Cómo encontrar el calendario de gestión de proyectos perfecto para tu equipo en 2023

En uno de mis primeros trabajos profesionales, el dueño de la empresa se definía a sí mismo como programador. Creaba todo tipo de sitios web y le encantaba involucrarse en el lado técnico de las cosas. Creó un calendario de gestión de proyectos para que lo usáramos, y era un seguimiento sencillo y sin adornos. ¿Servía para dar seguimiento a los proyectos? Por supuesto. ¿Era fácil de usar y eficiente? Para nada. Era torpe, tenía errores y era todo lo contrario a amigable.

Sin embargo, era un software innovador en una época en que casi lo único que existía como calendario de gestión de proyectos era Excel. Por suerte, hoy las empresas no tienen que crear sus propios calendarios de gestión de proyectos a la medida. En cambio, existen excelentes plataformas como Hive que ayudan a los equipos a ser más productivos y organizados.

Tipos de calendarios para la gestión de proyectos

Hay muchas herramientas de calendario que buscan ayudar a las empresas a trabajar de forma eficiente y eficaz, pero no todos los calendarios son iguales. Algunos se enfocan en un aspecto específico de la gestión de proyectos, como la planificación de recursos o la gestión de tareas. En cambio, las plataformas robustas de gestión de proyectos como Hive ofrecen una solución todo en uno que puede ayudar a tu empresa a dar seguimiento a los proyectos de varias maneras.

Así que, si sabes que necesitas un calendario de gestión de proyectos pero no estás seguro de qué tipo de método de seguimiento se ajusta a tu empresa y a tu estilo, conoce a continuación las opciones.

1. Calendario estándar

2. Calendario de planificación de recursos

3. Calendario de gestión de tareas

4. Calendario de proyectos todo en uno

1. Calendario estándar

Muchas generaciones anteriores comenzaron con el método de seguimiento original: un calendario estándar que registra proyectos de alto nivel y días laborables. Estas herramientas de calendario estándar, como los calendarios de Google u Outlook, normalmente muestran reuniones, eventos de toda la empresa, días festivos y una vista general de los proyectos y los miembros del equipo.

Aunque este tipo de calendario genérico quizá no baste por sí solo, debería ser la base a partir de la cual empiece todo tu seguimiento con calendarios. ¿Cómo puedes dar seguimiento a proyectos y plazos si no sabes qué días estará tu equipo en la oficina? Empieza con una de estas herramientas de calendario estándar y construye a partir de ahí.

2. Calendarios de planificación de recursos

Los calendarios de planificación de recursos te ayudan a dar seguimiento y optimizar el uso del tiempo de tu equipo. Este tipo de calendario es útil si necesitas saber qué hay que hacer, quién lo hará y cuándo tendrá capacidad para trabajar en ello. La planificación de recursos puede ayudar a tu empresa a ver qué tan rápido trabajan las personas y avanzan en los proyectos, y te da la opción de basar las asignaciones en el tiempo y la disponibilidad.

Un calendario de planificación de recursos registra a las personas y los activos que trabajan en un proyecto. Este calendario muestra las fechas, los horarios y los recursos disponibles para trabajar en un proyecto determinado. Un "recurso" puede ser una persona o incluso un equipo. En el calendario puedes ver si alguien está disponible para trabajar en un trabajo, si los recursos están disponibles.

Los calendarios de planificación de recursos son perfectos para las empresas que quieren dar seguimiento y optimizar el uso del tiempo de su equipo. (Consejo: la plataforma de gestión de proyectos de Hive ofrece gestión de recursos, entre muchas otras funciones geniales).

3. Calendarios de gestión de tareas

Los calendarios de gestión de tareas están diseñados para dar seguimiento al progreso de tareas específicas dentro de un proyecto. Este tipo de calendario es útil si necesitas saber qué hay que hacer, los detalles de cada tarea y quién es responsable de completarla. Las tareas dentro de un calendario pueden volverse extremadamente detalladas, al desglosar tu proyecto en tareas específicas con fechas límite.

Un calendario de gestión de tareas muestra las tareas asignadas, las fechas límite y las personas responsables de completarlas. Este tipo de calendario es útil si necesitas dar seguimiento al progreso de tareas específicas dentro de un proyecto.

