Comment instaurer une semaine de travail comprimée dans votre équipe

La semaine de travail comprimée est à la mode, mais elle est aussi mal comprise. La coach en productivité Donna McGeorge, auteure de The 1-Day Refund: Take Back Time, Spend it Wisely, est là pour expliquer le concept, et Hive est là pour vous aider à le mettre en place avec votre équipe.

Qu'est-ce qu'une semaine de travail comprimée?

Une semaine de travail comprimée est un horaire qui prend votre longue semaine de cinq jours et la condense en une semaine de quatre jours. Le nombre d'heures travaillées peut varier et vos horaires peuvent changer radicalement, mais ceux qui l'ont adoptée assurent qu'elle change tout. « Perpetual Guardian, une société de services financiers de Nouvelle-Zélande, a constaté que ses employés n'avaient aucun mal à accomplir une charge de travail à temps plein en 4 jours, dit McGeorge. Résultat : moins de stress, des employés plus heureux et une hausse de productivité de 20 %. »

Selon McGeorge, il existe trois types de semaines comprimées : celles qui réduisent le nombre de jours travaillés, celles qui réduisent légèrement le nombre d'heures, et celles qui condensent 40 heures de travail en quatre journées complètes.

Les employeurs qui paient à la journée ou à l'heure adoptent souvent une semaine où l'on ne paie que les jours travaillés.

« C'est le modèle le plus courant, dit McGeorge. Les gens travaillent moins de jours et reçoivent une rémunération proportionnelle. »

Pour les employés salariés, McGeorge explique que les semaines de quatre jours et de 40 heures comptent parmi les horaires comprimés les plus répandus. Mais ce modèle part du principe qu'il faut 40 heures pour obtenir les résultats voulus, ce qui n'est peut-être pas tout à fait exact.

Le meilleur modèle, selon McGeorge, est malheureusement l'un des moins courants : une semaine de quatre jours de 32 heures, avec le même salaire qu'une semaine de cinq jours.

« Ce modèle reconnaît qu'on peut obtenir les mêmes résultats avec moins d'heures. La loi de Parkinson dit que le travail s'étend de manière à occuper toutes les heures disponibles. En réduisant le temps, les gens peuvent donc se sentir plus concentrés et plus productifs. »

Pourquoi comprimer votre semaine de travail?

La compression de la semaine de travail offre de nombreux avantages, mais le principal est l'amélioration de votre qualité de vie. Les données sur les semaines comprimées sont sans équivoque : votre conciliation travail-vie personnelle s'améliore avec un jour de congé de plus, et vous vous concentrez davantage sur les tâches essentielles quand vous êtes au travail, au lieu d'essayer de remplir vos heures avec des tâches plus banales.

« En Australie, il était courant d'avoir une quinzaine de neuf jours ou un jour de congé mensuel planifié (RDO), ce qui ajoutait 45 ou 25 minutes à chaque journée de travail, dit McGeorge. Les gens pouvaient ainsi faire leurs courses personnelles, qu'ils faisaient auparavant pendant leurs heures de travail, ce qui a entraîné une baisse spectaculaire des congés de maladie ou des congés personnels. » Cela comprend les rendez-vous chez le médecin ou le dentiste, la garde d'enfants, ou même les activités qu'on entasse habituellement dans les maigres heures de la fin de semaine, comme l'épicerie ou les cours d'exercice.

« Dans l'ensemble, les semaines de travail comprimées réduisent les temps de déplacement, surtout pour les personnes en télétravail, ajoute McGeorge. Si l'on considère que la plupart des trajets duraient environ une heure dans chaque sens, beaucoup de gens en télétravail faisaient déjà ces heures supplémentaires, ce qui rééquilibre un peu les choses. »

De plus, une semaine de travail comprimée vous permet de retrouver un état d'esprit plus intentionnel. Avec moins de temps au bureau, vous n'écartez plus les notifications d'un geste en vous disant que vous vous en occuperez plus tard : vous ressentez la pression d'accomplir vos tâches plus vite, de parler plus rapidement à vos collègues, de régler les problèmes sans hésiter et de donner suite aux actions sans tarder.

