4 desafíos comunes en la gestión de proyectos y cómo resolverlos

¿Cuántas veces has empezado un proyecto, o intentado empezarlo, y te has sentido bloqueado antes de arrancar? Todos hemos pasado por ahí y hemos enfrentado esos desafíos de la gestión de proyectos, pero con las innovaciones tecnológicas recientes podemos usar diversas herramientas para asegurar que los proyectos despeguen.

La gestión de proyectos a menudo implica varios desafíos que pueden obstaculizar el arranque, la implementación y la finalización exitosos de los proyectos. Entre ellos están la falta de claridad del proyecto en todo el equipo, la comunicación fragmentada, la asignación limitada de recursos, el crecimiento descontrolado del alcance y la mala gestión del tiempo.

La buena noticia es que las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a resolver estos desafíos al ofrecer un lugar central donde los compañeros ven y comparten información, que es el punto de partida más importante. Sin un lugar centralizado para comunicarse y almacenar información, no se logrará nada productivo.

Con los consejos y las herramientas adecuados, los gerentes de proyecto pueden superar estos desafíos comunes y asegurar una ejecución y una entrega sin contratiempos. ¿Aún tienes curiosidad por los desafíos que pueden resolver las herramientas de gestión de proyectos? Sigue leyendo para saber más.

4 desafíos comunes en la gestión de proyectos

Estos son cuatro de los desafíos de gestión de proyectos más comunes que vemos en los equipos que quieren empezar con Hive.

Problema: falta de claridad en los pasos del proyecto

Cuando arranca un proyecto, puede haber un objetivo central en mente, pero ningún camino claro para llegar a él. Esto puede causar problemas en el proyecto y poner en riesgo tu productividad desde el principio. Y nadie quiere empezar un proyecto discutiendo con sus compañeros o con su jefe sobre cuál es el mejor camino a seguir.

Solución: el planificador de proyectos con IA de HiveMind

La buena noticia es que la IA se ha vuelto tan inteligente que puede planificar proyectos por nosotros. Añadimos a Hive un nuevo nivel de funciones de IA que puede crear proyectos y siguientes pasos directamente a partir de las tarjetas de acción, y así elimina uno de los desafíos más difíciles de la gestión de proyectos.

En la parte superior derecha de la tarjeta de acción verás una bombilla morada y, al hacer clic en ella, podrás pedirle a nuestra herramienta de IA que "sugiera los siguientes pasos" y arme el plan del proyecto por ti. A partir de ahí, Hive generará todos los pasos esenciales para poner en marcha tu proyecto.

¿Lo mejor? No tienes que copiar ni pegar nada: añadiremos todo como acciones por ti, y puedes asignar cada parte del proyecto al compañero correspondiente.

Problema: recursos limitados o confusión sobre la disponibilidad

A medida que avanzan los proyectos, se pueden añadir tareas o subproyectos durante el camino, y se acumulan rápido. A veces un proyecto que esperabas que durara 4 semanas puede durar 4 meses, y tienes que adaptarte: este es uno de los desafíos más difíciles de la gestión de proyectos.

En lugar de dejar que el imponente calendario del proyecto te agobie, usar una herramienta de gestión de proyectos con funciones de capacidad y asignación de recursos puede hacerte la vida mucho más fácil.

Solución: control de tiempo y asignación de recursos

El control de tiempo y la asignación de recursos son componentes habituales de las herramientas de gestión de proyectos, y Hive tiene excelentes funciones de control de tiempo, hojas de horas y asignación de recursos, todas personalizables según las necesidades de tu equipo. En Hive puedes registrar tu tiempo directamente en la tarjeta de acción en la que trabajas. Añades tiempo editando el tiempo "Total" o usando nuestro registrador de tiempo, que hace el trabajo por ti.

Para trabajos más complejos de asignación de recursos y de carga, nuestra aplicación de asignación de recursos es el lugar al que debes ir.

