadir una descripción de en qué trabajaste para ver si estás priorizando las tareas de la manera correcta. Hive agregó recientemente una función con la que tus compañeros pueden ayudarte a rendir cuentas registrando tiempo en nombre de otros usuarios. Aunque funciona bien con personas ajenas a tu organización, también es eficaz en una sesión de trabajo en equipo, por si te sientes atascado y necesitas una mirada nueva que examine qué podrías hacer de otra manera.

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