7 conseils pour des réunions d'équipe hebdomadaires productives

Les réunions d'équipe hebdomadaires sont des points de contrôle importants : on y partage des nouvelles, on suit l'avancement et on resserre les liens. Pourtant, selon un sondage auprès de dirigeants, plus de 67 % des réunions sont improductives. Dire que cette statistique est inquiétante serait un euphémisme. Si on n'y remédie pas, les réunions improductives peuvent finir par compromettre les objectifs trimestriels, démobiliser les équipes et affaiblir la performance globale de l'entreprise.  Si vous dirigez une équipe en présentiel ou à distance, il est important de cerner ce qui rend vos réunions improductives et d'agir tout de suite. Malheureusement, c'est rarement aussi simple qu'une cause et une solution. Même avec la meilleure équipe du monde, une productivité maximale 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, est impossible. L'efficacité connaît des hauts et des bas naturels, et tout le monde a besoin de temps pour se ressourcer. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas trouver des pistes d'amélioration. Lorsque vous constatez une baisse de la productivité des réunions, il est important de vous attaquer au problème de front et de chercher des solutions avec votre équipe. Dans cet article, nous partageons nos conseils pour planifier et animer des réunions d'équipe hebdomadaires qui restent productives à long terme.  

1. Faites l'audit de vos réunions hebdomadaires

Les audits planifiés régulièrement sont la pierre angulaire de toute entreprise B2B ou B2C qui réussit. En effet, les méthodes qui fonctionnaient hier ne fonctionnent pas forcément aujourd'hui. Que votre équipe soit spécialisée en marketing, en ventes, en service à la clientèle ou dans un autre domaine, il est important de faire l'audit de votre calendrier de réunions comme vous le feriez pour votre site Web ou vos médias sociaux.  Contrairement aux audits de site Web et de médias sociaux, toutefois, ce type d'audit demande une approche plus manuelle qu'automatisée. L'objectif est de repérer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans la façon dont votre équipe tient ses réunions actuellement. Pour démarrer, posez-vous les questions suivantes : 

• Est-il viable pour les membres de mon équipe d'avoir x réunions par semaine?

• Quelle est la durée de ces réunions hebdomadaires? Devraient-elles être plus courtes ou plus longues?

• Certaines réunions hebdomadaires sont-elles excessives ou redondantes? Autrement dit, l'information pourrait-elle tenir dans un courriel ou une note de service?

• Quel est l'objectif de chaque réunion, et est-il atteint de la façon la plus efficace?

Il est important de réfléchir seul à ces questions. Mais pour bien évaluer l'état actuel des réunions hebdomadaires de votre équipe, vous devez les poser à votre équipe. Cela nous amène au conseil suivant.

2. N'invitez que les bonnes personnes à la réunion

« Moins, c'est plus » est souvent vrai en milieu de travail. Soyez stratégique dans le choix des personnes invitées aux réunions hebdomadaires : plus le groupe est grand, plus le risque de perte de productivité augmente. En réunissant seulement les personnes essentielles, vous obtenez des résultats plus rapidement. Si des coéquipiers indispensables ne peuvent pas y assister, reportez la réunion.

3. Choisissez une personne pour animer

Une réunion hebdomadaire productive est généralement animée par une seule personne. Elle doit être prête à toute éventualité, comme des problèmes techniques (mauvaise connexion Internet, difficulté à partager l'écran, etc.), et toujours avoir un plan de rechange. L'animateur donne le ton de la discussion, s'en tient à l'ordre du jour, évite les digressions, établit les règles et les bonnes pratiques, et veille à ce que tout le monde puisse s'exprimer. 

4. Assurez-vous de ne pas vous épuiser

L'épuisement professionnel est l'un des principaux obstacles à la productivité. En télétravail, il peut venir de la fatigue des réunions virtuelles, de l'isolement ou de l'absence de séparation entre la vie privée et la vie professionnelle. Que vous vous réunissiez en personne ou que vous teniez des réunions virtuelles, assurez-vous donc que votre équipe ne se surmène pas.  Avant de modifier l'horaire des réunions de votre équipe, profitez de vos rencontres individuelles avec chacun. Prenez le temps de leur demander ce qu'ils pensent du fonctionnement actuel des réunions. C'est l'occasion de poser les questions de la section précédente et de connaître leur point de vue. Se sentent-ils dépassés et surchargés de réunions? Le temps passé en réunion leur complique-t-il le respect des échéances? Les réunions elles-mêmes pourraient-elles être plus simples et mieux structurées? En parlant à chaque membre de votre équipe individuellement, vous obtenez des commentaires qui vous aideront à améliorer les réunions hebdomadaires en connaissance de cause. Mais ce principe s'applique aussi à vous. Les cadres intermédiaires passent 35 % de leur temps (au minimum) en réunion. Et les cadres supérieurs en passent la moitié. Si vous vous sentez épuisé et dépassé, il peut être extrêmement difficile de préparer et d'animer des réunions d'équipe hebdomadaires. Revoir l'horaire de vos réunions hebdomadaires est donc aussi important pour vous que pour le reste de votre équipe.