« La plupart des organisations qui ont mis à l'essai une semaine de travail comprimée ont constaté des gains de productivité de 20 à 25 %, dit McGeorge. »

Mettre en place une semaine de travail comprimée

McGeorge propose un guide étape par étape pour aider votre petite entreprise à essayer la semaine comprimée, et Hive offre des outils pour appuyer la transition.

« Cernez le besoin de l'entreprise », commence McGeorge. Demandez-vous pourquoi vous instaurez une semaine comprimée : pour affiner la productivité, favoriser un meilleur équilibre travail-vie personnelle ou améliorer la rétention du personnel.

Après un remue-méninges, vous constaterez peut-être que vos problèmes ont d'autres solutions que la compression de la semaine de travail, et qu'elle ne convient pas à votre organisation ou à votre équipe.

« Elle ne convient pas à tous les milieux, alors ce doit être une décision stratégique », dit McGeorge.

L'étape suivante consiste à vous assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde.

« Consultez les membres de l'équipe pour savoir ce qu'ils veulent et comment ils veulent travailler, dit McGeorge. » Chacun a des besoins différents, et certains préféreront plus de supervision ou moins de réunions. Ils voudront peut-être même que leur semaine comprimée soit coupée par un jour de congé, ou prendre congé le lundi plutôt que le vendredi. Trouvez une façon de répondre à toutes les demandes de votre équipe, tout en vous assurant de ne pas vous fermer des occasions de collaborer avec ceux qui n'ont pas de semaine comprimée.

L'épuisement est aussi un enjeu quand les employés travaillent huit ou dix heures par jour : ils n'ont peut-être pas l'endurance nécessaire, au début, pour rester concentrés aussi longtemps. Ne vous surchargez pas, et vérifiez que tout le monde est à l'aise avec le changement avant qu'il ait lieu.

« Vous pouvez aussi ajuster le rythme à la hausse ou à la baisse selon la demande ou les pointes de charge de travail, ajoute McGeorge. » Hive facilite le suivi de votre capacité : vous pouvez examiner vos projets en cours et à venir grâce à des outils de synthèse qui s'adaptent le mieux à votre façon de vous représenter le travail, comme le diagramme de Gantt ou le tableau Kanban.

Ensuite, lancez votre semaine de travail comprimée, mais ne la rendez pas permanente. Profitez-en pour recueillir des données sur ce que ressentent vos coéquipiers, sur l'avancement de leur travail et sur l'amélioration de leur qualité de vie.

« Faites un projet pilote ou un essai, explique McGeorge. Par exemple, Microsoft Japon a commencé par donner congé à toute l'organisation le vendredi pendant cinq semaines. La productivité a bondi de 40 %, les réunions ont été plus efficaces et les employés se sont dits plus heureux. »

« Déterminez les avantages que vous recherchez et mesurez-les, poursuit McGeorge. MRL Recruitment, au Royaume-Uni, y a eu recours comme stratégie de mieux-être, d'énergie, de bonheur, de réduction du stress et de rétention du personnel. La rétention était de 95 %, la productivité a augmenté de 25 % et les absences de courte durée ont diminué de 40 %. »

Une fois votre projet pilote terminé, vous pouvez recueillir des données sur la gestion du temps et repérer les lacunes du processus. Hive est l'outil idéal pour cela : le suivi du temps y est simple et sans effort, et le suivi de l'avancement des actions n'a jamais été aussi facile.

Enfin, si la semaine de travail comprimée convient à votre équipe et à vous, passez à l'étape suivante et faites-en une pratique permanente.

« Prolongez le pilote ou l'essai jusqu'à ce que vous soyez prêts, dit McGeorge. » Elle conclut que de nombreuses entreprises, comme Buffer ou Shake Shack, ont essayé la semaine comprimée et ne sont jamais revenues en arrière.

« Shake Shack, aux États-Unis, a mis à l'essai une semaine de travail comprimée pour améliorer la productivité et l'équilibre travail-vie personnelle, dit McGeorge, et [l'entreprise] prolonge maintenant le programme. »

Hive est la première plateforme de productivité au monde bâtie de façon démocratique. Découvrez comment nous pouvons vous aider, ici.