6 formas eficaces de mejorar la comunicación con las partes interesadas

Como gerente de proyectos, una de tus tareas más importantes es la comunicación con las partes interesadas. Este trabajo implica comunicarte con todas las personas que tienen un interés directo en tu proyecto. Estas partes interesadas pueden ser miembros del equipo interno, socios e inversionistas externos, e incluso clientes.

Si quieres asegurarte de que tus partes interesadas estén bien informadas y comprometidas con tu negocio, necesitas encontrar formas eficaces de comunicarte con ellas. En este artículo veremos algunos de los mejores métodos para comunicarte con las partes interesadas y por qué es fundamental mantener abiertos los canales de comunicación en todas las áreas de tu negocio.

Define a tus partes interesadas

El primer paso para comunicarte bien con las partes interesadas es identificar quiénes son tus partes interesadas. Son grupos o personas que tienen un interés directo en tu proyecto o empresa. Pueden participar directamente en el proyecto o verse afectadas por sus resultados. Estos son algunos tipos de partes interesadas:

• Miembros del equipo interno

• Socios o inversionistas externos

• Clientes

Una vez que hayas identificado con qué grupo de partes interesadas trabajas, debes evaluar sus necesidades y objetivos. ¿Qué información necesitan de ti? ¿Cuáles son sus metas y objetivos? Al entender lo que quieren tus partes interesadas, puedes adaptar tu comunicación para satisfacer sus necesidades.

Construye una relación con tus partes interesadas

Después de identificar y evaluar a tus partes interesadas, es hora de construir una relación con ellas. Esto implica generar confianza y empatía para que se sientan cómodas comunicándose contigo. Es importante recordar que la comunicación con las partes interesadas es un camino de doble sentido. Debes ser abierto y honesto con ellas y escuchar sus inquietudes.

Al construir una relación sólida con tus partes interesadas, podrás comunicarte con ellas de forma eficaz sobre el proyecto en curso. También será más probable que confíen en ti y te den comentarios sinceros. Las maneras de construir esa relación dependen del tipo de parte interesada, y serán distintas para el equipo interno, los externos y los clientes.

Los miembros del equipo interno son el grupo más accesible, ya que probablemente ya tienes una relación con ellos. Estos compañeros ya están muy cerca del proyecto, y puedes empezar a compartir con ellos siendo abierto y honesto sobre el proyecto e involucrándolos en la toma de decisiones desde el primer día. Los socios o inversionistas externos serán más difíciles de manejar, ya que quizá no tengas una relación previa. Para establecerla, tendrás que dar pasos adicionales, ser lo más transparente posible sobre el proyecto y enviarles actualizaciones periódicas sobre su avance.

Los clientes son un grupo muy parecido a los socios o inversionistas externos: con ellos debes responder a sus necesidades e inquietudes. También conviene mantenerlos al tanto del estado del proyecto y de cualquier cambio que pueda afectarlos.

6 formas eficaces de comunicarte con las partes interesadas

Después de identificar cada uno de tus grupos de partes interesadas, el siguiente paso es crear maneras de comunicarte con ellos. Aunque cada grupo tendrá necesidades propias, la forma de comunicarte con ellos será parecida. A continuación te presentamos seis formas de comunicarte con tus partes interesadas, sin importar qué tan involucradas estén en el proyecto.

1. Crea un plan de comunicación:

Debe incluir qué información tienes que comunicar, cuándo debes hacerlo y cómo la compartirás. Este plan de comunicación ayudará a que todos estén en sintonía y a que nadie quede sin información sobre el proyecto. Para asegurarte de que todos tengan los datos de contacto correctos, puedes usar una tarjeta de presentación digital o compartir un documento con los correos y teléfonos de todos los miembros del proyecto.

2. Reuniones periódicas con las partes interesadas:

Las reuniones son una excelente oportunidad para informar a tus partes interesadas sobre el avance del proyecto y obtener sus comentarios y aportes. Estas reuniones deben programarse con regularidad, por ejemplo, cada mes o cada dos semanas.

3. Informes de estado:

Los informes de estado son otra gran forma de mantener informadas a tus partes interesadas sobre el proyecto. Puedes enviarlos por correo o compartirlos en las reuniones.

4. Sitio web o portal del proyecto:

Un sitio web o portal del proyecto es otra manera de compartir información con tus partes interesadas. Puedes usarlo para publicar novedades del proyecto, compartir documentos y seguir el avance.

5. Encuestas a las partes interesadas:

Las encuestas pueden servir para obtener comentarios en tiempo real de tus partes interesadas sobre un proyecto.

6. Reserva un espacio para preguntas y respuestas:

En cada reunión o actualización con las partes interesadas, procura reservar un tiempo para preguntas y respuestas. Así tus partes interesadas podrán plantear sus dudas y se asegurará de que entiendan el proyecto.

Mantente en el camino con un programa de gestión de proyectos

Una de las mejores formas de mantener abiertos los canales de comunicación es usar un software de gestión de partes interesadas o de gestión de proyectos. Este tipo de software te permite dar seguimiento a toda la comunicación con las partes interesadas en un solo lugar. También ofrece un espacio central para guardar los documentos y archivos del proyecto. Un buen software de gestión de partes interesadas es Hive. Hive te permite crear tareas y subtareas, fijar fechas límite, asignar miembros del equipo y agregar comentarios. También cuenta con una función de chat nativo que te permite seguir toda la comunicación con las partes interesadas en un solo lugar. Hive se integra con miles de otros programas, así que tu equipo externo no tiene que cambiar ninguno de sus procesos internos, y las funciones de automatización mantienen a todos al día.

Beneficios de comunicarte con las partes interesadas

Una vez establecida la relación con tus partes interesadas, debes seguir manteniendo abiertos los canales de comunicación. Esto significa comunicarte con regularidad, incluso cuando no haya novedades que compartir. Las partes interesadas necesitan sentir que forman parte del proceso y que se valoran sus aportes. Mantener estos canales abiertos ofrece muchos beneficios, entre ellos:

• Mejores resultados del proyecto

• Mayor transparencia

• Mayor compromiso de las partes interesadas

• Mejor toma de decisiones

• Resolución más rápida de problemas

La comunicación con las partes interesadas es esencial para cualquier gerente de proyectos que quiera que su proyecto tenga éxito. Si sigues los consejos de este artículo, podrás asegurarte de que tus partes interesadas estén siempre bien informadas y comprometidas con tu negocio.