5. N'hésitez pas à annuler les réunions inefficaces

La préparation des réunions hebdomadaires peut demander énormément de temps. Vous passez peut-être 4 heures par semaine, sinon plus, à vous préparer seulement. En faisant l'audit de vos réunions et en discutant individuellement avec votre équipe, vous découvrirez peut-être que certaines réunions sont essentielles et d'autres, non.  Pour savoir lesquelles garder et lesquelles supprimer, examinez sérieusement chaque réunion de l'horaire de votre équipe et définissez son objectif. Si une réunion est nécessaire, mais pas chaque semaine, vous pouvez la faire passer d'un point hebdomadaire à une fréquence aux deux semaines, trimestrielle, etc. Au lieu de tenir une réunion rétrospective chaque semaine, vous pourriez la ramener à deux fois par mois. Ou, à l'inverse, si votre équipe gagnerait à tenir des réunions de lancement plus régulières, vous pourriez transformer une réunion trimestrielle en réunion hebdomadaire.  L'important est de chercher comment répondre aux besoins de votre équipe, que cela signifie réduire ou augmenter le nombre de réunions hebdomadaires, ou le temps qu'on y consacre. 

6. Demandez à votre équipe de proposer des sujets à l'avance

Maintenant que vous avez évalué les réunions hebdomadaires de votre équipe et que vous les avez ajustées, la prochaine étape consiste à optimiser le temps que votre équipe y passe. Une bonne façon d'y arriver est de planifier et de structurer vos réunions à l'avance. Abordez cette démarche comme un effort collectif. Par exemple, demandez à votre équipe de soumettre des sujets IDS (identifier, discuter et résoudre) quelques jours avant la réunion prévue.  Disons que vous tenez une réunion de lancement chaque lundi, dont l'objectif est de préparer ensemble la semaine à venir. Dans ce cas, votre équipe pourrait ajouter ses questions ou ses préoccupations sur la semaine qui s'en vient dans un document partagé. Pendant la réunion, vous pouvez ensuite vous servir de ce document comme guide pour discuter des préoccupations de l'équipe et trouver des solutions ensemble.  Bonus : utilisez un outil de prise de notes comme Hive Notes pour créer un plan et partager l'ordre du jour avec les participants avant le début de la réunion. Tout le monde peut ainsi ajouter ses idées au même endroit. Et comme un modèle « Lancement de projet » est déjà prêt, il n'y a vraiment aucune excuse.  Peu importe la façon dont vous structurez vos réunions d'équipe, l'essentiel est de leur donner une direction. Ainsi, votre équipe reste concentrée sur les sujets à l'ordre du jour et respecte le temps alloué. 

7. Mettez-vous au travail pendant les réunions avec Hive

Le flux de travail de vos réunions aurait-il besoin d'une mise à niveau? Si vous cherchez un moyen de combiner votre outil de gestion de projets et la communication d'équipe en temps réel, pour ne pas attendre la fin de la réunion avant de passer à l'action, vous êtes au bon endroit. Les outils de collaboration comme Hive sont conçus pour cela. Alors, comment Hive peut-elle vous aider à vous mettre au travail pendant vos réunions?  La réponse : Hive Notes. Hive Notes est l'outil autonome de Hive (intégré pour les utilisateurs actuels de Hive) qui aide les équipes à collaborer avant, pendant et après la réunion.  Hive Notes est particulièrement utile pour les réunions d'équipe hebdomadaires, car il vous permet de créer un ordre du jour et de le partager avec tous les membres de votre équipe avant le début de la réunion. Grâce aux intégrations de Hive avec Gmail, Office et Zoom, vous pouvez lier n'importe quelle note directement à votre calendrier et lancer des réunions Zoom depuis le même écran. Tout le monde trouve ainsi facilement la note, et toutes les communications de la réunion restent réunies. Pendant vos réunions, tous les membres de l'équipe peuvent collaborer en temps réel en ajoutant du texte, des images et des commentaires dans la même note. Vous pouvez ensuite transformer n'importe quel point de discussion en prochaine étape concrète, l'assigner à un membre de l'équipe et même fixer une date d'échéance. Ces actions apparaissent dans votre tableau de bord Hive, ce qui vous permet de garder l'élan une fois la réunion terminée. Et lorsque vient le temps de la prochaine réunion hebdomadaire, il suffit d'ouvrir la note et d'ajouter une nouvelle entrée de réunion pour garder toutes les notes dans un seul fil. C'est l'outil de réunion dont vous ignoriez avoir besoin.  Pour optimiser les réunions hebdomadaires de votre équipe, remettez régulièrement en question votre façon de les préparer et de les animer. N'hésitez pas à vous demander pourquoi les choses se font ainsi, même si c'est vous qui les avez mises en place. Après tout, si vous ne prenez pas un moment pour examiner vos processus, vous ne réaliserez peut-être jamais que vous et votre équipe agissez par automatisme.  Bâtir un calendrier de réunions d'équipe hebdomadaires très productives n'est possible que si toute votre équipe est sur la même longueur d'onde. En suivant ces conseils et en utilisant des outils comme Hive, vous ferez de votre équipe un acteur majeur de la croissance à long terme de votre entreprise.

Cet article invité a été rédigé par Mackenzie Scott. Mackenzie est rédactrice publicitaire chez Soundstripe, une entreprise de musique libre de droits qui propose aux cinéastes, aux créateurs et aux annonceurs un large choix de musique d'archives, comme la musique d'ambiance libre de droits.