Comment définir les attentes des employés en mode de travail hybride

On dit que les gens quittent leur gestionnaire, pas leur entreprise. Si vous voulez être un leader avec qui les gens aiment travailler, il est essentiel de définir clairement les attentes. Seulement la moitié des employés se disent tout à fait d’accord pour dire qu’ils savent ce que l’on attend d’eux au travail, selon Gallup – et ce manque de clarté nuit à la mobilisation. « En mode hybride, définir les attentes est encore plus important qu’en présentiel, parce qu’il est plus difficile de suivre le rendement à distance en continu, et que les employés doivent davantage s’autosurveiller et respecter les attentes établies sans supervision directe constante », explique Ben Earwicker, Ph. D., fondateur et médiateur chez Virtual Mediation et directeur de l’Idaho Human Rights Commission.

« Quand vous précisez vos attentes pour des tâches, des projets et un rendement global, vos employés à distance ont une meilleure idée de la direction à suivre et une motivation externe pour accomplir leur travail. »

Pourquoi définir les attentes est crucial en mode de travail hybride

M. Earwicker gère une équipe hybride et à distance – et son parcours en droit du travail lui a appris à composer avec toutes sortes de situations délicates liées à l’emploi. Selon lui, les gestionnaires d’un milieu de travail hybride peuvent ressentir le besoin de microgérer leurs employés à cause de l’absence physique au bureau. Définir des attentes de rendement claires évite l’accumulation de microgestion et améliore à la fois le moral et la productivité.

« En établissant des attentes claires et applicables pour vos employés à distance, vous pouvez créer un environnement de travail productif qui concilie les réalités du télétravail et vos objectifs de production », dit-il.

Voici les principes directeurs à adopter pour définir les attentes de votre équipe hybride.

1. Tenez compte de la nouvelle expérience des employés

Les attentes vont dans les deux sens, et vous ne pouvez pas ignorer l’effet de la pandémie sur l’expérience des employés. Selon un rapport de Steelcase sur l’avenir du travail, la pandémie a redéfini les attentes des travailleurs : « Après des mois passés à la maison en pleine crise, les travailleurs n’ont jamais été aussi conscients de ce qu’ils attendent de leur travail et de leur milieu de travail. Ils ont des attentes nouvelles et accrues envers leurs employeurs et leurs lieux de travail — et souhaitent une expérience radicalement différente et meilleure que celle qu’ils ont quittée. » Les études de Steelcase ont relevé cinq besoins essentiels des employés à prendre en compte si vous voulez établir des normes avec succès dans votre équipe : sécurité, appartenance, productivité, confort et contrôle.

2. Privilégiez les résultats plutôt que le temps travaillé

Les attentes en matière de travail hybride et de télétravail devraient porter sur les résultats plutôt que sur le temps travaillé, selon M. Earwicker. Soyez souple quant à la façon dont les gens atteignent les résultats, au lieu de vous soucier du temps qu’ils passent en ligne. Ainsi, vous définirez des attentes de rendement tout en tenant compte de la réalité du télétravail.

« Par exemple, les employés à distance peuvent faire leur travail à des moments différents, prendre des pauses plus régulières ou répartir leurs heures de travail pour concilier d’autres engagements et horaires. Si vous pouvez offrir plus de souplesse sur la façon et le moment où le travail est accompli, vous pouvez plutôt vous concentrer sur les résultats et l’achèvement des tâches et des projets. »

3. Définissez les attentes en équipe

La motivation extrinsèque ne mène pas très loin. Selon M. Earwicker, il faut miser sur les facteurs de motivation intrinsèque pour répondre aux attentes. Et l’une des meilleures façons d’y arriver est d’impliquer votre équipe dans la définition de ces attentes. « Les employés à distance ont souvent des idées ou des suggestions pour améliorer l’environnement de travail hybride et à distance, généralement parce qu’ils savent par expérience ce qui fonctionne, mais aussi ce qui est inefficace », dit-il.

« Ils peuvent avoir des idées sur la fréquence des suivis ou sur leurs modes de communication préférés. Plus important encore, ils peuvent imaginer des façons créatives de restructurer ou de reconfigurer les projets hybrides pour les rendre plus efficaces. Faites appel à vos employés à distance pour trouver des solutions de travail créatives, et ils seront plus susceptibles de s’engager activement. »

4. Soyez aussi clair et transparent que possible

Clarté et transparence sont les maîtres mots pour définir les attentes des employés – surtout dans un milieu de travail hybride.

« La transparence est absolument nécessaire dès le départ; elle donne un ton honnête et positif qui place la barre haut dans le milieu de travail. Éliminez l’incertitude en fixant des lignes directrices précises, notamment pour le suivi des heures, la remise des projets et les heures de réunion obligatoires », ajoute Lilian Chen, cofondatrice et chef de l’exploitation de Bar None Games, une entreprise de divertissement pour la cohésion d’équipe à distance.

M. Earwicker affirme qu’il est crucial de communiquer vos attentes à l’oral et par écrit : « Ne présumez pas que ce que vous avez dit de vive voix a été reçu et compris comme vous l’entendiez; un suivi écrit est essentiel pour confirmer la compréhension et l’entente mutuelle. »

5. Trouvez le juste équilibre en communication

Une fois les attentes établies, vous devez communiquer avec les membres de l’équipe et leur offrir régulièrement du coaching et de la rétroaction. Mais à partir de quand en fait-on trop en télétravail? Un sondage de GoodHire a révélé que 62 % des travailleurs américains estiment que leurs gestionnaires communiquent trop ou pas assez par voie virtuelle ou numérique; trouver le bon équilibre peut donc être délicat. N’oubliez pas que si certains membres de l’équipe travaillent à distance et d’autres au bureau, ceux à distance auront besoin de plus de suivis pour éviter l’isolement. Mais vous ne voulez pas inonder les gens de messages Slack sur un projet plusieurs fois par jour.

« La nature de votre travail et de votre secteur dictera probablement la fréquence des contacts, mais là où vous avez de la latitude, essayez d’offrir une communication fréquente et encourageante, tout en évitant la surcharge qui empêche vos employés à distance d’accomplir leur travail », suggère M. Earwicker.