Hay dos enfoques principales para que las asignaciones de recursos aparezcan en el panel de asignación de recursos, y se pueden usar en conjunto:

1. Asignaciones a nivel de acción

2. Asignaciones a nivel de proyecto

1. Asignaciones a nivel de acción

Para usar la función de asignación de recursos a nivel de acción, las acciones deben tener cierta información clave completa:

• Responsable (es decir, quién se encarga de esta acción)

• Estimación (es decir, el tiempo estimado que esperamos que tome esta acción)

• Fecha de vencimiento (y fecha de inicio si abarca varios días)

Con esta información, la acción se ubicará en el panel de asignación de recursos y se calculará el total de tiempo estimado para cada periodo. Puedes hacer clic en la acción en el panel de asignación de recursos para abrirla y ver más detalles o hacer cambios.

2. Responsables a nivel de proyecto

Para reflejar en el panel de asignación de recursos cuándo trabajará un recurso en un proyecto, ve a su nombre en el panel, luego haz clic y arrastra para crear un nuevo registro de recurso a nivel de proyecto. Haz clic en Confirmar asignación cuando estés listo para avisar al usuario de la nueva asignación.

Con las opciones de filtro, puedes filtrar el panel de asignación de recursos para mostrar solo proyectos, personas, equipos, roles, fases, etiquetas y otras etiquetas de usuario personalizadas específicos.

El cielo es el límite con las funciones de asignación de recursos en la gestión de proyectos, y pueden cambiar por completo la forma en que trabaja tu equipo.

Problema: falta de comunicación centralizada

Cuando vuelan los correos, suenan los mensajes de Slack, se envían archivos de Dropbox y fluyen los chats de Teams, puede ser ESTRESANTE. Es uno de los desafíos de gestión de proyectos más estresantes que hemos visto en equipos y organizaciones. Te recomendamos consolidar la comunicación sobre proyectos y acciones en una única fuente central de información. Sin eso, los proyectos pueden retrasarse semanas o meses por pequeños malentendidos o errores.

Solución: chat y página de inicio de una herramienta de gestión de proyectos

Para centralizar la comunicación con éxito, necesitas una herramienta que tenga chat, almacenamiento y uso compartido de archivos, y gestión de proyectos. Hive es una gran opción que se puede usar junto con canales existentes como Slack, y también se integra con otras herramientas como Gmail y Dropbox.

Mejor aún, nuestra página de actividad del espacio de trabajo te da la imagen COMPLETA de todo en lo que trabaja tu equipo u organización cada día, para que no tengas que escribirles con mil preguntas todo el día.

Problema: demasiadas "fuentes de verdad"

Igual que el "problema" anterior, este es resultado de métodos de comunicación dispersos combinados con la falta de un seguimiento ágil del progreso, lo que puede frenar la finalización de los proyectos y el crecimiento. Si tienes archivos en el correo que deben revisarse, pero solo usas Slack para dar comentarios, a quien llega a tu espacio de trabajo, equipo, etc. le cuesta ver el panorama completo de lo que ocurre.

Solución: aplicaciones e integraciones en Hive

Por suerte, las herramientas modernas de gestión de proyectos, como Hive, tienen funciones adicionales, como nuestras Hive Apps e integraciones, que ayudan a reunir (¡y almacenar!) toda esta información en un solo lugar. Nuestra aplicación más usada se llama Revisión y aprobación, que ofrece a los usuarios un portal para dar comentarios y opiniones sobre los archivos.

Extra: deja un registro para cualquier otro compañero que necesite información sobre los archivos, las aprobaciones y el estado de las cosas, y elimina así uno de los desafíos más complejos de la gestión de proyectos (incorporar a nuevos compañeros y ponerlos al día). Las integraciones como Google Mail y Slack también ayudan a mantener esa fuente única de verdad, y las sincronizaciones bidireccionales entre estas herramientas son especialmente útiles.

Prueba Hive gratis

¿La buena noticia? No tienes que pagar nada para empezar a usar buenas herramientas de gestión de proyectos, como Hive. Nuestro plan Free y el plan Starter son ideales para principiantes mientras decides si Hive es para ti. Todos nuestros planes también incluyen una prueba gratuita de 14 días. ¡Genial!

¿Tienes otros desafíos de gestión de proyectos en los que necesites ayuda? Cuéntanos y te daremos un flujo de trabajo personalizado en Hive para ayudarte, sin importar lo complejo que sea tu desafío. No existen desafíos "demasiado" comunes en la gestión de proyectos: todo afecta a los equipos de manera distinta, y nos encantaría ayudarte.