¿Hacer una sola tarea a la vez es más productivo que la multitarea?

Todos conocemos a esas personas: las que pueden manejar seis tareas distintas al mismo tiempo y terminarlas sin un solo error. Las multitarea. Durante mucho tiempo se pensó que hacían algo bien. Que lo tenían todo resuelto. Pero ¿y si te dijéramos que en realidad quienes van por delante, por decirlo así, son las personas que hacen una sola tarea a la vez? Hacer una sola tarea a la vez es justo lo que suena: trabajar en una, y solo una, tarea a la vez, dedicando el 100 % de tu energía a esa tarea. Puedes aplicarlo a tareas dentro y fuera del trabajo, y se resume en una hipótesis sencilla: hacer una cosa a la vez te hace más productivo. Puede parecer contradictorio, porque durante años nos han dicho que quienes hacen varias cosas a la vez son más avanzados, más inteligentes y más eficaces.  La multitarea es en realidad un mito, y en los últimos diez años hay investigaciones que sugieren que hacer una sola tarea a la vez es el secreto para lograr más. ¿Cómo funciona exactamente? Veamos algunos de sus poderosos beneficios.

Hacer una sola tarea a la vez mejora el rendimiento

Cuando te concentras en una sola tarea, limitas el cambio de contexto y el tiempo que pierdes saltando de una tarea a otra. Se ha comprobado que la multitarea hace que todo tarde un 40 % más en completarse; por eso, concentrarte en una tarea a la vez mejorará tu eficiencia general, ya que podrás hacer más en menos tiempo.  También reducirá el estrés y el agotamiento que puedes sentir al amontonar un montón de tareas pequeñas en una sola sesión. En los últimos 20 años, el agotamiento tecnológico se ha vuelto cada vez más difícil de manejar, porque se espera que estemos pendientes de varios dispositivos, aplicaciones y cuentas de correo las 24 horas, los 7 días de la semana. Hacer una sola tarea a la vez es una excelente manera de no caer en la estresante trampa de estar siempre conectado. Revisa un correo a la vez. Responde un mensaje de Slack a la vez, sin contestar un mensaje de texto a la mitad. Todo será más fácil.

Libera un valioso espacio mental

¿Sabías que nuestro cerebro intenta procesar 11 millones de bits de información por segundo, pero en realidad solo puede procesar 40? Eso significa que la mayoría de lo que observas no se procesa en absoluto. Por lo tanto, quienes hacen multitarea no están realmente haciendo varias cosas a la vez, solo lo intentan. Se ha comprobado que quienes hacen multitarea en realidad solo alternan entre tareas a un ritmo que reduce la eficiencia y la productividad generales. Entonces, ¿por qué no limitar los estímulos y concentrarte en una sola tarea a la vez? Al hacer una sola tarea, reduces la abrumadora cantidad de estímulos que tu cerebro intenta procesar y diriges toda tu atención a una sola cosa. Así aumentan tus probabilidades de entender o lograr esa tarea.

Es más fácil dar seguimiento a una sola tarea

¿Cuántas veces has intentado hacer varias cosas a la vez y terminaste olvidando una de las tareas por completo? Imagina, por ejemplo, que estás empezando un negocio nuevo. Aunque escribir el contenido de la página de inicio de tu sitio web mientras creas un diseño de logotipo parezca más productivo, probablemente pasarás más tiempo recordando en qué punto dejaste cada tarea cada vez que cambies de una a otra. Cuando hacemos multitarea, es mucho más difícil dar seguimiento al avance de cada tarea, porque el cerebro tiene que cambiar y conciliar constantemente el avance de la tarea A con el de la tarea B. Nos estamos complicando demasiado las cosas. Cuando haces una sola tarea, tu cerebro tiene una sola tarea que seguir y atender, y eso aumenta tu capacidad de llevarla a buen término. Eso no significa que no puedas dividir una tarea en subtareas; de hecho, lo recomendamos. Usar Hive para dividir las tareas en pasos más pequeños y manejables tiene un gran impacto y te ayuda a mantener el orden.

La multitarea puede tener efectos negativos a largo plazo en el cerebro

Piensa en tu cerebro como una computadora superpotente. Cuando tienes 123 pestañas abiertas, tres programas de Adobe en ejecución y además intentas ver una serie de Netflix, la computadora se vuelve lenta. Lo mismo ocurre en nuestro cerebro. Las investigaciones han demostrado, mediante resonancias magnéticas del cerebro de personas que hacen multitarea, que realizar más de una tarea a la vez reduce la densidad cerebral en la corteza cingulada anterior. No es lo ideal, porque esta parte del cerebro es importante para el control de los impulsos y la empatía. Para frenar ese proceso, prueba concentrarte en una pestaña a la vez. Tu cerebro te lo agradecerá a largo plazo.

¿Cómo puedo hacer una sola tarea a la vez?

Ahora que entendemos las enormes ventajas de hacer una sola tarea a la vez, veamos algunas formas de empezar. Una de las más populares es trabajar en intervalos cortos, idealmente de alrededor de 18 minutos, que es nuestra capacidad natural de atención como seres humanos. Si reservamos 20 minutos por tarea, podremos dirigir nuestra limitada capacidad de atención a una sola cosa. Así limitamos el tiempo que el cerebro tiene para saltar de una cosa a otra. Otra gran manera de hacer una sola tarea a la vez es eliminar todas las distracciones de tu espacio de trabajo. Sí, eso incluye teléfonos, Apple Watch, iPads, todo. Cierra todas las ventanas adicionales de tu computadora y siéntate con la única pestaña o pantalla que necesitas abierta para hacer tu trabajo. Esto también ayuda a controlar tu mente y a mantenerla concentrada. Usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos es otra manera sencilla de mantener el rumbo. Con Hive, puedes dar seguimiento a cada tarea dentro de proyectos más grandes, con una fecha límite y responsables. Cuando estés listo para completar una tarea, solo ve a tu lista de tareas y busca la acción en la que quieres concentrarte. Cuando termines, puedes marcar la tarea como completada y pasar a la siguiente. No se puede pedir algo más fácil. Por último, intenta estar presente en las reuniones. Como la mayoría trabajamos de forma remota, puede ser difícil mantener la atención en la reunión de Zoom durante toda su duración. Pero vale la pena. Al dirigir tu atención a la reunión en curso, evitas que el trabajo se pierda en el camino, evitas malentendidos y haces que los comentarios y las presentaciones de tus compañeros se sientan importantes. Otro beneficio de hacer una sola tarea a la vez es que las personas con las que hablas o interactúas se sienten valoradas e importantes, algo muy útil tanto en el trabajo como en la vida personal.

En resumen, está claro que hacer una sola tarea a la vez tiene enormes beneficios que son difíciles de pasar por alto y que podría ser el camino del futuro. Dicho esto, durante esta crisis de COVID-19, es posible que algunos no podamos trabajar en una sola tarea a la vez: tal vez cuidamos a nuestros hijos, los ayudamos con la escuela o simplemente manejamos muchos otros elementos impredecibles. Pero no te preocupes: incluso reducir tu multitarea a 2 o 3 tareas a la vez puede mejorar la productividad en un 30 %. ¿Quién necesita tener 123 pestañas abiertas de todos modos?