Cómo un importante grupo editorial usa Hive para comercializar y promocionar sus libros

Esta editorial consolidada, cliente de Hive, es líder desde hace décadas en el género de ciencia ficción y fantasía (SFF) y ha ganado todos los premios importantes del sector.

La colaboración y la comunicación son fundamentales para la editorial: el 98 % del trabajo de marketing se gestiona internamente entre su equipo de marketing y su equipo de publicidad y promoción (ad promo). Juntos, los equipos de marketing y de ad promo crean una amplia variedad de materiales, desde campañas de publicidad digital hasta materiales impresos, con el objetivo final de hacer que sus libros brillen y destaquen ante los minoristas.

Los libros requieren largos plazos de planificación. Durante todo este proceso, los equipos de marketing y de ad promo trabajan de forma especialmente cercana con el departamento de portadas de la editorial, ya que el diseño de la portada del libro influye mucho en la apariencia de los materiales de marketing y promoción. También colaboran estrechamente con los departamentos de publicidad y de edición al planificar y crear nuevos materiales para un libro.

Conversamos con el director de Publicidad y Promoción para saber cómo esta editorial usa Hive para comercializar y promocionar sus libros de manera eficiente.

Antes de Hive: un sistema de gestión de proyectos armado con parches

Antes de usar Hive, esta editorial llevaba el control de su trabajo de marketing con una combinación de varias herramientas de gestión de proyectos y plataformas de correo electrónico. Este sistema dependía de herramientas unidas con parches y no tenía la eficiencia ni la funcionalidad que los profesionales de marketing necesitaban. Junto con otro colega, el director del equipo empezó a explorar soluciones de software de gestión de proyectos. 

“Al principio, dos de nosotros teníamos muchas ganas de poner en marcha una nueva solución de gestión de proyectos”, explican. "Tuvimos la suerte de contar con mucho apoyo de la cúpula de nuestro departamento y de nuestra división. Empezamos con Hive en octubre de 2019 y, solo seis meses después, en la primavera de 2020, comenzamos a trabajar desde casa por la pandemia”. 

“La transición repentina al trabajo remoto fue mucho más fácil para nuestro equipo con Hive. Nos ayudó muchísimo”. - Director de Publicidad y Promoción 

Actualmente, los equipos de marketing y de ad promo trabajan de forma remota casi al 100 %, y algunas personas eligen un esquema híbrido. Veamos más de cerca cómo estos equipos usan Hive para colaborar y organizar las operaciones diarias.

Por dentro: cómo usan los proyectos de Hive para organizar autores y títulos

El equipo crea proyectos principales para el nombre de cada autor, con proyectos secundarios correspondientes para cada uno de los títulos de libros del autor. Estos proyectos de títulos siguen una estructura de nombres específica según si el libro es de tapa dura o de bolsillo. Dentro de cada proyecto de título hay tarjetas de acción para cada actividad de marketing y promoción, agrupadas por fecha de entrega o por una amplia variedad de temas. 

Las tarjetas de acción pueden variar en complejidad y alcance. Por ejemplo, una tarjeta de acción podría contener una actividad sencilla, como una campaña de correo electrónico, o un esfuerzo promocional mucho mayor, como un concurso para ganar productos exclusivos o ediciones especiales del libro. En el caso de los concursos, una tarjeta de acción podría tener subacciones que registran información sobre los premios y los materiales de embalaje, o incluso Hive Forms correspondientes que registran las participaciones en el concurso. En cambio, una tarjeta de acción de un envío masivo de correo tendría solo unas pocas subacciones para facilitar el envío.

Esta estructura de proyectos en Hive facilita que los equipos de marketing y de ad promo revisen las actividades anteriores que han completado para cada autor y sus títulos. El equipo puede ver con facilidad qué diseñadores y especialistas de marketing trabajaron en un proyecto específico, quién dejó comentarios en elementos anteriores y quién aportó ideas en el pasado. Esto es útil tanto para quienes llevan años en la editorial como para quienes acaban de incorporarse al equipo.

“Tenemos un excelente registro de nuestro trabajo que se remonta a 2019, cuando empezamos a usar Hive. Trabajamos con los mismos autores durante muchos años, así que poder abrir esos archivos y verlo todo es muy útil. Y como hacemos la mayor parte de nuestro trabajo en Hive, tenemos acceso a todos los detalles de nuestros proyectos anteriores”. - Director de Publicidad y Promoción

Cómo usan Hive Forms para crear plantillas de solicitudes y asignar trabajo

Los integrantes del equipo usan Hive Forms para poner el trabajo en marcha con rapidez. Cada envío de formulario crea una tarjeta de acción con toda la información necesaria para ejecutar la actividad o crear el entregable, y además asegura que el trabajo llegue a las personas correctas.

También crearon un puñado de Hive Forms personalizados que recopilan solicitudes según la categoría de trabajo. Por ejemplo, un formulario se usa para solicitudes de redes sociales de pago y otro para materiales físicos. También crearon un formulario “estándar” que sirve para cualquier trabajo general que no encaje en una categoría específica.

En estos formularios se reúne información sobre quién necesita ver la solicitud y qué especificaciones incluye. Estas respuestas determinan después a qué compañeros se asigna la tarjeta y cuántas subacciones aparecerán en ella.

Cómo agilizan los comentarios con la revisión y las aprobaciones

La empresa trabaja en una gran cantidad de elementos de marketing y promoción para sus libros, por lo que los profesionales de marketing tienen un alto volumen de trabajo. Y como colaboran de cerca con otros departamentos  — incluidos los de publicidad, edición y portadas —, mantener el flujo de trabajo organizado y eficiente es clave. La función de revisión y aprobación de Hive ha sido fundamental para lograrlo.

“Una de las grandes razones por las que quisimos Hive fue la función de revisión dentro de las tarjetas de acción de Hive”, explica el director. Aunque el equipo de marketing hace gran parte de su planificación fuera de Hive, en colaboración con otros departamentos, todos los detalles se registran y se siguen después en Hive para que el equipo ejecute esos planes. 

El equipo tiene un proceso de aprobación largo que siempre incluye a compañeros internos de marketing y, con frecuencia, a usuarios externos e incluso a personas ajenas a la empresa. En Hive pueden seguir todo este proceso y asegurarse de que las personas correctas hayan dado su visto bueno al trabajo.

En cuanto a las aprobaciones, la función de notificaciones de Hive ayuda a todos a estar al tanto de lo que hay que atender en cuanto surge. 

Conclusión

Usar Hive ha permitido a los profesionales de marketing de la editorial agilizar el trabajo diario, centralizar el proceso de aprobación y fortalecer la comunicación entre equipos remotos.

El director concluye: “Hoy todos nuestros profesionales de marketing se sienten muy cómodos con Hive. Todos están a bordo, desde quienes usan Hive desde el principio hasta quienes acaban de empezar a trabajar en Tor. Hemos logrado un sistema bastante bueno, y se sienten muy cómodos publicando sus notas y comentarios en Hive y usando las notificaciones para ver qué ha surgido y mantener todo en movimiento”.

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