Un calendario de gestión de tareas puede agrupar todas las tareas necesarias para completar un proyecto, de modo que las empresas puedan calcular cuánto tardan los proyectos, quién trabaja en qué y establecer hitos y metas futuros.

4. El calendario de gestión de proyectos todo en uno: Hive

¿Y si pudieras reunir todas las funciones de gestión de proyectos en un solo calendario? Ahí es donde entra en juego un calendario completo de gestión de proyectos como Hive. El calendario todo en uno de Hive puede ayudar a las empresas a ver qué hay que hacer, quién está disponible para hacerlo y cuándo debe estar terminado, todo en un solo lugar.

Este tipo de calendario de gestión de proyectos es útil para las empresas que quieren dar seguimiento tanto a los recursos como a las tareas dentro de un proyecto. La vista Calendario de Hive te permite acercarte si quieres enfocarte solo en una semana específica, o alejarte para ver de un vistazo tus próximos meses. La función de arrastrar y soltar te permite mover tareas a otros días directamente en el calendario, mientras que las etiquetas de Hive te permiten asignar colores específicos a las tareas para una organización visual aún mejor.

Además, Hive se integra con otras herramientas de programación populares como Google Calendar y Outlook para que también puedas acceder a tus reuniones y eventos de la empresa en el mismo panel. Y si alguien de tu equipo prefiere ver las tareas en otra vista, por ejemplo Kanban, Gantt o Tabla, Hive también las tiene. Es un calendario de gestión de proyectos con total flexibilidad, que te da a ti y a tu equipo el poder de abordar todas tus próximas tareas.

Cómo elegir el calendario de gestión de proyectos adecuado

Ahora que conoces los calendarios de gestión de proyectos, es momento de elegir cuál es el mejor para tu empresa. La respuesta a esta pregunta no siempre es blanco o negro. La mejor solución para tu empresa puede ser combinar dos o más tipos de calendarios. Ten en cuenta los siguientes factores al tomar tu decisión:

• Tamaño de la empresa: si eres una pequeña empresa con un equipo de menos de 15 personas, un calendario estándar de gestión de proyectos quizá sea todo lo que necesitas. Si tienes un equipo grande o varios proyectos en marcha al mismo tiempo, es posible que necesites un calendario de recursos o de gestión de tareas (o ambos).

• La complejidad de los proyectos: si tus proyectos son relativamente simples, con un principio y un final claros, un calendario estándar de gestión de proyectos puede ayudarte a mantener el rumbo. Si tus proyectos son más complejos, con varias tareas e hitos, un calendario de gestión de tareas puede ayudarte a dividir tu proyecto en partes manejables.

• Disponibilidad del equipo: si tienes un equipo que siempre está en movimiento o que trabaja en distintos proyectos en momentos diferentes, un calendario de gestión de recursos puede ayudarte a saber quién está disponible para trabajar en qué y cuándo.

• Preferencias del equipo: siempre me encanta que las empresas den a su equipo la posibilidad de elegir qué seguimiento les funciona. Algunas empresas descubren que una combinación de gestión de recursos y de tareas es lo que mejor funciona para su equipo, y a los empleados les gusta la transparencia y la posibilidad de planificar de varias maneras.

• Presupuesto: hay una variedad de soluciones de calendario de gestión de proyectos en el mercado, desde gratuitas hasta de nivel enterprise. Elige una solución que se ajuste a tu presupuesto y ofrezca las funciones que necesitas.

En cuanto a los calendarios de gestión de proyectos, no existe una solución única para todos. Es fundamental encontrar el tipo de calendario adecuado para las necesidades de tu empresa, desde la facilidad de uso y la flexibilidad hasta el presupuesto e incluso el consenso de tu equipo. ¡Encuentra una plataforma que funcione para tu empresa y comprueba si te sirve!

Si aún no estás seguro de cuál probar, te recomendamos probar una prueba gratuita de Hive para experimentar los beneficios por ti mismo. Con Hive, puedes crear flujos de trabajo personalizados, agregar un número ilimitado de usuarios y obtener información en tiempo real sobre el desempeño de tu equipo.